Грифи секретності, класифікація секретної інформації

Секретне діловодство пов’язане з чималим ризиком. В більшості своїй він обумовлюється незнанням специфіки роботи та порушеннями ключових принципів її виконання.

Державна таємниця – що це таке?

Це поняття має декілька значень. У загальному сенсі таємниця характеризує щось непізнане і неразгаданное. Стосовно держструктур під такими відомостями розуміють дані, які відомі строго певної категорії осіб, Державна таємниця, таким чином, – це те, що не підлягає розголошенню. Ці дані зберігають свій статус зазвичай протягом певного часового проміжку. Він встановлюється в залежності від значимості відомостей, їх потреби, що випливають з інтересів усієї країни або конкретного відомства. З різних причин інформація з часом втрачає свою секретність. Через певний період вона може бути оприлюднена або опублікована.

Грифи секретності: види

У повсякденній роботі відомств і міністерств РФ складається величезне число актів. Реалізація управлінських функцій неможлива без документообігу. Однією з характерних особливостей адміністративної діяльності вважається різноманітність матеріалів. Класифікація секретної інформації здійснюється відповідно до ФЗ №5485-I. Значна частина актів, що видаються адміністративними органами, містить відомості, що не підлягають розголошенню. Однак існують ступеня секретності. Вони позначаються спеціальними позначками на паперах. Законодавством передбачені такі грифи: “Таємно”, “Особливої важливості” та “Цілком таємно”. Розглянемо їх докладніше.

Відмінні риси відміток

Грифи секретності документів встановлюються в залежності від змісту і важливості відомостей, присутніх в них. Відповідно, за розголошення тих чи інших даних передбачається певна відповідальність. Відмітка “Особливої важливості” передбачає найвищу ступінь секретності. Такий статус присвоюється обмеженою категорії актів. Розголошення таких відомостей створює небезпеку для країни. Оприлюднення цих даних може завдати істотної шкоди державним інтересам. У зв’язку з цим акти, віднесені до даної групи, повинні захищатися особливим чином.

Відмітка “Цілком таємно” ставиться на документи, більшою мірою відносяться до безпеки і обороноздатності країни. Шкода від їх розголошення цілком очевидний. Порядок поводження з такими відомостями строго регламентується.

Існує ще одна категорія документів. На них ставиться позначка “Для службового використання”. Якщо грифи секретності чітко встановлюють статус актів, то в цьому випадку має місце обмеження доступу до інформації. Воно необхідно для запобігання витоку службових даних.

Загальні правила

Грифи секретності та порядку поводження з ними встановлюються у відповідності з переліками, визначеними зазначеним вище ФЗ. Внесення відомостей та редагування списків таких даних покладається на конкретних посадових осіб. При формуванні переліку враховуються всі сфери виробництва. Грифи секретності встановлюються для інформації:

В ході заходів, коли встановлюються грифи секретності, провадяться виписки з відповідних актів, визначаються виконавцем. Контроль цієї діяльності покладається на особу, що підписала папери. Ці суб’єкти несуть відповідальність за правильне віднесення документів до тієї або іншої категорії секретності, визначення відповідного грифа.

Принципи

Для збереження відомостей, що становлять особливу важливість для країни, має відбуватися безперервне вдосконалення діючого порядку засекречування. Як показує практика, для реалізації цієї задачі значення мають науково обґрунтовані підходи і системний метод. Грифи секретності повинні встановлюватися правильно у строго регламентованих випадках. Цим забезпечується ефективність захисту важливих відомостей. Існують наступні принципи визначення секретності документів:

Системний підхід

В якості однієї з ключових характеристик цього принципу виступає розгляд процесу засекречування в цілому. В ході нього повинні враховуватися: взаємообумовленість і одночасно суперечливість двох напрямків. В першу чергу має місце прагнення забезпечити надійний захист державної таємниці. З іншого ж боку, необхідно попередити необґрунтоване, масове приховування даних з усіма негативними наслідками. При завищенні грифа секретності значно звужуються можливості здійснення обміну інформацією між відомствами. Також це призводить до постійного збільшення обсягу актів, що містять недоступні широкому колу користувачів. Це, в свою чергу, часто ускладнює захист дійсно важливої інформації. Ще однією крайністю є заниження секретності. У цьому випадку небезпека також очевидна, оскільки така діяльність формує передумови для витоку важливих даних.

Об’єктивність

Цей принцип базується на безумовному дотриманні вимог переліку секретних документів, визначеного в законодавстві. Не допускається керуватися суб’єктивною думкою, ґрунтуватися на одноосібних рішеннях виконавців. В іншому випадку можливі помилки, які можуть призвести до заниження або завищення секретності того чи іншого документа.

Оптимізація обсягу

Цей принцип має особливе значення в діяльності по засекречування і збереження інформації. У будь-якому акті має бути мінімум даних, які дійсно потрібні для вирішення конкретного питання або виконання тієї або іншої роботи. Наявність зайвої інформації може призвести до безконтрольного розголошенню відомостей.

Періодичний перегляд

Регулярно документи, в яких містяться секретні відомості, повинні переглядатися. Дані можуть втратити свою актуальність або їх важливість може знизитися. При перегляді відбувається розвантаження системи документів. Той чи інший статус акта встановлюється у відповідності з обсягом важливості відомостей, що містяться в ньому. Він, у свою чергу, повинен узгоджуватися з фактичної ступенем секретності.

Зміна статусу

Воно проводиться у суворій відповідності з чинним законодавством. По ФЗ, при зміні об’єктивних факторів, внаслідок яких подальша захист даних, віднесених до державної таємниці, є недоцільною, акти повинні бути розсекречені. Згідно з положеннями закону, термін, протягом якого дані підлягають захисту, становить не більше 30 років. У якості винятків виступають документи, які, згідно з рішенням міжвідомчої комісії, подовжують вказаний період для таких відомостей. Діяльність із розсекречення чи зниження грифа здійснюється уповноваженими органами. Ними є спеціальні комісії, які включають до складу компетентні особи.

Останні призначаються керівниками відповідних відомств. Комісії повинні складати акти, в яких докладним чином обґрунтовують необхідність зниження грифа або розсекречення. Змінити статус відомостей можуть і керівники уповноважених відомств, в яких були складені або розроблені відповідні папери. Ці посадові особи також мають право розсекретити або засекретити такі акти. Знищення паперів здійснюється в суворій відповідності з нормативно-правовими положеннями, що регламентують сферу такого діловодства.