Акт прийому-передачі трудових книжок. Зразок документа
Згідно російським законам, трудові книжки відносяться до бланків суворої звітності. Веденням цих документів займається співробітник, який призначається наказом керівника. Просто взяти і віддати трудову не можна. Існує спеціальний акт прийому-передачі трудових книжок, зразок якого і буде розглянуто.
Законодавчі основи
Порядок оформлення трудових та їх зберігання визначено законодавчими нормами, зокрема постановою уряду РФ 225. Тут затверджений бланк трудової книжки, а також інструкція щодо її заповнення.
Крім цього, в документі вказані правила з контролю за рухом трудових. Співробітник зобов’язаний вести такі журнали, як:
Останній журнал заводиться для обліку нових куплених бланків на підставі касового ордера. А книга обліку відстежує рух документації щодо прийому і звільнення співробітників.
Для чого необхідно
Як вже було сказано, за ведення журналів відповідає уповноважений працівник, який призначається спеціальним наказом по організації. Але може статися так, що цей працівник захворіє, чи піде у відпустку або підприємство буде реорганізовано шляхом приєднання. Отже, і ведення трудових буде доручено сторонній особі. І в цьому випадку просто скласти наказ про тимчасове виконання обов’язків з кадрового діловодства буде недостатньо. Необхідно буде сформувати акт прийому-передачі трудових книжок і вкладишів до них.
За даних обставин всі сторони зацікавлені в достовірності переданих даних. Згідно з наказом по організації, на осіб, які передають і приймають, лягає обов’язок збереження документів, а за неналежне зберігання та ведення покладається адміністративна відповідальність.
Саме з цієї причини сторони повинні уважно звірити кількість трудових і вкладишів до них із внесеними записами в журналі.
Оформлення
Так як закон не регламентує конкретної форми передачі трудових від одного співробітника до іншого, сам акт прийому-передачі трудових книжок (зразок буде представлений далі) можна оформити у довільній формі, але із зазначенням усіх даних.
При необхідності передавати кадрові документи в організації допомогою наказу створюється спеціальна комісія, яка і буде переймати справи і перевіряти всі дані, зазначені в журналах.
Комісія складається з наступних працівників:
Далі на підставі чергового наказу розробляється документ про роботу комісії, яка буде керуватися ним при передачі бланків трудових книжок і при формуванні акта.
Складання
Акт прийому-передачі трудових хоч і не має встановлених форм, повинен враховувати ряд обов’язкових умов. Розглянемо детальніше зміст і форму документа. В акті обов’язково потрібно відобразити наступну інформацію:
- реквізити організації і назву документа;
- дата формування документа і місце знаходження організації;
- порядковий номер запису;
- реквізити кожного співробітника, чия трудова книжка зберігається у відділі кадрів, також повинна бути вказана посада кожного працівника;
- серія і номер трудової книжки, а також вкладиша при факті його існування;
- дата надходження працівника на роботу або оформлення трудової книжки;
- примітки, що стосуються відомостей про документ (наприклад, незатребуваність після розірвання трудового договору).
Далі наводиться спільність даних: скільки всього трудових книжок, вкладишів до них зафіксовано. Після складається ще таблиця, де відображається інформація по невикористаних бланків трудових, а також вкладишів, які придбаваються на випадок втрати або псування документів.
На закінчення прописується факт передачі як трудових книжок та вкладишів, так і самих журналів: руху перерахованих документів та їх обліку.
Далі представлений акт прийому-передачі трудових книжок – зразок документа.
Підписи
Після того як акт про переданих документах заповнений, він повинен бути підписаний усіма представниками комісії, присутніми при інвентаризації документів. Так, члени комісії підтверджують свою згоду про наявність всіх трудових на підприємстві.
Крім цього, акт прийому-передачі трудових книжок (зразок представлений раніше) повинні підписати співробітники, які передають і приймають документи. Їхні підписи стоять у графі «передав-прийняв», тим самим вказуючи на зняття та передачу відповідних повноважень.
Ті співробітники, чиї документи інвентаризуються, підписи не ставлять.
Форма акта, природно, тільки письмова. Вона допоможе уникнути можливих подальших питань і двояких ситуацій. Найголовніше, цей акт позбавить працівників від можливої відповідальності за неправильне ведення кадрових документів.
