Яка покладена компенсація за додаткову відпустку?

Багато громадян, що працюють офіційно в різних компаніях, мають право на додаткову відпустку. Він надається при роботі у важких або небезпечних умовах, причому мінімально його тривалість дорівнює 7 днів. Роботодавці можуть самостійно надавати своїм співробітникам додаткові дні відпочинку, якщо в цьому є необхідність. Якщо відпочинок є необов’язковим, то працівники можуть вимагати компенсацію за додаткову відпустку. Якщо ж даний період надається за небезпечні умови праці, то компенсація призначається лише за ті дні, які перевищують 7 днів.

При яких умовах відпустку замінюється компенсацією?

Існує лише кілька ситуацій, коли роботодавець може виплатити працівникові певну суму коштів замість оформлення днів відпустки. Компенсація за невикористану додаткову відпустку виплачується у таких випадках:

• працівник звільняється, тому при розрахунку потрібно, щоб бухгалтер розрахував оптимальну грошову компенсацію, якщо не був використаний стандартний і додаткова відпустка;
• якщо обов’язковий додатковий період відпочинку перевищує 7 днів, але в цьому випадку сам працівник повинен написати відповідну заяву, щоб попросити заміну днів відпочинку грошима;
• додаткова відпустка не є привабливим, тому пропонується безпосереднім роботодавцем з різних причин, причому він може бути повністю замінений компенсацією.

Тільки при вищевказаних умовах можна розраховувати на отримання коштів. Виплата компенсації за додаткову відпустку в будь-якій ситуації призначається виключно за наявності відповідного бажання працівника, тому вирішує це питання сам громадянин. Для цього потрібно написати відповідну заяву, що передається роботодавцю.

Кому пропонується додаткову відпустку?

Дні відпочинку, що перевищують стандартні 28 днів, можуть пропонуватись різним громадянам. До них належать пенсіонери та інваліди, працівники Крайньої Півночі і медичні працівники, а також люди, які працюють в складних і специфічних умов. Мінімально така відпустка триває 7 днів, але у кожної компанії є можливість збільшити його. Саме дні, які перевищують 7 днів, можуть замінюватися компенсацією.

Нерідко самі роботодавці пропонують своїм фахівцям можливість відпочивати більше, ніж стандартні 28 днів. При таких умовах просто видається відповідний наказ, а також вносяться зміни у статутну документацію. В таких умовах дозволяється заміна додаткової відпустки грошовою компенсацією в повному розмірі.

Якщо працюють громадяни при ненормованому робочому дні, то вони також можуть розраховувати на додатковий відпочинок, причому його тривалість не може бути меншою, ніж 3 дні. Він може замінюватися повністю компенсацією.

Кожен працівник повинен знати, що додатковий замінити відпустку грошовою компенсацією можливо виключно при наявності відповідного дозволу від роботодавця. Процедура є його правом, а не обов’язком, тому якщо керівник компанії відмовляє у виплаті компенсації, то це не є порушенням ТК.

Коли замінити відпочинок грошима не вийде?

Існують певні ситуації, за яких роботодавець не має права виплачувати певну суму коштів працівникові, який не бажає використовувати свій додатковий відпочинок. До них відносяться наступні моменти:

• працівником виступає неповнолітній або вагітна жінка;
• громадянин займається трудовою діяльністю при небезпечних або шкідливих умовах, а при цьому роботодавець пропонує тільки 7 днів додаткового відпочинку;
• якщо по закінченні року залишаються невикористані дні, то не може роботодавець задовольнити прохання працівника за виплату компенсації, так як даний період повинен переноситися на наступний рік.

Якщо фахівцям, що працюють при небезпечних умовах, пропонується роботодавцем 9 днів додаткової відпустки, то вони можуть отримати компенсацію тільки за 2 дні. Дані умови обов’язково закріплюються в індивідуальному або колективному трудовому договорі.

Яку кількість днів замінюється?

У законодавстві відсутні чіткі вимоги до того, яку кількість додаткових днів відпочинку може бути замінено компенсацією. Це обумовлено тим, що на кожному підприємстві використовуються і враховуються власні умови і вимоги.

