Посадові та функціональні обовязки менеджера по закупкам. Посадова інструкція менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам — це людина, яка відповідає за те, щоб у компанії було все необхідне для її діяльності. Ця посада дуже важлива для підприємства, оскільки часто неможливо здійснювати необхідні операції, поки не будуть отримані сировину, товари та інші предмети, потрібні для виробничої діяльності. Ці співробітники, як правило, володіють навичками аналізу, прогнозування, обліку, прийняття рішень. Вони несуть відповідальність за такі завдання, як укладання контрактів і організація людей, які беруть участь у постачальницьких процесах.

Огляд роботи

Обов’язки менеджера по закупкам включають контроль всіх аспектів щодо отримання товарів, послуг, матеріалів або власності, які необхідні бізнесу для нормальної роботи або розширення. Йому часто доводиться мати справу безпосередньо з постачальниками або власниками та укладати договори на постачання.

У середньому близько 65% доходу компанії витрачається на купівлю товарів чи послуг. Це означає, що менеджер по закупкам може значно впливати на прибуток підприємства шляхом скорочення витрат, економії і пошуку оптимальних умов співпраці з партнерами.

Посадова інструкція менеджера по закупкам

Завдання, що виконуються постачальником, багато в чому залежать від сфери діяльності підприємства, його розміру і розташування, а також рівня відповідальності, що покладається на працівника.

Функціональні обов’язки менеджера по закупкам включають в себе:

• Прогнозування рівня попиту на продукцію і послуги для підтримки необхідного постійного кількості запасів.
• Створення планів закупівель на місяць, рік.
• Проведення досліджень з метою виявлення кращих товарів і постачальників з точки зору ціни, термінів постачання та якості.
• Обробку платежів і рахунків-фактур.
• Підтримування контактів з виробниками, постачальниками, внутрішніми відділами, а також клієнтами.
• Переговори та укладання договорів, контроль за їх виконанням, перевірка якості обслуговування.
• Зберігання договорів, контроль за термінами їх дії.
• Пошук нових перспективних постачальників, створення і підтримку добрих відносин з ними.
• Прогнозування цінових тенденцій і їх впливу на майбутню діяльність підприємства.
• Створення презентацій для керівництва про аналіз ринку і можливості зростання.
• Розробка стратегії поставок для підприємства.
• Підготовка звітів за допомогою комп’ютерних програм.
• Оцінка комерційних пропозицій та вироблення рекомендацій на основі їх аналізу.
• Забезпечення постачальників інформацією, необхідною для співпраці.
• Відвідування засідань і галузевих конференцій.
• Навчання інших працівників, контролювання їх роботи.

Відповідальність

Посадова інструкція менеджера з закупівель передбачає, що працівник несе відповідальність за:

• Невиконання своїх обов’язків.
• Своєчасне виконання планів закупівель.
• Укладення договорів з постачальниками.
• Виконання вимог вищестоящого начальства.
• Збереження комерційної таємниці.
• Нанесення шкоди компанії – роботодавцю: як матеріальних збитків, так і негативного впливу на ділову репутацію.
• Дотримання правил техніки безпеки.
• Виконання норм внутрішнього розпорядку.
• За правопорушення, вчинене під час роботи – відповідно до законодавства.

Особистісні характеристики

Щоб успішно виконувати обов’язки менеджера по закупкам, співробітник повинен мати такі якості:

• гарні розмовні та письмові навички спілкування;
• вміння вести переговори;
• здоровий глузд та аналітичне мислення;
• організованість, точність і увага до деталей
• лідерські якості, при цьому вміння добре працювати в команді;
• стресостійкість;
• вміння працювати в напруженій обстановці.

Освіта

Які запаси, коли і від кого знадобляться підприємству, як придбати їх найбільш вигідно — усе це повинен знати менеджер по закупкам. Посадові обов’язки передбачають, що кандидат на таку вакансію відповідає наступним вимогам:

• Знає і добре орієнтується в законодавстві про підприємницьку діяльність.
• Розуміє принципи ринкової економіки, успішного ведення бізнесу.
• Знає стан ринку, порядок формування цін.
• Знайомий з основами маркетингу, менеджменту, діловодства.
• Володіє навичками роботи з персоналом.
• Знайомий з видами та методами проведення рекламних кампаній.
• Дуже добре знає ділову етику.
• Знайомий з технологічними особливостями виробництва.
• Володіє персональним комп’ютером на рівні не нижче користувача, знайомий з основними бухгалтерськими програмами, електронною поштою та іншими необхідними сервісами.
• Знає законодавство про працю.
• Ознайомлений з актами з охорони праці.

Виконувати базові обов’язки менеджера по закупкам може і людина тільки з повним шкільною освітою, особливо якщо це велике підприємство, і постачальників там багато. Але щоб отримати підвищення на посаді та мати перспективи кар’єрного зростання, знадобиться вищу освіту за спеціальністю «Менеджмент» або іншої економічної професії, але з проходженням додаткових курсів з управління.

Основні документи для роботи

Якими ж правилами керується у своїй повсякденній діяльності менеджер по закупкам? Посадові обов’язки припускають, що працівник підпорядковується таким документами і актами:

• Бізнес-планом.
• Актами і наказами по підприємству.
• Правилами трудового розпорядку всередині компанії-роботодавця.
• Правилами охорони праці, пожежної безпеки та іншим галузевим нормативам, установленим на законодавчому рівні.
• Доручень, службових записок, рішень керівництва.
• Посадової інструкції.

Як знайти роботу

Постачальники необхідні компаніям різних сфер діяльності. Це можуть бути як приватні, так і державні підприємства, маленькі організації та промислові гіганти. Купувати можна що завгодно – від канцтоварів до виробничого обладнання.

У резюме для роботодавця ви повинні підкреслити результати, які будуть цікаві для кадровиків. Не варто просто приводити місця роботи і перераховувати класичні обов’язки менеджера по закупкам. Для резюме важливо якомога краще показати вашу кваліфікацію, навички і досвід, щоб вас запросили на співбесіду, і ви змогли отримати роботу. Приводьте конкретні дані, які продемонструють ваше володіння цифрами і будьте бездоганні в стилістиці. Адже обов’язки менеджера по закупкам передбачають ведення великої кореспонденції та документації, не можна допускати помилки і помилки ще навіть не отримавши посаду. Не полінуйтеся коригувати своє резюме в відповідності з діяльністю кожного конкретного підприємства, куди ви направляєте його. Можливо, потрібно буде змінити акценти, більше розповісти про роботу в компаніях цієї сфери або підкреслити вашу обізнаність про потенційного роботодавця.