Каса електронна для ІП: скільки коштує і як використовувати. Перехід на електронну касу

Липень 2016 року для компаній і індивідуальних підприємців був ознаменований Федеральним законом про електронних касах. Цей закон вніс зміни в положення “Про застосування ККТ” (54-Ф3). Нове правило говорить, що у кожного рітейлера повинна бути електронна каса. З січня 2017 року в податкову повинні передаватися електронні копії товарних чеків, причому все повинно відбуватися в режимі онлайн. Нововведення зачіпають всіх, навіть тих, хто до цього моменту взагалі не працював з касами. Електронні каси для ІП на ЕНВД і ПСН стануть обов’язковими роком пізніше, з липня 2018.

Робота електронної каси

Звичайно, закон про електронні касах стурбував платників податків, адже за останні десять років в ритейлі не було реформи глобальніше. Тому для початку всім необхідно ознайомитися з інформацією, адже насправді у роботі онлайн-кас немає нічого складного.

Каса електронна нового типу повинна відповідати наступним вимогам:

– друкувати на касовому чеку посилання qr-код;
– відправляти оператору фіскальних даних (ОФД) і покупцям електронну копію чека;
– мати вбудований фіскальний накопичувач (аналог ЕКЛЗ);
– вільно взаємодіяти з акредитованими операторами фіскальних даних.

У новому законі описані ці та інші вимоги, які повинна виконувати з 1.01.2017 року будь-яка каса.

Електронні каси з 2017 року – це не обов’язково тільки що куплені та абсолютно нові пристрої. Деякі виробники виробляють доопрацювання касових апаратів, випущених раніше. Всі каси (і нові, і ті, що були доопрацьовані) заносяться до реєстру контрольно-касових терміналів (ККТ) і затверджуються Федеральної податкової службою.

Послідовність

Алгоритм роботи онлайн-каси досить простий. Спочатку покупець оплачує покупку, і пристрій приступає до формування чека, який потім зберігається у фіскальний накопичувач, який служить в нових моделях заміною ЕКЛЗ. При доопрацюванні ККМ старого зразка також вбудовується фіскальний накопичувач.

Після запису фіскальний накопичувач обробляє дані і передає чек у ОФД (оператор фіскальних даних), який також обробляє отриману інформацію і направляє її в податкову службу. На вимогу покупця касир може направити чек на телефон покупця або на його електронну пошту.

Каса електронна видає чек, який містить назву компанії, адресу точки, в якій було здійснено продаж, прізвище касира, податкову ставку та ПДВ, номер фіскального накопичувача, ІПН компанії, форму оподаткування, номер зміни, фіскальний ознака чека і його порядковий номер, дату продажу, номер каси, яка видається при реєстрації в реєстрі ККМ, інформацію про форму і спосіб оплати (готівка або електронний платіж), розрахунковий ознака і номер чека за зміну. Крім усього, на чеку друкується qr-код.

Якщо покупець просив надсилати на мобільний телефон чи електронну пошту, то в чеку буде відображено і це. Адреса продажу залежить від виду торгівлі. Якщо каса електронна встановлена в приміщенні, то треба вказати адресу магазину. При торгівлі з автомобіля зазначаються серійний номер і модель. Для інтернет-магазинів фактичний адресу вказувати не потрібно, достатньо адреси мережі, до того ж можна не уточнювати прізвище касира.

Терміни

Нова техніка вимагає і введення нових термінів. Вже згадуваний вище ОФД розшифровується як оператор фіскальних даних. Під цим терміном мається на увазі організація, яка передає фіскальні дані в податкову. Оператор зберігає всю отриману інформацію протягом п’яти років і може відправляти електронні копії касових чеків клієнтам. На сайті ФНС є список акредитованих операторів.

Реєстр онлайн-кас – це список касових апаратів, готових до роботи за новим законом. Якщо ККМ внесено до цього реєстру, значить, він офіційно схвалений податковою службою. Цей список є на офіційному сайті ФНС.

Фіскальні дані – це дані про фінансові операції, які проводилися на даному касовому апараті.

Фіскальний накопичувач замінив у нових касах ЕКЛЗ, він здійснює шифрування та передачу фіскальних даних в податкову. Кожен фіскальний накопичувач вноситься до спеціального реєстру, а вимоги до них описані в законі. Поки для покупки доступна тільки одна модель. Термін дії накопичувача залежить від форми оподаткування: для ОСНО це тринадцять місяців, а для ІП, що працюють на УСН, ЕНВД і ПСН – три роки.

Особливості

Відлік починається з моменту активації. Власник онлайн-каси може самостійно замінити фіскальний накопичувач в разі потреби або звернутися до фахівців. Після заміни накопичувач необхідно зберігати протягом п’яти років.

Вартість фіскального накопичувача – від шести тисяч рублів, придбати його можна в будь-якому сервісному центрі.

Договір з оператором фіскальних даних – це документ, без якого не буде працювати каса. Електронна каса не зможе передати інформацію, якщо не укладено договір, та його необхідність прописана в тексті закону. Поміняти оператора можна, головне – вибирати зі списку акредитованих ОФД. Вартість договору від трьох тисяч рублів у рік.

