Документування аудиту підприємства. Аудиторський висновок

Документування аудиту дозволяє сформувати базу, на підставі якої роблять висновки про коректність проведеної процедури і достатності, професійності, точності дій аудиторів, які реалізовували захід. З паперів, оформлених в ході проведення аудиту, можна одержати необхідний обсяг даних для проведення аналізу аудиторських дій і їх оцінки.

Документування аудиту дозволяє встановити контроль над контролем незалежно від того, чи була організована внутрішня перевірка чи притягувалася стороння організація. Якщо конфліктна ситуація дійшла до суду, саме паперу, сформовані в ході проведення аудиту, допоможуть відстояти свою позицію в державній інстанції, навіть якщо клієнт переконаний, ніби послуга була надана недостатньо якісно.

Документування: аудит і папери

Нехтувати оформленням офіційних паперів неприпустимо. Одна з основних завдань фахівця з аудиту – ретельне оформлення в установленому порядку інформації, хоч скільки-небудь важливої для укладання, а також такої, яку можна використовувати для доведення своєї позиції. Крім того, потрібно пам’ятати, що для проведення аудиторської перевірки введені федеральні стандарти, відповідати яким необхідно в обов’язковому порядку. Правильне і коректне документування аудиту, робочі документи аудитора будуть служити доказом дотримання встановлених на державному рівні правил, що допоможе відстояти свої інтереси у випадку виникнення конфлікту з замовником.

Під документацією прийнято розуміти такі матеріали, документи, що формуються в ході перевірки, над якими працював аудитор. Сюди ж відносять дані, надані замовником аудитору, збережені фахівцем, так як того вимагають умови перевірки. В цьому аспекті документування аудиту малого підприємства має ті ж вимоги, як і робота з компанією середнього і великого розміру.

Нехтувати неприпустимо!

Чому організація проведення аудиту завжди включає в себе планування роботи з величезною кількістю офіційних паперів? Є декілька причин такого документообігу та офіціозу, прийнятим серед фахівців і фірм, які організовують перевірки.

Якщо аудитор може надати план аудиту і робочу документацію, на підставі якої було зроблено остаточний висновок, це означає, що перевірка проводилась якісно і повноцінно. А от у випадку, коли ніякої робочої документації в ході аудиту сформовано не було, говорять, що перевірка була «липова». Можна сміливо припустити, що аудиторський висновок зроблено буквально на порожньому місці. Якщо таку позицію вдасться довести в суді, компанія позбудеться ліцензії на аудиторську діяльність.

Важливі аспекти

Зазначений привід – не єдиний, що змушує ретельно, уважно ставитися до питання документування аудиту. Так, саме наявність офіційних паперів дає можливість проконтролювати, наскільки ефективно, якісно виконав свої завдання відповідальний за аудит співробітник. Начальство може стежити за виконанням роботи і вживати заходів залежно від показників.

Якщо економічний суб’єкт виявився незадоволений аудиторським висновком, сформована в робочому процесі документація може виявитися ключовим чинником, який допомагає відстояти свою позицію. У деяких випадках достатньо пред’явити ці документи, щоб аргументувати висновки, в інших доведеться доводити свою правоту в суді. При цьому потрібно пам’ятати, що суд – досить-таки бюрократичная інстанція, приділяє чимало уваги тому, своєчасно, правильно були оформлені всі папери. Тобто план аудиту та інші документи можуть стати вирішальним аспектом, що доводить правоту перевіряє компанії.

На що ще звернути увагу?

Стандарти аудиторської діяльності, документування аудиту були придумані не випадково. Саме ретельний, уважний, прискіпливий підхід до оформлення паперів дозволяє домогтися найбільшої оптимізації робочого процесу, тобто звести до мінімуму зусилля, час персоналу, що витрачаються на проведення запланованих заходів. Якщо документи стандартизовані, оформляються систематично, без пропусків важливих моментів, тоді аудитор може швидко обробити всю інформацію в них, проаналізувати її і видати точний, достовірний результат.

При цьому в аудитора є право в кожному конкретному випадку вирішувати, який саме обсяг документації робочого процесу необхідний, а що стане зайвою тратою часу. При цьому враховуються стандарти документування аудиту, але ключовим буде професійну думку, «чуття». Перевіряючий в ході робочого процесу розглядає величезну кількість запитань, і за правилами немає необхідності відображати у документації кожен з них. Документування здійснюється тільки важливих, значущих аспектів.

Офіційна позиція

Вперше критерії аудиту були сформульовані в 2006 році, коли набули чинності міжнародні стандарти проведення перевірок. Вже тоді було зазначено, що документування аудиту проводиться, щоб думка аудитора було виражено належним чином, а також щоб мати докази проведення перевірки в відповідності з міжнародними стандартами, чинними законами та вимогами. Самі вимоги в оновленому стандарті були переглянуті у бік посилювання. Як пояснили автори нововведень, зроблено це було заради підвищення якості проведених перевірок.

