Приблизний перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю
Інформаційне поле підприємства можна розділити на три великі групи: технічні, оперативні, комерційні. Всі вони необхідні для правильного та повноцінного функціонування. Певна інформація доступна всім бажаючим, інша засекречена і являє собою комерційну таємницю.
Які дані існують?
Комерційні – це ті, які пов’язані з випускаються компанією продуктами, а також уявленнями про обсягах. Сюди відносять дані, присвячені контрагентам, з якими укладаються угоди, цінами, за якими товар надається замовнику. Нарешті, комерційна інформація – це поняття про витрати на виготовлення, зберігання, реалізацію продукту.
Технічна інформація дозволяє дізнатися все про продукт, про те, як його створюють. З цих даних випливає, які матеріали, комплектуючі потрібні для виготовлення продукту, машини і обладнання, технології та інструментарій, що використовуються у робочому процесі. Вона відповідає на питання про те, яка послідовність виготовлення якісного виробу.
Нарешті, оперативні дані – це такі, які регламентують роботу персоналу, тобто дають поняття про завдання, а також використовуються в контролі над працівниками. Оперативна інформація відкриває, як регулюється виробничий процес на підприємстві, як можна відкоригувати комерційні, управлінські заходи. Користь таких даних – можливість пов’язати всі процеси в єдиний комплекс, дозволяє створювати при мінімальних витратах якісний продукт в достатній кількості.
Коли дані – це багатство
Навіщо на підприємстві потрібно постанову про перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю? Звідки взагалі береться інформація, що підлягає засекречування? Для чого ховати дані?
Потрібно розуміти, що інформація може мати певну підприємницьку цінність. Розголошення таких даних може призвести до небезпеки компанії з економічної точки зору. Виходячи з цього, виділяють три великі групи відомостей, пов’язаних з роботою будь-якої сучасної компанії:
- відкриті для використання широкими колами;
- обмежені, доступні органам, чиї права прописані в законі (наприклад, слідчі, прокурори, податкові інспектори);
- доступні тільки всередині компанії ряду працівників, а іноді – тільки керівного складу.
Як друга, так і третя група – це такі дані, які включають у перелік відомостей, складових комерційну таємницю підприємства. Це означає, що їм властивий певний рівень конфіденційності (визначається індивідуально), а на розповсюдження є суворі обмеження. Їх порушення може призвести до досить серйозних наслідків.
Закон і порядок
Щоб деяка інформація стала конфіденційної, необхідно ввести на підприємстві відповідний документ – перелік відомостей, складових комерційну таємницю. Визначати, що включити в нього, слід виходячи з особливостей роботи конкретної організації. Документування цього кроку – дуже важливий етап. Якщо в майбутньому хтось розголосить засекречені дані, звернутися до суду і довести порушення інтересів можна буде тільки в тому випадку, коли внутрішній документообіг компанії містить відповідне положення і наказ про його введення в дію.
Хто визначає перелік відомостей, складових комерційну таємницю? Розробка переліку проводиться спільними зусиллями вищого начальницького складу, начальників відділів та відповідального за документообіг особи, але твердження – це преференція генерального директора. Перелік повинен мати реквізити за правилами документообігу, зберігатися на матеріальному носії. Важливо, щоб в загальній системі документації його реквізитів було достатньо для швидкого пошуку та ідентифікації. Дані, зазначені в такому переліку, повинні бути достатніми, щоб давати уявлення про те, що підлягає збереженню в таємниці, але і не розголошувати нічого зайвого.
Охорона – під охороною
Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю (медцентр, виробничий комплекс, адвокатська контора – не суть важливо, в якій галузі працює компанія, дія закону в рівній мірі можна застосувати для всіх), потрібен не просто так. Якщо в нього була внесена інформація, її безпека забезпечується законами нашої країни. Виділяють наступні групи таємниць, що охороняються правовими нормативами:
- банківські;
- комерційні;
- державні;
- військові;
- службові.
Комерційна – це термін, прирівняний до підприємницької таємниці.
А якщо простіше?
Якщо звести воєдино все те, що зазначено вище, можна прийти до наступного висновку: під комерційною таємницею слід розуміти таке невід’ємне право будь-якої фірми, яка дозволяє деякі дані всередині назвати секретними і охороняти їх. При цьому інформація не буде секретом на державному рівні. Таємниця пов’язана з діяльністю компанії, з її управлінськими рішеннями, технологічними напрацюваннями, грошовими аспектами. Ключовий показник віднесення певної інформації до комерційної таємниці – збиток економічному положенню про організації у разі публікації даних.
