Касова книга: зразок заповнення (нові правила). Бланк касової книги

В даний час жодне підприємство, що здійснює операції з готівкою, не може обійтися без такого відділу бухгалтерії, як каса, незалежно від форми установи та системи оподаткування. У свою чергу, для цього також необхідно правильне оформлення касової книги. Про неї і піде мова далі.

Касова книга як основний документ касира

Ведення операцій по касі здійснюється працівником організації у відповідності з наказом та посадовими інструкціями. В маленьких фірмах це може бути керівник, але найчастіше в цій ролі виступає касир. З ним укладається обов’язково договір про матеріальну відповідальність. На великих підприємствах касирів може бути декілька, в цьому випадку вони підпорядковуються головному касирові.

Основним документом, який підтверджує прийом і витрачання грошових коштів, є касова книга (форма 0310004). Вона складається з переліку прибуткових (ПКО) і видаткових (ВКО) ордерів по касі встановленої форми, а також містить у собі інформацію про залишок готівки на початок і кінець дня. Самі ордери підшиваються до звіту касира (документ форми № КО-3).

Касова книга і звіт касира є основними документами в бухгалтерському обліку для ведення рахунку 50.

В Постанові РФ №88 від 18 серпня 1998 року про затвердження спеціальних форм первинних документів наведено зразки форм ПКО № 0310001, ВКО №0310002 і форми 0310004 касової книги.

Касова книга обов’язково повинна бути прошнурована, пронумерована, засвідчена печаткою організації, а також підписами керівника і головного бухгалтера.

Правила ведення касової книги

При оформленні касових документів раніше не допускалися виправлення і помарки. Тепер же з 1 червня 2014 року виправлення можливі у деяких формах, але вони мають містити в собі дату, підпис та ПІБ осіб, які виявили помилку.

Всі ПКО підписуються головним бухгалтером і працівником, який виконує обов’язки касира, з проставленням печатки (за її наявності) у квитанції, а РКО, крім перерахованих вище осіб, підлягають підписанню ще й керівником організації.

Касова книга, правила заповнення якої повинні неухильно дотримуватися, перевіряється в кінці кожного робочого дня головним бухгалтером шляхом контролю оформлення касових документів та їх правильного віднесення на рахунки бухгалтерського обліку. Якщо все оформлено правильно, головний бухгалтер проставляє свій підпис там, де це необхідно.

На підставі даних про залишки касової книги працівник, що виконує обов’язки касира, звіряє залишок готівки, що залишилися в сейфі. Якщо ніякого руху грошей за день не було, то і записувати нічого не потрібно.

КО-4 (касова книга) заповнюється протягом календарного року, після чого на початку наступного року заводять нову. Одна запис в касовій книзі – це окремий, підписаний і оформлений документ.

Як вірно оформити аркуші касової книги

Першим аркушем касової книги є титульний аркуш, який містить в собі повне найменування організації і рік її формування.

Далі слід лист, який складається з 2-х частин: звіту касира і вкладного аркуша. Тут слід звернути увагу на оформлення полів.

Які дані відображаються у рядках і графах

У графі «Каса за» обов’язково повинна стояти дата складання документа, а в графі «Лист» – його порядковий номер.

Поле «Номер документа» містить в собі номер ПКО і ВКО, у кожного з них нумерація ведеться окремо.

В окремих рядках буде вказівка на те, від кого одержано і кому видано грошові кошти, а також вказані номери кореспондуючих рахунків за рахунком 50.

Заповнення форми 0310004

Касова книга, зразок заповнення якої вимагає особливої уважності, не може становити труднощів для бухгалтера. Заповнюється вона за допомогою бланка КО-4, який містить в собі всі необхідні графи та рядки.

Заповнювати касову книгу можна трьома не суперечать закону способами: електронно, з допомогою комп’ютера та спеціальних програм, а також вручну. У другому випадку програма в кінці дня формує два однакових за складом документа – це Вкладний аркуш і Звіт касира. Їх нумерація повинна бути послідовною, в порядку збільшення і починатися заново кожен рік.

Малі підприємства можуть вести всі записи на бланках вручну, не роблячи при цьому виправлень в РКО та ПКТ. При веденні каси електронним способом, що стало допустимим завдяки останнім змінам в законодавстві, ніякі помилки та виправлення в документах каси не допускаються.

