Довідка про доходи фізичних осіб (форма 2-ПДФО): особливості і вимоги

Віктор Кузьмін

1 minute

Найбільш часто зустрічається документ, який відображає інформацію про доходи фізичних осіб, отриманих від роботодавця, – довідка за формою 2-ПДФО. Даний документ може знадобитися кожному працівникові для різних інстанцій. Довідка про доходи фізичних осіб вимагається в тому випадку, якщо працівник проходить процедуру оформлення кредиту в банку, при судових спорах або для подання в державні установи. У нашій статті ми постараємося розглянути основні особливості, пов’язані з цією довідкою.

Що таке 2-ПДФО?

2-ПДФО являє собою стандартну форму звітності підприємства про доходи, отриманих його співробітником, а також наданих податкових відрахування і податки, які були утримані. Як правило, довідка складається за звітний рік, півроку. Однак її можна отримати за будь-який необхідний період.

Інформація, яка міститься в довідці, може відрізнятися і залежати від того, хто цю довідку отримує безпосередньо сам працівник або ИФНС.

Форма довідки про доходи фізичної особи має затверджений Федеральної податкової службою зразок. Тим не менш, рекомендується попередньо ознайомитися з поточною, чинною редакцією наказу для того, щоб переконатися в актуальності бланка і не заповнювати його застарілий зразок.

Відомості, обов’язкові до відображення в довідці про доходи

Довідка 2-ПДФО видається працівнику організацією, яка є його роботодавцем.

Виділяють два основних типи довідки, що залежать від мети:

1. Для подання фізичній особі (є справжнім або вже звільненим працівником підприємства). Видається на вимогу.

2. Для подання в ИФНС в порядку обов’язкової звітності.

У довідці про доходи фізичних осіб, яка видається працівникові, мають міститися такі дані:

Загальні дані про підприємство, выдающем довідку. Включає в себе найменування організації з індивідуальним номером платника податків та код постановки на облік.
Загальні відомості про одержувача довідки.
Щомісячний сумарний дохід, що обкладається податком на дохід фізичної особи.
Типи податкових вирахувань.
Підсумкові дані по сумі доходів за період, а також за сумою сплачених податків і наданих відрахувань.

Довідка для звітності

Довідка може бути представлена підприємством для наступних типів звітності податкової служби:

1. По всім фізичним особам, які отримали дохід від даної організації за минулий звітний період (відображається у бланку як ознака № 1).

2. По всім фізичним особам, з доходу яких підприємство не справило утримання податку на дохід фізичної особи, який відображається в бланку як ознака № 2).

При заповненні довідки про доходи фізичної особи за ознакою № 1 повинні міститися такі дані:

Загальні дані про підприємство, выдающем довідку: найменування, індивідуальний номер платника податків, код причини постановки на податковий облік.
Загальні відомості про особу, якій довідка надається.
Щомісячний сумарний дохід, що обкладається податком на дохід фізичної особи.
Податкові відрахування.
Повні суми доходів за звітний період, сумарні дані по податках і відрахуванню.

Довідка з ознакою № 2

При поданні податкової довідки про доходи фізичної особи за ознакою № 2 повинна бути відображена наступна інформація:

Загальні відомості про підприємство, выдающем довідку: найменування з індивідуальним номером платника податків та кодом, який позначає причину взяття підприємства на податковий облік.
Загальні відомості про особу, якій довідка надається.
Загальний сумарний дохід, з якого не було вироблено утримання податку на дохід фізичної особи.
Сума податку, який не був утриманий.

Де може бути затребувана така форма?

Довідка 2-ПДФО про доходи фізичної особи може знадобитися фізичній особі, який числиться в штаті підприємства, у наступних випадках:

1. При проходженні процедури оформлення позики в банку.

2. При підготовці до складання та оформлення податкових вирахувань у Федеральній податковій службі.

3. При оформленні пенсії в Пенсійному фонді Російської Федерації.

4. При оформленні соціальних допомог шляхом подачі відповідної заяви в органи соціального захисту.

5. В ході судового розгляду, що стосується трудових питань, або при визначенні суми аліментів.

6. Коли подається в ИФНС податкова декларація (форми 3-ПДФО; потрібно в якості документа, що підтверджує дохід).

7. При проходженні процедури оформлення опікунства.

8. При проходженні процедури оформлення візи.

Безпосередньо в ИФНС довідку підприємство подає в обов’язковому порядку. Вона надається для загального моніторингу податків на дохід фізичної особи, а також для контролю за порушеннями, які можуть спричинити перевірку на підприємстві.

