Надлишки при інвентаризації – що це таке і як їх оприбуткувати? Як оприбуткувати надлишки при інвентаризації

Віктор Кузьмін

1 minute

Інвентаризація – це обов’язковий процес на кожному підприємстві, що дозволяє виявити нестачу чи надлишки в основні фонди, матеріальні цінності або касі. Ця процедура вважається досить простий, але виконується за певними правилами, прописаними у внутрішній документації компанії. Підсумки підводяться бухгалтером, причому нерідко виявляються надлишки при інвентаризації або недостача. Це призводить до появи певних складнощів у бухгалтера, так як нестача коштів або активів покривається за рахунок коштів осіб, які є матеріально відповідальними. Надлишки повинні бути оприбутковані правильним способом. Він залежить від правил ведення бухобліку, від політики фірми та інших особливостей.

Призначення і нюанси інвентаризації

Інвентаризація представлена звіркою наявних цінностей з даними, що містяться в первинній документації фірми. Основною метою даного процесу виступає виявлення розбіжностей між фактичними цінностями та відомостями з документів, а якщо вони дійсно виявляються, то вживаються різні заходи, призначені для усунення цієї різниці.

Підготовка та здійснення інвентаризації виконується тільки за спеціальним планом, який складався завчасно. Він затверджується наказом керівника фірми.

Якщо в результаті інвентаризації виявлено надлишки, то це повинно вказуватися в бухгалтерських паперах, а також у документах складських приміщень, де виявляються не оприбутковані основні засоби чи матеріали.

З яких причин з’являються надлишки?

Після інвентаризації часто виявляються надлишки, представлені перевищенням реального майна перед відомостями, наявними в бухгалтерських паперах. Вони можуть бути різними матеріалами, основними засобами і навіть грошима в касі. Надлишки за результатами інвентаризації можуть з’являтися з різних причин:

компанія змушена працювати з величезною кількістю товарів або матеріалів, що регулярно надходять на склад і продаються контрагентам, що збільшує імовірність здійснення помилок;
фірма змушена економити гроші за рахунок жалюгідного фінансового стану;
під час проведення інвентаризації фахівці зробили помилку, тому потрібно провести процедуру повторно;
працівники організації не врахували певні партії товарів, що надійшли;
під час відпуску товарів були зроблені помилки.

Нерідкими є ситуації, коли за результатами однієї інвентаризації виявляються надлишки, рівні недостачі з перевірки, проведеної щодо інших позицій. Це говорить про те, що одні товари ненавмисно були замінені іншими.

Етапи інвентаризації

Надлишки при інвентаризації – це досить часта ситуація, але вона виникає тільки при правильному проведенні цієї процедури. Для цього враховуються основні правила, прописані в Положенні по веденню бухобліку, випущеному Мінфіном під номером №34н.

Здійснюється процедура в кілька етапів, причому всі вони повинні виконуватися в правильній послідовності.

Етапи інвентаризації	Формуються документи	Особливості процедури
Підготовчий	Керівник видає наказ на проведення інвентаризації	Наказ містить відомості про те, коли повинна здійснюватися процедура, яка причина її проведення, а також яке імущого буде перевірятися. Призначаються фахівці, що входять в комісію. Виявляються матеріально відповідальні особи, які будуть відповідати за всі надлишки або нестачі.
Безпосередня інвентаризація	Фахівцями комісії формується інвентаризаційна опис	Проводиться безпосередня опис фактично наявного майна на підприємстві, а також оцінюється його стан.
Зіставлення відомостей	Складається звіряльна відомість	Звіряються дані, отримані в результаті проведення інвентаризації, з наявними відомостями з бухбаланса або інших паперів. Якщо виявляються надлишки або недостачу, то формується відповідний акт.
Оформлення отриманих результатів	Бухгалтерська довідка	На підставі виявленої недостачі або надлишку при інвентаризації вносяться зміни в бухбаланс та інші документи компанії. Якщо відсутні потрібні матеріали або гроші, то відбувається їх списання. Якщо виявляється зайве майно, то воно має бути оприбутковано.

Всі етапи здійснюються при постійному контролі з боку керівництва фірми і головного бухгалтера.

Навіщо проводиться інвентаризація?

Реалізація даного процесу обумовлена різними причинами:

замінюється матеріально відповідальний фахівець компанії;
виявляється факт розкрадання майна;
виявляється псування певних цінностей;
майно постраждало від різних стихійних лих;
організаційні причини, до яких відноситься зміна керівного складу, реорганізація фірми, продаж підприємства тощо;
обов’язково здійснюється процес безпосередньо перед формуванням обов’язкової бухгалтерської звітності, що складається на підставі даних, отриманих за рік роботи;
майно планується продати або здати в оренду.

Найбільш поширеною причиною є проведення інвентаризації на підставі спеціального графіка, в якому вказується, коли повинен здійснюватися процес, щоб постійно контролювати майно фірми.

Які можуть виявлятися результати?