Роботодавець не має права замінювати компенсацією основну відпустку, становить мінімально 28 днів. Якщо додатковий відпочинок – ініціатива керівництва підприємства, то працівники можуть просити грошову компенсацію за додаткову відпустку у повному розмірі.

Якщо ж у людей ненормований робочий день, або вони працюють в специфічних умовах, роботодавець зобов’язаний надати їм відпустку крім основного. Люди повинні відновити сили. Грошовою виплатою можна замінити залишок додаткового відпустки, що перевищує 3 або 7 днів.

Як правильно оформити?

Процедура обов’язково повинна правильно оформлятися на кожному підприємстві. Заміна додаткової відпустки компенсацією передбачає виконання кількох послідовних етапів.

Спочатку потрібно отримати від спеціаліста заяву, на підставі якої видається наказ. Інформація про заміну відпочинку грошовими коштами вноситься в особисту картку працівника. Після цього дані переносяться в графік відпусток. Кожен етап має свої особливості, що повинні бути відомі роботодавцю.

Формування заяви працівником

Спочатку сам громадянин, офіційно працює в компанії, повинен прийняти рішення про необхідність заміни відпочинку грошовою виплатою. Для цього їм складається спеціальну заяву. Сам роботодавець не може наполягати на такій заміні, оскільки це порушує вимоги ТК.

Зразок заяви на компенсацію додаткової відпустки розташовується нижче.

При її формуванні враховуються правила:

• пишеться документ на ім’я керівника підприємства або ІП;
• відсутня строга форма документа, тому він робиться в довільному вигляді;
• вказується на те, що замінюються компенсацією не обов’язкові додаткові дні відпочинку.

В кінці ставиться дата складання заяви, а також підпис співробітника компанії.

Видання наказу керівником

Наступний етап передбачає, що керівництвом фірми видається відповідний наказ. Це робиться тільки при наявності згоди на заміну відпустки працівника виплатою з боку гендиректора.

Відсутня уніфікована форма наказу, на підставі якої призначається компенсація за додаткову відпустку. Тому документ, так само як і заява, складається у довільному вигляді. Для цього вносяться відомості до наказу:

• посаду і Ф. В. О. спеціаліста, розраховує на компенсацію;
• кількість днів, які будуть замінюватися виплатою коштів;
• вказується назва документа, представленого наказом;
• вводяться реквізити рахунку працівника у банку, куди будуть перераховані гроші.

Працівник обов’язково повинен ознайомитися з цим документом під розпис.

Які дані вносяться в особисту картку?

Роботодавець зобов’язаний додатково внести деякі відомості в особисту картку працівника. Для цього треба заповнити розділ VIII «Відпустку».

Для цього вказується, що був замінений відпочинок компенсацією. Включаються дані з заяви та виданого наказу. Інформація вноситься в рядок «Примітки». Обов’язково прописується, яка саме кількість днів замінюється грошовою виплатою.

Як розраховується виплата?

Розмір виплати повинен розраховуватися бухгалтером компанії. Компенсація додаткової відпустки за ненормований робочий день або складні умови праці розраховується шляхом множення середнього заробітку на кількість днів, які замінюються грошовою виплатою.

Для визначення заробітку в день потрібно користуватися тими ж правилами, які застосовуються при розрахунку відпускних. Дані правила перераховуються до ст. 139 ТК. Наприклад, якщо людина повністю відпрацював рік, то отримана ним заробітна плата за цей часовий проміжок ділиться спочатку на 12 місяців, після чого на середньомісячну кількість днів, представлене 29,3.

Нерідко співробітники працюють неповні місяці, а при таких умовах додатково враховується кількість днів, відпрацьованих за звітний період.

Може замінюватися виплатою навчальний відпустку?

Навчальний відпустку оформляється виключно для того, щоб співробітник компанії зміг здати іспити в якому-небудь навчальному закладі, де він отримує вищу освіту. Компенсація за додаткову відпустку не призначається при оформленні навчального відпустки. Він є цільовим, тому не може переноситися або замінюватися будь-якої грошової виплатою. Даний факт прописується в ст. 126 та ст. 127 ТК.

Така відпустка ніяким чином не відносяться до щорічних додаткових днів відпочинку, що призначається за складні умови праці, ненормований робочий день або з інших підстав безпосереднім роботодавцем.

