Що собою представляє довіреність на отримання ТМЦ?

Всі дії співробітників на підприємстві, пов’язані з отриманням і доставкою матеріалів, товарів або інших цінностей, повинні бути правильно оформлені. Одним з головних документів, необхідних для здійснення такої процедури, є довіреність на отримання ТМЦ. Що вона собою представляє і як правильно слід заповнювати такий бланк?

Опис документа

На будь-якому підприємстві чи організації є служба, яка займається поставками. В якості об’єктів доставки можуть виступати сировину, матеріали, різні товари та інші цінності. Все це необхідно для того, щоб виробництво продовжувало день у день здійснювати безперебійну роботу. Технологія цього процесу проста. Спочатку необхідно зв’язатися з постачальниками. Потім треба провести оплату згідно попередньої домовленості. І лише після цього можна вирушати за товаром, взявши з собою довіреність на отримання ТМЦ.

Що дає цей документ і чому він такий важливий? По-перше, він підтверджує повноваження співробітника і той факт, що він діє в інтересах конкретного підприємства. Як ще постачальник може упевнитися, що передає товар потрібного особі? По-друге, довіреність на отримання ТМЦ підтверджує, що працівник діє в рамках раніше укладеного договору. При отриманні товару працівник повинен подати її разом з товарно-транспортною накладною. Іноді потрібно також мати при собі документ, що підтверджує оплату. Але в більшості випадків фінансову сторону справи варто обумовлювати заздалегідь.

Види довіреностей

Щоб при отриманні обумовленого товару не виникало проблем, необхідно дуже уважно поставитися до підготовки супровідних документів. А для цього кожному з них треба знати абсолютно все. Так, слід врахувати, що довіреність на отримання ТМЦ може мати різний строк дії. Максимально він буває не більше п’яти років. Такі довгострокові документи використовуються досить рідко. Особливо якщо справа пов’язана з отриманням конкретних товарів і матеріалів. Тут все здійснюється на підставі укладеного договору. Тому подібні довіреності найчастіше носять разовий характер. Як правило, вони видаються на строк не більше десяти днів. Крім цього, потрібно враховувати, що отримання товару покупець може довірити не тільки своєму працівнику, але і людині, яка не перебуває у штаті підприємства. У цьому є певний ризик. Уникнути небезпеки можна тільки в тому випадку, якщо укласти з таким сторонньою особою домовленість про те, що він гарантує сплатити всі витрати за товар у разі його втрати.

Наочний приклад

Зовсім не складно скласти довіреність на отримання ТМЦ. Зразок обов’язково для цього мати під рукою. Головне, треба знати, які дані повинні бути вказані в цьому документі.

Приміром, йде на пошту за кореспонденцією або працівник відділу збуту відправляється в магазин для отримання канцтоварів. Що йому для цього потрібно? Звичайно, попередньо повинен бути укладений договір, на підставі якого складається накладна. В ній поштучно перераховується весь товар із зазначенням кількості одиниць. Тепер залишається тільки передати його уповноваженій особі від підприємства. Постачальник може дізнатися, хто з працівників приїде отримувати товар? На підставі чого він повинен йому вірити? Усно такі питання не вирішуються. Для цього і існує довіреність на отримання ТМЦ. Зразок можна скласти довільно. Головне, щоб у документі були чітко відзначені наступні моменти: хто, на якій підставі і що повинен отримати. Якщо всі ці факти зазначені у папері та підтверджені підписом керівника, то у постачальника не залишається ніяких сумнівів.

Заготовлений бланк

У разі, коли доставка та отримання товару носять постійний характер, виникає необхідність швидко оформити довіреність на отримання ТМЦ. Бланк в цьому випадку буде найбільш зручним варіантом. Відпаде необхідність щоразу заново придумувати текст і підбирати потрібні слова. Залишиться тільки заповнити пропущені графи, і можна вирушати в дорогу.

Щоб врахувати всі аспекти, треба знати, що будь-яка довіреність подібного роду повинна містити в собі наступну інформацію:

• повне найменування підприємства або організації;
• назва самого документа та його реквізити;
• місце і дата видачі (обов’язково прописом);
• реквізити підприємства;
• дані про співробітника або повірену (посада, Ф. В. О., паспортні дані);
• завдання для працівника (що необхідно зробити);
• дата закінчення дії повноважень громадянина.

Інформація повинна бути максимально повною і зрозумілою, щоб ніхто не міг оскаржити довіреність на отримання ТМЦ. Бланк обов’язково має містити підпис керівника (іноді і головного бухгалтера) разом з круглою печаткою підприємства.

Оформлення довіреності

На кожному підприємстві є співробітник, який зобов’язаний вести облік і видавати на руки довіреність на отримання ТМЦ. Форма документа в цьому випадку може бути використана як своя, так і розроблена державою. Відомо, що Держкомстат РФ ще в жовтні 1997 року в своїй постанові №71а затвердив дві типові міжгалузеві форми довіреностей М-2 і М-2а.

Вони дуже схожі один на одного і відрізняються лише тим, що у першій з них є додаткова таблиця, в якій дублюється вся викладена інформація. По лінії відрізу вона відділяється від основного бланка і віддається на руки одержувачу. Це дозволяє уповноваженому представнику підтвердити факт виконання дорученого йому завдання. В іншому обидві форми ідентичні. Їх заповнення не становить особливої праці. З лицьового боку необхідно записати наступне:

1. Назва документа, дата його видачі та термін дії.

2. Дані про підприємство-одержувача (назва, розрахунковий рахунок і найменування обслуговуючого банку).

3. Повна інформація про уповноваженого представника.

4. Найменування постачальника.

5. Підстава для одержання товару (номер рахунка).

Із зворотного боку зазначається:

1. Найменування матеріальних цінностей із зазначенням їх кількості.

2. Підпис одержувача, керівника та головного бухгалтера.

3. Печатка.

Маючи на руках такий бланк, можна спокійно вирушати за товаром.