Облікові регістри бухгалтерського обліку. Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку

Віктор Кузьмін
1 minute

Безпосередньо після надходження в бухгалтерію вся первинна документація проходить перевірку. Фахівці визначають повноту і правильність оформлення паперів, достовірність реквізитів. Крім цього, здійснюється перевірка за змістом. Вона передбачає контроль правомірності зафіксованих господарських операцій, логічного взаємозв’язку між конкретними показниками. Після цього дані вносяться в первинні регістри бухгалтерського обліку. Розглянемо їх докладніше.

Загальні відомості

Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку використовуються для фіксації та узагальнення інформації про господарські операції. Вони представлені у вигляді затверджених уніфікованих бланків. Регістри і форми бухгалтерського обліку містять відомості, які відображаються на рахунках звітності. Таблиці створюються у відповідності з принципом економічної групування інформації про майно компанії та джерела його виникнення.

Класифікація

Документи і регістри бухгалтерського обліку можна поділити на декілька категорій:

  • За призначенням.
  • За способом узагальнення даних.
  • За зовнішнім виглядом.

    • Але і це не все. Залежно від призначення розрізняють документи і регістри бухгалтерського обліку:

  • Хронологічні.
  • Об’єднані.
  • Систематичні.

    • У хронологічні облікові регістри бухгалтерського обліку записи вносяться в процесі здійснення операцій. При цьому додаткова систематизація не використовується. У систематичних таблицях відомості фіксуються за принципом рахунків. При заповненні потрібно стежити, щоб інформація цих двох регістрів доповнювали один одного. При цьому сума оборотів однієї таблиці має збігатися з показниками іншого. Якщо регістри бухгалтерського обліку містять записи відразу обох видів – хронологічну і систематичну, то їх називають комбінованими. Класичним прикладом може бути “Журнал – головна”.

    Спосіб узагальнення

    За цим критерієм регістри бухгалтерського обліку поділяють на диференційовані і інтегровані. Розгляд останніх здійснюється індуктивно. Це означає, що інформація узагальнюється від первинної документації до звітності. Дедуктивний метод розгляду даних характерний, відповідно, для диференційованих таблиць.

    Зовнішній вигляд

    За цією ознакою регістри бухгалтерського обліку поділяються на картки, книги, вільні листи. Таблиці можуть знаходитися і на цифрових носіях. Книги представлені у вигляді документа, разграфленного специфічним способом. Їх прошнуровывают і переплітають. Такі регістри бухгалтерського обліку в обов’язковому порядку підписуються старшим спеціалістом. Картка являє собою бланк, який оформлений у вигляді таблиці. Проміжним регістром між зазначеними видами документів виступає вільний лист. Цей бланк представлений у вигляді таблиці, яку брошюруют. На відміну від картки, вільні листи друкуються на більшому форматі. Вони зберігаються в папках. За вільним листах і картках на підприємстві ведуться реєстри. Їх завдання полягає в забезпеченні контролю над звітними документами. Це виключає ймовірність підміни паперів. Якщо ж якийсь документ буде втрачено, то за реєстром можна встановити, який саме.

    Картки

    Ці регістри бухгалтерського обліку можуть мати різний зовнішній вигляд. Найбільш популярними вважаються:

  • Інвентарні.
  • Контокоррентные.
  • Многоколончатые.

    • Останні передбачають виділення в колонках конкретних показників. Це актуально для випадків, коли одну операцію фіксують комплексними сумами (наприклад, оплата витрат). Інвентарні картки призначені для обліку матеріальних цінностей підприємства. У них присутня колонка під назвою “Залишок”. В ній відображається кількість матеріальних цінностей, що залишилося після закінчення конкретної операції. Всього в інвентарній картці три колонки. Крім “Залишку”, в ній присутня “Прихід” і “Витрата”. Кожна з них поділена на 2 частини: кількість і сума. На початку картки вказують ліміт запасу. Це дозволяє побачити наявність конкретних матеріальних цінностей підприємства. Якщо з’явиться, наприклад, нестача, то вона буде відразу помітна. Контокоррентные картки мають 2 колонки – дебет і кредит. Така одностороння форма дозволяє контролювати фінансове становище компанії.

    Важливий момент

    За достовірність відомостей, відображених в регістрах обліку, відповідають службовці, які підписують бухгалтерський звіт. Зберігання паперів повинно здійснюватися таким чином, щоб ймовірність несанкціонованого виправлення інформації була абсолютно виключена. Якщо необхідно внести коригування, то їх слід засвідчувати підписом особи, яка їх зробила, із зазначенням дати. По ФЗ “ПРО бухгалтерському обліку” всі дані, присутні в регістрах, що відносяться до комерційної таємниці. Особи, які мають доступ до такої інформації, повинні зберігати її. За розголошення таємних відомостей передбачена відповідальність за чинним законодавством.

    Фіксація господарських операцій

    Документування в бухгалтерському обліку використовується для первинної реєстрації та юридичного оформлення подій. На цьому етапі вся інформація повинна відображатися у відповідності з дійсністю і мати обґрунтування. Обліковий документ оформляється в момент проведення операції. Якщо з якихось причин це зробити не можна, то заповнення паперів може здійснюватись і після події.

    Реквізит

    Класифікація документів обліку проводиться за формою і показників, від яких залежать відображаються в них факти. До останніх, зокрема, відносять реквізит. Він являє собою певний інформаційний елемент, що несе смислове навантаження. Наприклад, “вид матеріалу”. Реквізити поділяються на змістовні та якісні. Останні відображають об’єкт обліку (“будматеріал”, наприклад). Змістовними реквізитами визначаються характеристики предмета: сорт, габарити та ін.

    Види паперів

    В залежності від призначення облікові документи можуть бути:

  • Розпорядчими. Вони містять наказ, припис, розпорядження певної операції. До таких документів, наприклад, можна віднести довіреність на одержання фінансових засобів для компанії, чеки, які потрібно перевести в готівку, і так далі. Такі папери виступають як підстава для здійснення операції, але не мають підтвердження її проведення.
  • Виконавчими. Такі папери служать для підтвердження події. До таких документів відносять накладні на прийом-здачу продукції, прибуткові ордери, квитанції, що засвідчують факт прийому об’єктів та ін. Оформлення цих паперів здійснюється в момент вчинення дій. Ці документи виступають як основа для формування облікового запису.
  • Допоміжними. Ці папери називають також документами бухгалтерського оформлення. Самостійно вони не мають значення. Їх оформлення здійснюється згідно з виконавчими та розпорядчими документами.
  • Комбінованими. Такі документи містять в собі ознаки зазначених вище паперів. Прикладом може бути касовий ордер.

    • Первинна документація з обліку завжди складається у момент здійснення операції. Такі папери фіксують безпосередньо сам факт виробленого дії. Необхідно відзначити, що більша частина облікових документів належить саме до категорії первинних.