При заповненні форми КО-4 автоматизованим методом листи можна розташовувати і по горизонталі, і по вертикалі.

Структурні підрозділи, що знаходяться на окремому балансі, повинні вести касову книгу окремо. Всі особливості ведення касової книги структурними підрозділами організація повинна відобразити в спеціальному документі, який називається Методикою, і повідомити про нього під розпис працівників, що здійснюють ведення каси.

Останні зміни в законодавстві. Порядок ведення касових операцій

Російський Центральний Банк у своєму документі №3210-У від 11.03.2014 р. затвердив зміни до порядку ведення юридичними особами касових операцій. Вони вступили в силу з 1 червня 2014 року і спростили процедуру оформлення касових документів.

У додатку до цього важливого документу міститься алгоритм самостійного розрахунку організаціями їх індивідуального ліміту каси, який виробляється за спеціальною формулою, що враховує величину надходжень грошових коштів, а також їх витрачання на різні потреби.

При цьому слід зазначити, що при наявності у юридичної особи декількох структурних підрозділів для кожного з них слід створити свій ліміт, який відрізняється за величиною. Гроші зверх ліміту, що знаходяться в касі, також здаються в банк.

Заява підзвітних осіб для додаткового контролю над витратами організації

Зазначенням №3210-також введено додатковий документ для отримання грошових коштів підзвітними особами. Це заява, яка розробляється у вільній формі кожним господарюючим суб’єктом. Документ містить у собі такі пункти:

• термін видачі готівкових коштів (як правило, до трьох днів);
• зазначення необхідної суми цифрами і прописом в гривнях та копійках;
• цілі, на які буде проводитися витрачання грошей;
• підпис керівника як підстава для отримання готівки;
• дата і підпис працівника, відповідального за видані гроші.

Слід відзначити, що тепер єдиний прибутковий касовий ордер можна оформити не тільки згідно сумі стрічки касового апарату, але і за даними бланків суворої звітності.

Тепер реєстр депонованих сум по обліку заробітної плати становити не обов’язково, хоча відображати суму невиданої заробітної плати необхідно.

Особливості ведення касової дисципліни індивідуальними підприємцями

З 1 червня 2014 року набула чинності Наказ 3210-У, що дало можливість вести бухгалтерський облік за загальним та спрощеними правилами. Спрощена система поширюється на суб’єкти малого бізнесу та ІП (209-ФЗ Росії містяться визначення віднесення юридичних осіб до тієї чи іншої категорії). Згідно з ними суб’єкти малого підприємництва та індивідуальні підприємці можуть взагалі не встановлювати ліміт каси.

Касова книга для ІП, як і оформлення РКО та ПКО, тепер не є обов’язковою, особливо якщо ведеться окремий податковий облік доходів і витрат і самостійно розраховуються за формулою розрахункові показники.

Крім цього, з 1.06.2014 р. стало можливо оформляти документи по касі і фізичним особам, що ведуть бухгалтерію фірми за договором, що раніше було категорично заборонено.

Види відповідальності за порушення касової дисципліни

Перевірку виконання організаціями касової дисципліни здійснює Податкова служба, причому ніякими періодами або термінами даний вид контролю не обмежений. За рік можуть перевірити стільки разів, скільки буде необхідно.

Покарання за порушення при веденні рахунку 50 містить у собі Адміністративний Кодекс Росії. У статті 15 пункті 1 цього законодавчого акту зазначено, що штраф на організацію може скласти до 50 тисяч рублів, а термін давності у подібних порушень дорівнює двом місяцям.

У зв’язку з відчутними розмірами штрафних санкцій на цю ділянку бухгалтерського обліку завжди звертають особливу увагу, як і на правильність оформлення касових документів.

Таким чином, в результаті вступу в силу з 1 червня 2014 року, Вказівки №3210-У, порядок ведення операцій по рахунку 50 значно спростився, особливо для індивідуальних підприємців, які тепер можуть працювати без ліміту готівки і мають право оформляти касові документи. Для юридичних же осіб стала значним послабленням можливість вести касову книгу електронно з допомогою спеціальної підпису. В цілому цей документ сприяв удосконаленню ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Завантажити Бланк касової книги