Адміністративні витрати: ведення обліку
Адміністративні витрати є практично у будь-якого підприємства, яке веде економічну діяльність. Вони можуть бути хіба що в тому випадку, якщо штат складається з однієї людини або в інших подібних екзотичних випадках. А так з адміністративними видатками в тому чи іншому кількості доводиться зустрічатися всім.
Загальна інформація
При створенні і розвитку виробництва неминучим є наявність витрат, які спрямовані на придбання ряду певних переваг. Офіційно вони іменуються «витрати по адміністративній справі». Що ж вони собою являють? Адміністративні витрати – це витрати, які йдуть на задоволення управлінських, офісних та інших потреб компанії, не пов’язаних з операційною (виробничою) діяльністю. В якості прикладу можна навести наступне:
Мета і призначення
Адміністративні витрати йдуть на оплату потреб, задоволення яких позитивно відбивається на всій компанії. Звичайно, далеко не всі витрати можна зарахувати до них. Розглянемо невеликий приклад. У разі, якщо витрати, які існують в конкретному підрозділі, не дають прямих або непрямих переваг іншим відділам, вони не відносяться до адміністративних.
Одночасно, якщо утримувати рекламний відділ, який буде успішно популяризувати виготовлену продукцію, то це призведе до зростання виробництва і в цілому сприятливо позначиться на всьому підприємстві. Таким чином, кінцева мета і призначення будь-яких адміністративних витрат – це забезпечення певних переваг.
Якими вони бувають?
Оскільки порушена тема досить велика, то в її рамках була здійснена невелика класифікація. Візьмемо для початку адміністративно-комерційні витрати. Що вони собою являють? Так називаються всі витрати, здійснювані з метою успішної реалізації виготовленого товару або отримання замовлень. Це реклама, логістика, продаж, зберігання.
Але при цьому необхідно чітко розрізняти нюанси. Приміром, якщо зберігається сировина, то це накладні витрати виробництва. Витрати, іншим словом. Зберігання на складах готової продукції є складовою комерційних витрат. Але це не все. Є ще адміністративно-господарські витрати. Під ними розуміються всі витрати, пов’язані з життєзабезпеченням технічної та адміністративної складової підприємства. В якості прикладу можна навести бухгалтерії і відділу кадрів.
Для великих структур такі витрати неминучі, оскільки потрібні для нормального функціонування компанії. І водночас не можна сказати, що вони відносяться до категорії виробничих витрат. Але вони в той же час є частиною більш великого об’єднання, такого як адміністративно-управлінські витрати. Без точних і достовірних даних, що збираються все тієї ж бухгалтерією, дуже складно говорити про реальну оцінку існуючого на підприємстві положення.
Повторення – мати навчання
Слід запам’ятати: адміністративні витрати – це витрати, які йдуть на оплату витрат, що забезпечують компанії пріоритет. Ключовим критерієм у даному випадку є корисність для всього підприємства, а не одного підрозділу або відділу. Адміністративні витрати включають в себе заробітну плату керівного складу, оплату науково-дослідної діяльності, діловодів, витрати судочинства та інше. Слід зазначити, що вони можуть приймати велику кількість форм.
Так, це може бути виплата премій керівникам за успіхи, річні звітні збори, оренда площ, офісів, ремонту, страхування, амортизація устаткування, комунальні послуги, податки. До адміністративних можна віднести і звернення до сторонніх фахівців. Наприклад, до аудиторів, юристів. Сюди належить також і оплата послуг зв’язку на самому підприємстві. Адже без пошти, інтернету і телефонів було б втрачено дорогоцінний час.
Три групи витрат
Найчастіше зустрічаються витрати, звані «комунальними платежами». Це найбільш поширена перша група витрат. Платежі здійснюють практично всі підприємства. До них відноситься оплата централізованих послуг, таких як водопостачання, електроенергія, опалення. Також сюди можна віднести і витрати на зв’язок, пов’язані з телефонами та інтернетом. Друга група включає в себе витрати, пов’язані з орендою площ: торговельного місця, складського приміщення, управлінського місця.
