Навіщо потрібна в трудовій книжці голограма, обовязкова вона чи ні, куди клеїти

Віктор Кузьмін

1 minute

Вже більше восьми років Гознак виготовляє голограми для документів. Серед них є і наклейка для бланка трудової. У трудовій книжці голограма була задумана як захист від незаконних правок або видалення записів. Але багато роботодавців і донині використовують трудові без голограми. Розглянемо докладніше, чи є дана наклейка обов’язковою і чи можна обійтися без неї.

Все про трудовій книжці

Законодавчі акти РФ регламентують обов’язковий порядок оформлення бланка трудової для кожного співробітника, устраивающегося на постійну роботу. Роботодавець зобов’язаний заповнити трудову, якщо для співробітника це є основним місцем роботи.

Раніше трудові повинні були заводити тільки організації, тепер же і індивідуальні підприємці повинні заповнювати цей документ. За вносяться записами повинні стежити як відділ кадрів, так і сам роботодавець, адже процес визнання запису невірної досить витратний за часом і у фінансовому плані.

За внесену інформацію повинен відповідати і власник книжки, а ось за голограму працівник не відповідає. Це тільки роботодавець вирішує, клеїти її чи ні.

Що таке голограма

Голографічна наклейка з’явилася задовго до появи трудових. Раніше вона підтверджувала достовірність складання королівських актів. На даний момент голограма також покликана підтвердити достовірність зроблених записів.

Гознак почав вкладати в бланки трудових лист з шістьма голограмами. Інструкція до наліпок говорить про те, що вони можуть бути вклеєні в трудову під записом організації (наприклад, в місці, де ставиться печатка компанії) як ще одне підтвердження того, що все записане було зроблено організацією, а не самим працівником.

Наклейка має круглу форму, діаметром не більше 1,5 див. Голограма має переливається структуру, вона оформлена на глянцевому папері. В середині зображений двоголовий орел.

У трудовій книжці голограма може застосовуватися тільки один раз. І якщо вона наклеєна невірно, то відклеїти її неможливо. Тому працювати з нею потрібно гранично уважно.

Про що говорить закон

Навіщо в трудовій книжці голограма, може пояснити тільки офіційний лист від Гознака. Бо навіть незважаючи на те, що голограми вкладаються окремим листом трудові, ні один із законодавчих актів не прописує умови застосування цих наклейок.

Отже, лист від Гознака – це не тільки інструкція з використання голограм, але і єдиний офіційний документ, що говорить про їх існування. Також цей лист можна знайти на сайті Гознака.

Обов’язково клеїти

Обов’язкова голограма у трудовій книжці? Немає. Поки законодавчо не встановлені правові акти, які зобов’язують клеїти голограми, дане право залишає за собою роботодавець.

Подібна наклейка – це всього лише спосіб захистити документ від підробки. І якщо у громадянина трудова книжка не містить голограм, це не означає, що вона недійсна. Отже, всі записи в ній так само дійсні, як і в тому документі, де є голограма.

Де взяти голограму

Купити наклейки самостійно неможливо, їх не продають просто так. Лист з голограмами купується керівником організації разом з трудовими книжками. А точніше трудова книжка нового зразка вже йде разом з вкладишем з наклейками. Постачає їх Гознак або уповноважені організації, що мають ліцензію та сертифікат на продаж подібного роду документів.

Звичайно, громадянин може самостійно придбати трудову, але є варіант, що стороння організація продасть документ неналежної форми.

З якого року використовується

Вперше про введення голограм на документі офіційного працевлаштування заговорили ще у 2007 році, але перші трудові із наклейками стали з’являтися тільки в 2008. І з тих пір ще немає жодного офіційного документа, який би регламентував обов’язковість використання подібних голограм.

Голографічна наклейка досі ставить у глухий кут багатьох роботодавців та працівників відділу кадрів. Хто їх не використовує, а хтось старанно вклеює в бланк. При цьому залишилися наклейки повинні бути передані працівникові при звільненні разом з книжкою.

Особливості вклеювання

У трудовій книжці голограма є своєрідним захистом персональних даних, що є на сьогоднішній день досить актуально. Але при наявності такого захисту виникає доцільний питання – куди її приклеювати?

На жаль, немає жодного офіційного документа, який би регламентував правила вклеювання. Тому доводиться орієнтуватися на лист від Гознака. Куди клеїти голограму у трудовій книжці? На титульному аркуші або на вкладиші трудовий у суворо визначених місцях. Сюди відносяться:

номер бланка;
рядок, де ставиться підпис уповноваженої особи;
місце для печатки;
рядок, де ставиться підпис власника трудової книжки.

Клеїти голограму потрібно акуратно, так як некоректне наклеювання захисту може призвести до псування бланка. Якщо голограма наклеєна нерівно, не варто це виправляти, так як сама наклейка може зіпсуватися: порватися або расслоиться, що призведе до необхідності заміни всієї трудової книжки. А це трата часу і грошей роботодавця.

Загальні правила

У трудовій книжці голограма може бути наклеєна за певними правилами, складеними Держзнаком. До даних правил можна віднести наступне:

Наклеювати голограму має право тільки керівник організації або уповноважена особа. Дана процедура може бути проведена тільки після заповнення титульного аркуша трудової книжки або вкладиша до неї.

Наклейка повинна наноситися на першу сторінку трудової або бланка вкладиша. Голограма захищає справжність підпису співробітника і керівника, номера бланка або вкладиша до неї, печатки компанії, а також інші особисті дані, які зазначені в документі.

Перш ніж фіксувати наклейку, слід перевірити місце, куди клеїти голограму в трудовій книжці, і упевнитися, що воно вірне. Такі знаки повинні бути чітко нанесені на об’єкт. І найголовніше – голограма повинна бути приклеєна правильно: малюнок не повинен лежати боком або бути догори ногами, сама наклейка має клеїтися рівно, без складок. Якщо ж таке сталося, голограму краще не чіпати, інакше можна зіпсувати весь документ.

Голограма використовується одноразово. Всяка дія з захисною плівкою після її нанесення робить саму голограму недійсною, а трудову книжку зіпсованою і підлягає знищенню з видачею її дубліката. Якщо при підготовці до приклеювання голограма була зіпсована, краще взяти таку наклейку, ніж потім переробляти весь бланк трудової.

Невідомо, скільки ще часу голограма буде експериментом. Адже такий захист напевно показує, що зроблені записи в трудовій книжці є істинними і їх зробили в організації. Отже, всі відомості в подібному документі будуть правильними і підтверджують справжній трудовий стаж конкретного співробітника.

Незважаючи на те що в жодному законодавчому акті не прописана обов’язок кадрового співробітника вклеювати голограму, багато кадровики все-таки вирішують використовувати даний захисний знак. І, швидше за все, це правильне рішення.

Але в будь-якому випадку, і трудова книжка без голограми, і трудова нового зразка (поставляється вже з захисною плівкою) будуть вважатися оригінальними документами, що підтверджують робочий стаж працівника. І жодна інстанція поки що не має права ділити трудові на «правильні» (з голограмою) і «неправильні» (без наклейки).