Після здійснення цього процесу працівники фірми можуть зіткнутися з різними результатами:

надлишки при інвентаризації;
недостача майна;
псування цінностей;
пересортиця.

Якщо в компанії працюють дійсно досвідчені професіонали, то не виявляються які-небудь розбіжності, тому фактичне майно відповідає даним, наявним в документації фірми.

Хто займається процедурою?

Інвентаризація проводиться тільки спеціальною комісією, в яку входять фахівці фірми, що працюють за різними спеціальностями. Це дозволяє отримати найбільш актуальні відомості.

До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб. На підставі отриманих даних створюються звіряльні відомості або акти, а також опис майна.

Що робити при розбіжностях?

Найбільш часто після проведення даного процесу виявляється пропажа цінного майна. Воно компенсується шляхом стягнення коштів з відповідальних осіб.

Ситуація, коли в ході інвентаризації виявлено надлишки, зустрічається рідко. Може виявлятися зайву кількість грошей в касі чи матеріалів, а також основних засобів чи інших цінностей фірми. Вони повинні бути оприбутковані.

Дії після виявлення надлишку

Спочатку при виявленні зайвих товарів, грошей або навіть основних засобів, члени комісії вивчають сформовані звіти. Вони визначають, з яких причин виникла така ситуація.

Комісією вирішується, яким методом підсумки процесу будуть відображені в бухгалтерському обліку фірми. Виявляється, чому з’явилися надлишки, для чого доводиться звертатися до матеріально відповідальним особам. Працівники повинні складати пояснювальні, що дозволяє виявити причини появи надлишку майна. Всі дії учасниками комісії оформляються шляхом складання протоколу. В ньому прописуються підсумки інвентаризації, методи виявлення причин невідповідності інформації з документів з фактичною кількістю цінностей, а також зазначаються висновки фахівців щодо цього питання.

Всі підсумки доводяться до відома директора фірми. Приймаються зайві матеріали або кошти виключно при формуванні наказу від особи керівника компанії. Він складається на підставі акта інвентаризації. Далі документ передається бухгалтеру компанії, що дозволяє йому здійснити потрібні проводки. Відображаються в обліку надлишки в той місяць, коли була закінчена перевірка. При проведенні річної інвентаризації відображати результати треба в річній звітності.

Як оприбуткувати надлишки?

Облік виявлених розбіжностей повинен здійснюватися за їх ринковою вартістю. Вона підтверджується різними методами:

довідка компанії, причому вона формується після проведення аналізу розцінок на аналогічні цінності, для чого використовуються накладні, отримані від постачальників, оголошення про продаж різного майна або довідки, які можна замовити в органах статистики;
звіт, складений запрошеним незалежним експертом.

Як оприбуткувати надлишки при інвентаризації? Для цього бухгалтер повинен користуватися проводками Д10 (41,01,50) К91.1.

Оприбуткування надлишків матеріалів або товарів

Найбільш часто здійснюється інвентаризація у відношенні товарів, які виготовляються або перепродаються компанією, а також матеріалів, що використовуються при створенні різної продукції.

Надлишки інвентаризації матеріалів включаються у позареалізаційні доходи. Для визначення їх вартості враховуються ціни угод, здійснених з виявленими зайвими предметами.

Як оприбуткувати надлишки при інвентаризації? Для цього важливо грамотно визначити ринкову ціну, причому якщо не вдасться знайти потрібну інформацію в накладних, то оптимальним вважається вивчення пропозицій на ринку. Також при значних надлишках можна скористатися допомогою незалежного оцінювача. Тільки фахівець може врахувати коливання попиту і пропозиції, інфляцію, споживчі властивості матеріалів, термін їх придатності і собівартість.

Оприбуткування надлишків при інвентаризації здійснюється після закінчення даного процесу, тому вже повинен бути на руках акт, складений інвентаризаційною комісією. Допускається виконати цей процес в день, коли складається і підписується річна звітність, але не пізніше 31 грудня року, коли виявлені зайві матеріали. При цьому можна користуватися як касовим методом обліку, так і способом нарахування.

Що робити з надлишками матеріалів?

Надлишки за результатами інвентаризації можуть списуватися виробництва або продаватися. Не вийде повністю всю вартість виявлених матеріалів включити у витрати фірми. Це обумовлено тим, що в ПК вказується, що до складу матеріальних витрат включається лише 24% від ринкової вартості товарів або матеріалів.

Відсутні будь-які специфічні вимоги до продажу виявлених надлишків. Але для запобігання розбіжностей з працівниками ФНС бажано для цього користуватися певною раніше ринковою вартістю.

У податкових витратах надлишки обліковуються за формулою: ринкова вартість * ставка податку на прибуток. Такий облік надлишок при інвентаризації підходить не тільки до матеріалів або товарів, але і до іншого виду майна.