Наслідки порушення законодавства

Деякі роботодавці самі погано розбираються в основних положеннях ТК, що нерідко призводить до численних негативних наслідків. Часто призначається компенсація за додаткову відпустку повністю, хоча за законом 7 днів повинні надаватися за складні умови роботи в обов’язковому порядку.

На підставі такого порушення може роботодавець притягатися до відповідальності на підставі ст. 5.27 КОАП. Тому призначаються міри покарання:

• керівник підприємства сплачує штраф у розмірі від 1 до 5 тис. руб.;
• повторне порушення може призвести до дискваліфікації на термін від 1 до 3 років;
• на саме підприємство накладається штраф у розмірі від 30 до 50 тис. руб.;
• підприємці сплачують штраф від 1 до 5 тис. руб.;
• замість штрафу може застосовуватися призупинення роботи на строк до 90 днів.

Тому за додаткову оплачувану відпустку компенсація призначається виключно при врахуванні положень ТК. Якщо вони будуть порушуватися, то власник компанії буде притягнутий до серйозної адміністративної відповідальності. Виявляються порушення працівниками трудової інспекції при проведенні перевірки. Додатково самі працівники можуть скласти скаргу, якщо у них виникнуть розбіжності з керівником підприємства.

Які податки стягуються з компенсації?

Компенсація за невикористану додаткову відпустку представлена доходом громадянина. Вона відсутня у ст. 217 НК, що містить всі види доходів, з яких не потрібно стягувати ПДФО. Тому роботодавець, представлений податковим агентом, повинен правильно розраховувати і перераховувати податок з даних грошових надходжень своїх працівників.

Сплачується ПДФО в день, коли на рахунок громадянина в банку перераховується компенсація. Додатково вся сума оподатковується різними внесками в державні фонди, представлені ПФ, ФСС і ФФОМС.

Як виплачується компенсація при звільненні працівника?

Досить поширеною є ситуація, коли людина звільняється, а при цьому у нього залишається певна частина невикористаних днів відпочинку. При таких умовах призначається компенсація додаткової відпустки при звільненні, причому навіть у разі, якщо він є обов’язковим і складає лише 7 днів.

Також може скористатися цими днями громадянин, щоб не відпрацьовувати покладені 2 тижні в компанії. Для цього їм складається заяву на відпустку з подальшим звільненням. Але саме сам працівник підприємства приймає рішення про те, як буде використовуватися даний період часу.

Якщо ж людина звільняється за рахунок того, що зробив якісь протиправні дії, то він може отримати тільки грошову виплату. Компенсація додаткової відпустки при звільненні призначається при виконанні послідовних дій:

• працівник письмово складає заяву на звільнення на ім’я роботодавця, в якому вказується, що він бажає отримати компенсацію за невикористані додаткові дні відпочинку;
• дана заява погоджується з керівництвом компанії, так як керівник фірми не повинен мати якісь заперечення;
• кількість днів, за які може виплачуватися компенсація, визначається у залежності від того, коли був працевлаштований громадянин на підприємстві;
• призначається відпрацювання, рівна 2 тижні;
• після цього виплачуються громадянину всі належні засоби, представлені зарплатою і компенсацією, правильно розрахованої бухгалтером;
• якщо зовсім громадянин скорочується, то він має право на вихідну допомогу, яка додатково призначається і в наступному місяці, якщо громадянин не зможе знайти підходяще місце для роботи.

Якщо з якихось причин роботодавець виплачує не повністю всю компенсацію, то спочатку слід довідатися, чому не була виплачена вся сума. Якщо відсутні для цього вагомі підстави, то працівник може звернутися до трудової інспекції, щоб залучити керівника компанії до відповідальності, а також отримати належну компенсацію.

Висновок

Таким чином, компенсація за додаткову відпустку може призначатися тільки при задоволенні певних вимог і умов. У деяких ситуаціях вона не може виплачуватися, тому працівники повинні в обов’язковому порядку скористатися днями відпочинку за призначенням.

Важливо розібратися кожному роботодавцю, як правильно розраховується і виплачується компенсація. Якщо буде порушено трудове законодавство, то директор може бути притягнутий до адміністративної відповідальності.