Для чого складається акт звірки, і яка його роль

У процесі ведення господарської діяльності досить часто виникають ситуації, коли контрагентам потрібне проведення звірки розрахунків за договірними зобов’язаннями. Крім контрольної функції, така операція може стати важливим аргументом при відстоюванні прав кредитора.

З допомогою якого документа оформляється звірка платежів

Перевірку розрахунків можна проводити за певним договором або за всіма зобов’язаннями в комплексі. Звірка взаємних платежів призначається за необхідності, обов’язки регулярного проведення таких перевірок законодавством не встановлено. Але, незважаючи на це, такі звірки дуже потрібні і важливі для ведення комерційної діяльності.

Акт звірки, який оформляється за результатами перевірки, є важливим документом, який має широке застосування. Такий документ попереджає появу помилок в бухгалтерському обліку та наочно демонструє боргові зобов’язання партнерів.

В обліку не затверджена уніфікована форма такого документа, тому компанії складають розрахунковий реєстру в довільній формі, але при цьому дотримується правило обов’язкових реквізитів.

Для того щоб інформація була відображена максимально зрозуміло, необхідно внести в акт звірки розрахунків наступні константи:

• Найменування організації.
• Період проведення звірки.
• Реквізити контрагента, з яким проводиться перевірка.

У табличній частині документа платежі повинні розташовуватися в розрізі укладених договорів і дат оплати виставлених рахунків. У рядках можуть бути прописані номери накладних, платіжних доручень, актів і рахунків. Всі внесені оплати підсумовуються в підсумкове значення. В підтвердження правильності заповнення документа акт візується обома сторонами. Внизу обов’язково ставиться печатка.

У разі незгоди однієї із сторін акт не підписується до тих пір, поки не будуть виправлені неточності. Або незгідний партнер вносить у своїй частині документа ті цифри, які вважає правильними. Утворилася різниця між двома табличними реєстрами може стати предметом спору і виправдання в суді.

Відсутність того чи іншого реквізиту не робить документ недійсним. Винятком є лише підписи сторін, які закріплюють фінансову позицію кожного учасника угоди.

Акт звірки необхідно складати в двох примірниках. Підписувати документ має право головний бухгалтер або директор компанії. Але якщо така папір буде фігурувати в суді, вона повинна бути обов’язково завізований саме керівником.

На підставі акта може бути встановлений строк давності простроченої заборгованості

Досить часто в бухгалтерській практиці виникають борги, строк сплати яких давно минув. Такі суми прийнято вважати безнадійними. Для відображення реальної картини дебіторської заборгованості ці зобов’язання списуються після закінчення терміну давності.

За допомогою акту звірки можна зафіксувати дату початку відліку трирічного періоду. Знову підписаний акт звірки перериває попередній термін давності, і відлік починається знову. Цією дією боржник підтверджує своє зобов’язання перед партнером.

Некоректно заповнений акт звірки в суді не допоможе

Якщо акт був заповнений неправильно, то він не зможе захистити права боржника або кредитора в суді. Наприклад, відсутність відомостей про виникнення боргу стане для відповідача підставою про невизнання зобов’язання. Крім того, всі відомості, які заносяться до реєстру, повинні бути підтверджені первинними документами.

Звірка податкових платежів

Для того щоб уникнути проблем при спілкуванні з податковою, рекомендується проводити регулярне звіряння податкових відрахувань. Акт звірки з податковою бажано замовляти не рідше одного разу на рік. Такий документ також стане в нагоді для отримання довідки про відсутність заборгованості, яка надається на вимогу.

В даний час акт звірки податків можна замовити по електронних каналах зв’язку. Для цього потрібно надіслати запит через спеціалізованого оператора і завірити документ електронно-цифровим підписом. Також замовити акт можна особисто, але для цього знадобиться лист-запит з реквізитами компанії.

У табличній частині акта відображаються не тільки суми перерахованих платежів, але і сума штрафних санкцій, нарахована у разі прострочення податкового платежу.