Крім основної мети, тобто підвищення якості, оновлення вимог переслідували і ряд додаткових, досягнення яких здавалося можливим через поліпшення системи документообігу при перевірках. Зокрема, аудитори отримали можливість в повній мірі нести відповідальність за виконувані завдання, усвідомлювати це, а також доводити свою позицію при незгоді представника замовника. Оскільки документування здійснюється на всіх етапах виконання робіт, то і звіти, що формуються в ході процесу, достатньо повні і дають уявлення про ступінь виконання завдань, що важливо як для поточної перевірки, так і для накопичення досвіду, корисного в майбутньому. Якщо команда аудиторів має можливість співпрацювати з більш досвідченим фахівцем цієї галузі, то саме через документи, що формуються в ході робочого процесу, вона отримує якісну сторонню оцінку виконаного нею завдання.

Робочі аспекти

Якщо звернутися до офіційних рекомендацій про те, в якому вигляді, формат вести аудиторську документацію, яка відображає робочий процес, можна зустріти наполегливі поради виключати зайві папери з архівів. Зокрема, немає потреби зберігати проекти, які в ході роботи були замінені на більш досконалі, не потрібно зберігати копії звітів, згодом перероблені, переформульовані. Висновки, записи, які не містять корисних даних, що включають в себе попередні висновки, також виключаються з архівів. Не потрібно зберігати документи, які в майбутньому виправлялися, а також додаткові копії.

Підготовка документів, пов’язаних з аудиторською перевіркою, – не найпростіше завдання, тому довіряти її рекомендовано досвідченим аудиторам, які мають уявлення про правила документообігу і діловодства. При цьому папери формуються таким чином, щоб навіть той фахівець, який безпосередньо у перевірці не брав участь, вже з документації зміг зробити висновки про особливості заходу. Повинні бути очевидні обсяги виконаних робіт, їх характер і витрачений на це час. Обов’язково відображаються результати, докази, висновки, проведені заради їх отримання процедури. Важливим вважається фіксувати значимі аспекти, що проявилися в ході перевірки, а також отримані при їх вивченні результати.

Максимум уваги всього важливого

Коректно, професійно складена документація обов’язково включає такий обсяг інформації, з якого можна сформувати чіткий план перевірки, проконтролювати виконання робочих завдань та скласти висновок, що відображає реальний стан справ в досліджуваному економічному суб’єкті. Документація повинна включати в себе інформацію, очевидно підтверджує, що аудит був реалізований з урахуванням законів, вимог, нормативних, правових актів, які регулюють цю сферу надання послуг в нашій країні.

Аудит: справа тонка

Одна з важливих завдань аудитора, відповідального за документаційне забезпечення робочого процесу, полягає не тільки в повному забезпеченні аудиту офіційними паперами, але і організації цього у встановлені терміни, без запізнень. Як тільки починається конкретний етап роботи, для нього готується документ, що відображає всі дані з цього кроку. При цьому документацію, що описує етап, можна розділити на три групи: формовану в початку робіт, в процесі, в кінці кроку перевірки. На момент отримання замовником аудиторського висновку всі документи по всіх етапах повинні бути готові, оформлені за чинними в державі правилами документообігу.

Важливо чи ні?

З стандартів випливає, що значущими є тільки такі дані, які були задокументовані у встановленому порядку. Інформація, передана усно аудитором замовнику, не є підтвердження того, що замовлення було виконано. Усні висновки не можуть бути аудиторським висновком. У той же час допускається саме усно давати пояснення, роз’яснення даних, зазначених у письмовому висновку.

Робоча документація містить дані, що класифікуються як свідоцтва. Саме їх вважають первинними джерелами інформації, на підставі якої формується висновок. Такі свідчення можна використовувати, формуючи податкові декларації, а також при оформленні інших паперів у різноманітних інстанціях.

Фіксуємо всі!

Коли аудитор оформляє документацію, що описує робочий процес, його завдання – детально описати всі значущі аспекти. При характеристиці процедур фахівець прописує їх характер, виділені на виконання тимчасові границі, масштаб виконаного, дані про те, хто саме працював над завданням. У той же час передбачається, що вищі посади контролюють робочий процес на кожному кроці, і докази цього факту вписувати де попало не потрібно.

Правильний підхід до персоналу – запорука успіху

Ведення документації, що описує процес перевірки економічного суб’єкта, стартує в той момент, коли представник замовника направляє лист-заявку на адресу аудиторської компанії. Фірма-підрядник призначає відповідального аудитора, який буде провідним фахівцем з цієї задачі. Саме його зона відповідальності – документування аудиту в рамках співпраці з заданим клієнтом. Безпосередньо виконувати роботу зазвичай надають асистентам провідного аудитора, який відповідає лише за контроль над співробітниками. Але таку схему попередньо погоджують з керівним складом, отримують на неї дозвіл. Особливий підхід практикують, якщо аудиторська компанія має великий обсяг замовлень, що приводить до підвищеної завантаженості провідних фахівців. У такій ситуації довірити роботу асистентам можна лише при наявності достовірної інформації про їх високому рівні професіоналізму.