Перехід на електронну касу

Ніхто не чекає, що такий глобальний проект буде реалізований за короткий час, тому передбачена поетапна реалізація. В цілому під закон підпадають всі підприємці, у яких є прості касові апарати, торговці акцизними товарами, власники платіжних і торгових автоматів, вендінгових установок. Закон стосується також усіх ІП, які вибрали такі форми оподаткування, як ЕНВД, УСН і ПСН. Важливо також і те, що власники інтернет-магазинів теж зобов’язані встановити нову касу.

Нововведення торкнуться і підприємців, які користуються бланками суворої звітності, тому що їх форма змінюється. З 1 липня 2018 року всі бланки повинні друкуватися з допомогою автоматизованої системи. Цей апарат є різновидом електронної каси і передає всі дані в ФНС.

Етапи переходу

Січень 2017 року – це перший етап заміни. Заміна ЕКЛЗ більше проводитися не буде, також більше не може бути зареєстрована жодна стара каса. Електронна касова система продовжує свою роботу.

Продавці алкоголю, не застосовували касових апаратів, згідно з нововведенням, повинні зареєструвати онлайн-касу з 31 березня 2017 року. Закон зачіпає торговців алкоголем, сюди входить і торгівля пивом, сидром, медовухою та іншими некрепкими напоями. Тут не грають ніякої ролі ні форма бізнесу, ні обрана система оподаткування. З 1 квітня поточного року каса електронна є обов’язковою умовою для продовження роботи.

З 1 липня 2017 року кожен власник ККТ старого зразка повинен змінити її на електронну касу, причому зробити це потрібно до зазначеної дати.

Ще через рік (з липня 2018) потрібно електронна каса для ІП на ЕНВД і ПСН. Це обов’язкова умова для продовження діяльності.

Якщо робота проводиться за двома системами оподаткування, УСН і ЕНВД, нові правила також діють, і паралельні системи оподаткування не мають значення, так як за кожною з них повинен пробиватися окремий чек.

Кому не потрібна онлайн-каса?

Електронна каса, незважаючи на закон, як і раніше не буде вимагатися для деяких видів діяльності. Нововведення не стосується власників майстерень по ремонту взуття, торговців продукцією з візків з цистерн, газетних кіосків, людей, що здають в оренду житло, організацій, приймають оплату за безготівковим розрахунком, кредитних організацій, компаній, зайнятих на ринку цінних паперів, кондукторів та підприємств громадського харчування в школах, інститутах та інших освітніх установах. Також нововведення не стосуються релігійних об’єднань, майстрів по народному промислу і продавців поштових марок. Крім того, підприємці, які ведуть діяльність у віддалених місцевостях і важкодоступних районах, можуть продовжити роботу в звичному режимі, однак список цих областей буде визначено керівниками.

Минулий досвід

Заміна старої каси на нову з 2017 року – це фактор, від якого безпосередньо залежить можливість подальшої роботи, тому необхідно з відповідальністю підійти до даного питання. Досвід з впровадженням для торговців алкоголем системи ЄДАІС показує, що підприємці часто затягують з модернізацією обладнання, відкладають це до останнього. Такий підхід у випадку з онлайн-касами породжує багато труднощів: виробники не встигають підготувати обладнання, служби доставки навантажені і не встигають у строки, а магазини, власники яких відклали на модернізацію крайній термін, простоюють або торгують, ризикуючи отримати штраф.

Закон і необхідність

Електронна каса для ІП, ТОВ та інших – це необхідність. Щоб не отримати штрафів, необхідно скласти план переходу і діяти поетапно. Спочатку варто з’ясувати, чи можлива доробка вже наявного устаткування.

Для цього потрібно звернутися до виробника. Якщо ККТ можна переобладнати, то варто дізнатися ціну всього комплекту й уточнити, чи входить в неї фіскальний накопичувач. Враховуючи, що його ціна становить шість тисяч рублів, то в разі, якщо він не входить у вартість, вигідніше купити новий ККТ. До цього варто додати роботу центру технічного обслуговування або АСЦ, які будуть допрацьовувати ККТ. Реєстрація на сайті ФНС – процес нескладний, але в разі помилки фіскальний накопичувач потрібно буде поміняти на новий, а це додаткові витрати.

Можливість виходу в інтернет зараз є практично у кожного, тому варто ознайомитися з ринком онлайн-кас і вибрати найбільш вигідний апарат.

Для економії

Не поспішайте купувати вибраний пристрій, не перевіривши, чи є ця модель в реєстрі ФНС. Спеціальний сервіс для перевірки ККТ є на сайті служби, так само як і функція перевірки фіскальних накопичувачів – так ви зможете захистити себе від покупки зламаного або вже використаного ФН.

Якщо вже був сплачений ЕКЛЗ, можна уточнити, коли закінчується термін служби, і відразу після цього встановити фіскальний накопичувач. Це дозволить заощадити і не переплачувати за ЕКЛЗ. Крім того, для роботи нової каси необхідний стабільний інтернет, тому потрібно заздалегідь подбати про проведення інтернету в магазин. Це може бути як провідний інтернет, так і модем Wi-Fi. Якщо протягнути оптоволоконний кабель не можна (наприклад, магазин знаходиться за містом), можна використовувати мобільний модем. Якщо ж стільниковий зв’язок в регіоні теж не дуже хороша, допоможе установка підсилювача сигналу.