До таємниці можна зарахувати не тільки ті відомості, які вже зараз цінні з комерційної точки зору, але і будь-яку інформацію, потенційно здатну стати такою. Перелік відомостей, що становлять службову, комерційну таємницю, містить всі ті типи даних, які не повинні потрапити в треті руки, щоб фірма не зазнала збитки. На законній підставі доступ до таких відомостей отримати не вдасться, але підприємство повинно вживати заходи захисту.
Можна і не можна
Перелік відомостей, складових комерційну таємницю підприємства, визначає, які дані можна відкривати третім особам, а що доведеться тримати в секреті. Але варто розуміти: яку потрапило інформацію в нього включати не можна. У 1991 році в Росії було прийнято постанову під номером 35. У ньому перераховані всі ті категорії інформації, які не можна приховувати.
Отже, ховати не вийде:
- установчу документацію;
- дані, з яких випливає, що підприємство має право працювати;
- інформацію за формами звітності, що дозволяє проконтролювати, чи правильно сплачуються податки і інші платежі, регламентовані чинним законодавством;
- кількість працівників на підприємстві, рівень оплати праці, виробничі умови, вакансії;
- інформацію, що відображає дотримання правил щодо обов’язкових відрахувань, виплат, а також законів, що регламентують захист навколишнього середовища, охорони праці;
- дані, пов’язані з антимонопольним законодавством;
- інформацію, яка підтверджує, що фірма продавала товари, які завдали шкоди здоров’ю громадян;
- дані, які підтверджують, що посадові особи також беруть участь в АТ, кооперативах, інших підприємствах.
Чи Для всіх?
Отже, створюючи перелік відомостей, складових комерційну таємницю організації, все вищеперелічене в нього включити не вийде – це говорить закон. У той же час для всіх підряд цю інформацію оприлюднювати теж не потрібно. Дані не належать до категорії відкритого доступу.
Найпростіше пояснити це на прикладі. Так, інформація про те, наскільки великі заробітні плати, в якому стані знаходиться звітність за фінансовими операціями доступна тільки спеціалізованим державним інстанціям. Владні структури направляють підприємству вимогу за розголошення цих відомостей, і бізнесмен відкриває лише те, що у нього було запитано, в установленому законами порядку.
Деякі юридичні особи мають право запросити доступ до тим чи іншим даними з вищевказаного списку. Їх перелік можна знайти в законах країни. Клієнти можуть зажадати надати їм статут компанії, а також різні сертифікати та ліцензії, які підтверджують, що компанія працює легально та має необхідний рівень кваліфікації в своїй області.
Захист інформації – це складно
Чому так непросто скласти перелік відомостей, складових комерційну таємницю організації? Справа навіть не в законодавчих обмеженнях. З одного боку, клієнта можна залучити, якщо надати йому вичерпні дані про свої переваги. Чим більше у потенційного замовника інформації, чим повніше його уявлення про фірму, тим вище ймовірність прийняття рішення на користь саме цієї організації.
З іншого боку, конкуренти не повинні отримати занадто багато даних про фірмі, щоб завжди відставати на крок. Всього лише невеликий перегин вже призводить до витоку, що в умовах жорсткої конкуренції сучасного ринку може призвести до миттєвої втрати домінуючого становища.
Приклад переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю
Перелік відомостей, складових комерційну таємницю, у кожній фірмі формується індивідуально. При цьому враховують специфіку галузі діяльності та особливості робочих процесів. Чи можна ввести на підприємстві перелік відомостей, складових комерційну таємницю, зразок якого взято з всесвітньої павутини? Зверніть увагу: в інтернеті всі подібні перерахування даються в загальних рисах, тому потрібно ретельно вивчити сподобався варіант на предмет відповідності особливостям роботи саме вашої фірми. Хоча, безумовно, як «скелета», коли створюється перелік відомостей, складових комерційну таємницю, зразок доводиться як не можна до речі.
Комерційна таємниця: детальніше
У першу чергу потрібно більш детально розглянути особливості стратегічного розвитку компанії. Пов’язані з цим засекречені дані – це запорука успішного розвитку компанії, яку не зможуть випередити конкурентів. Перелік відомостей, складових комерційну таємницю, у цій сфері:
- ноу-хау, виробничі нововведення, секретні технології;
- плани розвитку підприємства, програми, інформація, що відображає планування;
- інвестиції, методи залучення вкладень;
- бізнес-процеси, правила, у відповідності з якими вони налагоджені, технології ведення підприємства;
- особливості установки і функціонування управлінського апарату організації;
- інформація, що відбиває специфіку охорони фірми.