Нюанси оприбуткування основних засобів

Нерідко в процесі проведення інвентаризації доводиться стикатися не тільки із зайвими товарами або матеріалами, але і з основними засобами. При такій ситуації облік ведеться за іншими правилами. До особливостей такого процесу належить:

надлишки при інвентаризації основних засобів зараховуються до позареалізаційних доходів;
враховується їх ринкова ціна, але фінансисти рекомендують прирівнювати виявлені кошти до доходів у натуральному вигляді;
вартість визначається на підставі ціни безоплатно отриманого майна, а не тих відомостей, які містяться в різних накладних або інших документах;
відсутня можливість для компаній амортизувати виявлені надлишки, так як неможливо визначити первісну вартість стандартним методом, оскільки немає врахованих витрат у формі капітальних вкладень на формування або придбання цих об’єктів.

Облік надлишок при інвентаризації основних засобів вважається достатньо складним. Мінфін в різних листах і поясненнях вказує на неможливість амортизації одержаних за результатами процесу основних засобів, причому навіть в ситуації, коли вони повністю відповідають вимогам амортизується майна.

Така ситуація призводить до того, що доводиться сплачувати податок на прибуток зі всіх позареалізаційних доходів, а ось до витрат неможливо зарахувати будь-які суми, причому навіть послідовними етапами шляхом нарахування амортизації.

Неможливо списати вартість основних засобів, виявлених в результаті інвентаризації, в податковому обліку або при їх продажу. Тому при їх реалізації отриману виручку треба зараховувати до доходів, оподатковуваним податком, а зменшити ринкову ціну не вийде.

Коли потрібна інвентаризація каси?

Як оприбуткувати надлишки при інвентаризації каси? Така ситуація зустрічається досить рідко, а при цьому сама компанія може встановлювати правила, на підставі яких проводиться звірка.

Зазвичай інвентаризація каси потрібно в ситуаціях:

майно, яке належить компанії, що продається, здається в оренду або викуповується;
здійснюється перетворення унітарного підприємства, що є державним або муніципальним;
безпосередньо перед формуванням бухгалтерської звітності, що складається щорічно;
якщо потрібно компанію ліквідувати або реорганізувати.

Допускається позапланове проведення цього процесу, якщо існує підозра на те, що кошти були вкрадені.

Нюанси інвентаризації каси

Процес проводиться спеціально призначеною комісією, в яку обов’язково входить професійний бухгалтер. Виявляються під час інвентаризації каси надлишки або нестача. Перевіряється наявність всіх цінностей, які наведені в документах фірми. До них відноситься:

готівкові кошти, що вносяться в касу покупцями;
грошові документи, до яких зараховуються марки, оплачені путівки в різні санаторії, квитки на повітряний або залізничний транспорт або різноманітні карти оплати;
цінні папери;
БСО.

Спочатку повністю перераховуються всі вищезазначені цінності, наявні фактично в касі. Далі звіряються отримані значення з тими даними, які зазначаються у касовій книзі на підставі якої ведеться облік на підприємстві.

По закінченні процесу складається спеціальний інвентаризаційний акт готівкових грошей. У ньому прописується, скільки фактично коштів і документів в касі. У ньому додатково враховуються гроші:

в дорозі;
на розрахункових рахунках компанії, але сюди не входять депозити, так як вони представлені фінансовими вкладеннями підприємства.

Нерідко виявляється зайва кількість грошей, тому важливо розібратися, як оприбуткувати надлишки при інвентаризації.

Як враховуються зайві кошти?

При знятті показань ККТ може виявлятися, що отримана виручка перевищує суму, зазначену в звіті. Це говорить про наявність зайвих коштів у касі. Вони неодмінно заносяться в спеціальний журнал касира, причому для цього використовуються графи 11 та 14.

Для оприбуткування використовуються стандартні проводки:

Д50 К90, що вказує на відображення прийнятої виручки за показниками ККТ.
Д50 К91, за якою визнається наявність іншого доходу, представленого надлишком, що знаходяться в касі.

Оприбуткування надлишків при інвентаризації каси неодмінно здійснюється на дату, коли приймаються засоби.

Як відображається надлишок при використанні УСН?

Якщо фірма працює за спрощеним режимом, то при виявленні надлишок треба відображати їх у доходи, які використовуються для розрахунку податку.

Враховується отриманий прибуток на момент ратифікації підсумкової перевірки.

Нерідко фірми поєднують різні податкові режими, а в цьому випадку, якщо виявлені цінності не відносяться до діяльності по УСН, то вони можуть не відбиватися по цій системі. Це можливо тільки при наявності роздільного грамотного обліку.

Таким чином, інвентаризація – це важлива процедура, що реалізується на кожному підприємстві. Вона може проводитися планово або за наявності важливих підстав для цього. Реалізується процес спеціальною комісією, що складається з декількох фахівців, що володіють досвідом і вміннями вивчати документи і фактично наявні цінності. На підставі перевірки виявляються надлишки або нестача. Якщо є надлишок майна, то важливо правильно оприбуткувати цінності. Спочатку треба розібратися в причинах появи такої невідповідності. Далі видається наказ керівником і здійснюються потрібні проводки бухгалтером.