Особливості та порядок подання довідки 2-ПДФО

Подання копій довідки про доходи фізичних осіб є незаконним. Тому вона видається тільки в оригінальному вигляді. Видача може проводитися не лише співробітникові, який є громадянином РФ, але й іноземному громадянину на його вимогу.

Правила подання довідки фізичним особам

1. Законодавчою базою служать для видачі Трудовий і Податковий кодекс РФ.

2. Підставою для видачі довідки може служити письмова заява від працівника (може бути оформлено у вільній формі).

3. Термін, протягом якого має бути видана дана папір, не повинен перевищувати трьох днів після дати написання заяви з проханням про видачу.

4. Довідка повинна бути видана в тій кількості примірників, яка запросить співробітник.

5. Вона може бути представлена або особисто в руки співробітникові або за допомогою поштового пересилання за місцем проживання. Екземпляри, які представлені в електронному вигляді, а також примірники, на яких не стоїть печатка організації і підпис уповноваженої особи, є недійсними.

Заповнюється довідка про доходи фізичної особи за зразком, який є в організації.

Правила подання довідки при звітуванні перед інспекцією ФНС

У разі надання довідки з ознакою № 1 повинні дотримуватися такі правила:

Законодавчим підґрунтям є другий пункт статті 230 НК РФ.
Підставою для подання є вимога законодавством. Причому має обов’язковий порядок.
Терміни подання: до початку другого кварталу року, наступного за звітним (тобто до 1 квітня).
Довідка про доходи фізичної особи (зразок заповнення представлений вище) повинна представлятися у кількості одного екземпляра на кожного співробітника організації.

Можливі наступні способи подання:

Особисто представником організації.
Шляхом поштового пересилання.
За допомогою мережі Інтернет або на електронному носії. В даному випадку обов’язково наявність електронного підпису організації. Супроводжується наданням пояснювального реєстру в кількості двох штук.

У разі подання довідки про доходи фізичних осіб за ознакою № 2 повинні дотримуватися такі правила:

Законодавчим підґрунтям є п’ятий пункт статті № 226 НК РФ.
Підставою для подання є вимога законодавством. Причому має обов’язковий порядок.
Терміни подання: до закінчення першого місяця, наступного за звітним роком, в якому виплати проводилися без утримання податку на дохід фізичної особи (тобто до 31 січня).
Повинна надається в подвійному екземплярі для кожного співробітника. Один призначений безпосередньо для інспекції ФНС, другий – для співробітника підприємства.

Можливі наступні способи надання:

Особисто представником організації.
Шляхом поштового пересилання.
За допомогою мережі Інтернет або на електронному носії. В даному випадку обов’язково наявність електронного підпису організації.
Для фізичної особи – небудь особисто в руки або шляхом поштового пересилання.

Можлива відповідальність за ухилення від подання довідки 2-ПДФО

У тому випадку, якщо підприємство ухиляється від подання довідки про суми доходу виплачених фізичній особі на вимогу співробітника або ж допускає порушення при видачі довідки, то такі дії можуть бути розцінені з двох позицій, кожна з який тягне за собою настання відповідальності адміністративного характеру:

1. Невидача довідки (регламентується третім пунктом статті 230 Податкового кодексу і статтею 62 Трудового кодексу РФ). В цьому випадку, відповідно до Кодексу про адміністративні правопорушення, можливе застосування таких запобіжних заходів:

Може бути накладено адміністративний штраф на посадову особу, відповідальну за видачу довідок. Складає від 1 тисячі рублів до 5 тисяч рублів.
Може бути накладено адміністративний штраф безпосередньо на організацію. Становить від 30 тисяч рублів до 50 тисяч рублів.
Заморожування діяльності організації строком до трьох місяців.

2. Відмова від видачі довідки. У відповідності з Кодексом про адміністративні правопорушення може бути накладено адміністративний штраф на посадову особу, відповідальну за видачу довідок, у розмірі від 1 тисячі рублів до 3 тисяч рублів.

Довідка річного звіту для ИФНС

У разі якщо говорити про подання зведеної довідки про доходи фізичних осіб у розрізі подання річної звітності до органів ИФНС, то можна диференціювати два випадки:

1. Затримка подачі (прострочення). По кожній довідці, несвоєчасно зданої, накладається на підприємство штраф у розмірі двохсот карбованців (згідно з першим пунктом статті 126 Податкового кодексу РФ).

2. Дії по непредставлению довідок, запитаних ИФНС, або ж свідоме спотворення інформації, що міститься в них (другий пункт статті № 126 НК РФ). При виявленні подібних дій законодавства передбачається накладення штрафу у розмірі, що не перевищує 10 тисяч рублів, також може спричинити адміністративне покарання у вигляді штрафу на посадову особу в розмірі від 300 до 500 рублів.