А якщо про гроші?
У цій області приблизний перелік відомостей, складових комерційну таємницю, такий:
- договори, контракти, укладені фірмою, їх умови, зміст;
- структура формування ціни на продукт, собівартість виробленого товару, що поставляється послуги;
- бюджету, особливості його формування;
- інформація, що відображає дохід підприємства, рентабельність компанії і те, наскільки великі обсяги реалізованої продукції;
- величина попиту, пропозиції;
- дані про майно фірми, включаючи розмір, склад, запаси, грошові можливості;
- обіг товарів і грошей у фірмі;
- інформація, що демонструє касові, банківські операції, інвестування, залишки на рахунках, позики, зобов’язання;
- підсумки маркетингових досліджень;
- дані про заробітну плату працівників, у тому числі нагороди, виплати натурою, доплати.
Персональна інформація
Перелік відомостей, складових комерційну таємницю, в області структури фірми і персональних даних:
- договори, укладені від імені підприємства з працівниками;
- адреси, сімейне становище працівників, номери телефонів;
- інформація, що відображає заплановані зміни у штаті фірми.
Взаємини з іншими особами
Комерційна таємниця передбачає приховування від сторонніх даних про те, з якими фірмами передбачається працювати, які кроки зроблені в цьому напрямку, ведуться переговори і на якій вони стадії. Крім того, підлягають засекречування дані, що відображають замовлення, пропозиції, одержувані компанією і взяті нею в роботу.
Крім безпосередньо перерахованої інформації до комерційної таємниці відносяться і непрямі дані, пов’язані з нею. Приміром, при аналізі засекречених відомостей одержуваний продукт – дані, також заборонені до розголошення.
Що ще сховаємо?
Крім перерахованого вище можна внести в прийнятий на підприємстві перелік дані, пов’язані з типами вживаного устаткування і особливості його розміщення. Можна засекретити інформацію про рішеннях, пов’язаних з різними питаннями функціонування організації – від керівних до наукових.
Можна надати статус комерційної таємниці інформації, пов’язаної з проведеними в компанії нарадами, а точніше, темами, обговорюваними в їх рамках. В цьому випадку можна буде розголошувати цілі проведення нарад, так і методи їх організації, а також результати заходів.
Якщо компанія бере участь в аукціонах, торгах, вона має право засекретити інформацію про це. Зокрема, не підлягають розголошенню плани підприємства щодо аукціонів, заходи підготовки до заходу. Можна також оголосити закритою інформацією результати торгів.
Технології – на першому місці
На практиці найчастіше секретними у фірмі призначають відомості, пов’язані з фінансами організації та її напрацюваннями в області науки і техніки. Це не дивно, адже багато в чому інноваційні технології, що гарантує виживання на ринку найближчим часом.
Можна заховати дані про те, які наукові дослідження ведуться, які заплановані, які завдання поставлені перед вченими і які програми вони застосовують у своїй роботі. Не варто розголошувати і основні ідеї компанії в цій області.
Можна оголосити конфіденційними характеристики продукції, параметри процесів, в ході яких ті виробляються. У цьому випадку треті особи не будуть мати доступу до тому, якого обсягу і розміру випускаються товари, з яких компонентів вони зроблені, при яких умовах. Якщо в ході роботи вдалося виявити раніше невідомі закономірності, їх також можна засекретити незалежно від форми вираження: аналітика, графіки.
І наостанок
Нарешті, потрібно згадати аспекти безпеки. Звичайно, будь-яка фірма повинна берегти секрети, пов’язані з виробничим процесом і нововведеннями, перспективами та планами, але лише один закон, як відомо, від конкурентів не врятує. Варто вдаватися до новітніх і найбільш ефективним заходам безпеки. А яким саме – це особиста справа підприємця, керівника компанії. Розголошувати особливості створеної для своєї фірми системи безпеки – ризиковане заняття.
За законом можна назвати конфіденційними дані про те, як організована охорона в компанії, як працює пропускний режим, яка сигналізація встановлена. Якщо є певний порядок захисту комерційної таємниці, його також потрібно берегти від сторонніх осіб і оформити як конфіденційний. Нарешті, якщо фірма має доступ до секретних даних партнерів, вона повинна також охороняти їх від розголошення.