У разі наявності або відсутності якого-небудь із них, цей нюанс позначиться на діяльності всього підприємства, і приписати витрати одного відділу або підрозділу буває проблематично. У третю групу входять співробітники, що мають фіксований заробіток, який не прив’язаний до виробництва. Ці витрати теж вважаються адміністративними витратами. До таких працівників можна віднести бухгалтерів або управлінців, які обслуговують кілька сфер.
Про додаткові моментах
Слід зазначити, що існує досить багато витрат, які не є адміністративними витратами. Це, наприклад, фінансування збуту (стимулювання, організація), рекламні заходи і дослідження вводиться продукції. Також необхідно відзначити специфіку, яку має облік адміністративних витрат.
Зазвичай, коли бухгалтери обробляють документацію, то вони не виділяють багато типів витрат. Умовно вони витрати ділять на звичайні та інші. У першому випадку мають на увазі витрати, які виникають з характеру діяльності та напрямки роботи організації. В інші заносять усе, що не відноситься до розглянутого раніше.
Як же вести облік?
Отже, у нас є адміністративні витрати підприємства, і їх необхідно переглянути. Що потрібно робити? Спочатку слід визначитися, з чим маємо справу. Припустимо, підприємство несе адміністративно-господарські витрати на обслуговування компанії та фінансування управління. Тобто все те, що йде на утримання наявних активів, що знаходяться за межами товарообігу і мають общехозяйственное значення.
В якості прикладу можна навести оренду, комуналку, ремонт обладнання, транспорт, аудит, консультацію, охорону, допомога юриста. У такому разі в дебеті звертаються до рахунку № 26. А ось в кредиті – це рахунки № 02, 05, 10, 23, 25, 60, 68, 69, 70, 71, 76, 94, 97. Чому так багато тут рахунків? А цей момент залежить від ситуації. З усіма рахунками відразу працювати не потрібно, але деякі з них знадобляться. Як же вести облік? Можна включити витрати в собівартість товарів чи послуг або відображати як витрати підприємства, які виникли в поточному періоді.
Працюємо з даними
Підприємства, які ведуть діяльність у сфері виробництва продукції, надання послуг і здійснення робіт використовують наступний спосіб: на рахунок № 90 (продажу) списуються всі витрати на реалізацію, що відображені в № 26. Розглянемо ситуацію з виробництвом. Так, підприємство може списати що-небудь на 20, 23, 29-й рахунки. Для будівельних компаній, наприклад, підійде тільки 20 і 23.
І тільки коли кінцева продукція буде реалізована, можна переносити на 90-й рахунок. Для компаній, що здійснюють роздрібну торгівлю, можна відразу переносити на рахунок 90. Сказати щось конкретне і водночас універсальне для всіх проблематично, оскільки ситуації бувають різні. І в залежності від того, чим займається підприємство, який характер має, і потрібно приймати рішення. При цьому необхідно не тільки занепокоїтися відображенням витрат, але і мати уявлення про майбутні витрати.
Адже якщо не буде бюджету, то про адміністративні витрати слід забути. Не буде коштів на їх здійснення. Для простоти оцінки майбутніх періодів можна орієнтуватися на конкретні підрозділи компанії. При цьому потрібно слідувати правилу максимальної інформованості. При цьому слід дотримуватися золоту середину. Так, інформація повинна бути одночасно і деталізованою, і своєчасною, і не витратною. Для отримання такого результату використовується програмне забезпечення, яке використовується для сортування даних, аналізу і контролю.
Висновок
Ось, загалом-то, і все, що необхідно знати про адміністративні видатки. Можна припустити, що з часом їх обслуговування буде спрощуватися і автоматизуватися. Адже зараз один бухгалтер може замінити п’ять-шість чоловік на одній і тій же роботі тільки грамотно використовуючи налаштоване програмне забезпечення зразок 1 С: “Підприємства”, “Вітрила” або “Галактики”.
По мірі зростання продуктивності праці, його систематизації та вдосконалення правил обліку потрібно буде прикладати все менше зусиль працівникам, а витрати підприємств на програмне і апаратне забезпечення будуть з лишком компенсуватися зекономленими на співробітниках заробітних платах.
