Де і як отримати ключ електронного підпису: покрокова інструкція та рекомендації

Віктор Кузьмін
1 minute

Багато з тих, хто постійно взаємодіє з електронним документообігом, напевно стикалися з таким поняттям, як електронний підпис. Проте для більшості людей цей термін залишається незнайомим, але ті, хто встиг спробувати цей інструмент, не розчарувалися. Якщо говорити простою мовою, електронний підпис – це аналог підпису від руки. Найчастіше такий спосіб використовують при роботі з електронними документами, в незалежності від сфери діяльності. Давайте докладніше розглянемо, що це таке, для чого застосовується і як отримати ключ електронного підпису.

Для чого потрібна електронний підпис

У людей, які ще не встигли познайомитися з даними інструментом, виникають логічні запитання про те, для чого взагалі потрібна ЕЦП, коли можна просто роздрукувати документ на принтері, завізувати його і поставити звичну друк?

Так от, є цілий ряд причин, за яких електронний підпис має більшу цінність, ніж реальна. Розглянемо їх докладніше:

1. Електронний документообіг. В умовах сучасної комп’ютеризації пропадає необхідність зберігати документи у паперовому вигляді, так як це робилося раніше. Зараз всі державні організації визнають юридичну силу і зручність електронних документів з кількох причин:

  • вони не займають простір;
  • надійно зберігаються;
  • процес обміну інформацією дуже спрощується та інше.

При міжкорпоративному обороті документами електронний підпис і зовсім не має аналогів, так як повністю вирішує питання поїздок з метою підписання документації в дочірніх фірмах. Доступ з комп’ютера до документів об’єднаних компаній забезпечується за рахунок ЕП, яка є гарантією автентичності, а також полегшує спілкування керівників.

2. Звітність. Документація, підкріплена електронним підписом, має юридичну силу, а значить не потрібно відправляти кур’єра або відвозити документи самостійно, потрібно просто відкрити документ з звітом, закріпити ЕЦП і відправити його адресату електронною поштою. Всі дії віднімуть всього кілька хвилин.

3. Державні послуги. Основна перевага – не треба витрачати час на довгі черги. Фізична особа може просто вписати електронний підпис на універсальну електронну карту (УЕК), на якій вже є всі важливі дані.

4. Онлайн-торги. У цій ситуації ЕЦП гарантує, що у торгах приймає участь справжній чоловік, який несе матеріальне зобов’язання за недотримання умов договору.

5. Арбітражний суд. Електронні документи, підкріплені ЕП, визнаються повноцінними доказами.

6. Передача документації. Особливо корисний такий варіант юридичним особам, тому що дає право:

  • Вводити електронну звітність компанії, здійснюючи таким чином, обмін документами між відділами, структурами і іншими містами.
  • Складати і підписувати угоди, що мають юридичну силу з партнерами з інших міст і країн.
  • Надавати при судових розглядах докази в електронному вигляді, без особистої присутності.
  • Відправляти звітність у державні органи, не виходячи з кабінету.
  • Отримувати послуги від держави, підтвердивши на них право електронним документом.

Керівники організацій з вбудованою системою електронного документообігу назавжди позбуваються питань по обробці і збереження папок з важливими паперами. Думаєте над тим, як же тепер олучить сертифікат ключа електронного підпису? Відповідь на це та багато інших актуальних вопрося ви знайдете нижче.

Як це працює?

Кваліфікований вид електронного ключа є найпоширенішим, оскільки принцип його роботи простий – ЕЦП реєструється в Засвідчувальному центрі, де зберігається його електронна копія.

Не знаєте, як отримати сертифікат ключа перевірки електронного підпису? Партнерам розсилається копія, а доступ до оригінального сертифікату ключа є виключно в компанії-власника.

Отримавши електронний ключ, власник встановлює на комп’ютер спеціальну програму, яка генерує підпис, що представляє собою блок з наступними даними:

  • Дата підписання документа.
  • Інформація про особу, поставившем підпис.
  • Ідентифікатор ключа.

Партнери після отримання документації, повинні отримати кваліфікований сертифікат ключа перевірки електронного підпису для проведення процесу дешифрування, тобто контролю справжності. Сертифікат цифрового підпису дійсний протягом одного року і зберігає в собі наступні відомості:

  • Номерний знак.
  • Термін дії.
  • Інформація про реєстрацію в Засвідчувальному центрі (УЦ).
  • Дані про користувача і УЦ, де був виготовлений.
  • Список галузей, де можна використовувати.
  • Гарантія автентичності.

Підробити цифровий підпис практично неможливо, з цієї причини страхувати її від фальсифікації нереально. Всі процеси з застосуванням ключів здійснюються виключно всередині програми, чий оригінальний інтерфейс допомагає у здійснення електронного документообігу.

Порядок отримання ЕЦП. Покрокова інструкція

Вивчивши всі переваги ЕЦП, ви прийняли рішення отримати її. Чудово! Але тут постає питання, як отримати ключ електронного підпису? Відповідь на нього знаходиться у розгорнутій покрокової інструкції, представленої нижче.

  • Вибір типу ЕЦП.
  • Підбір засвідчує організації.
  • Оформлення заяви на виготовлення електронного підпису.
  • Оплата за рахунком, після того як заявка буде підтверджена.
  • Підготовка набору документів.
  • Отримання цифрового підпису. В засвідчує центр потрібно з’явитися з оригіналами документів (або ксерокопіями, засвідченими нотаріусом), які потрібні для оформлення ЕЦП, з квитанцією про оплату за рахунком, крім того, юридичним особам і ІП слід мати при собі печатку.

    • Процес отримання сам по собі дуже простий, однак, в деяких ситуаціях в отриманні електронного підпису можуть відмовити, наприклад, заява вказані помилкові дані або наданий неповний пакет документів. У таких випадках слід виправити помилки і подати заявку повторно.

    Далі, розглянемо кожен пункт докладніше.

    Крок 1. Вибір виду ЕЦП

    Не знаєте, як отримати ключ некваліфікованої електронного підпису? Насамперед слід розібратися із видами цифрових підписів, яких у відповідності з федеральним законом декілька:

  • Проста. В ній містяться відомості про власника підпису, для того щоб одержувач документації зміг зрозуміти, хто значиться відправником. Такий підпис не має захисту від підробок.
  • Посилена. Вона також поділяється на підвиди:
    • Некваліфікована – містить дані не тільки про відправника, але і про поправки, внесені після підписання.
    • Кваліфікована – найнадійніший вид підпису. Вона має високу захист, а також володіє юридичною силою, на 100 % відповідає підпису від руки. Видається кваліфікована підпис виключно в організаціях, акредитованих ФСБ.

    Більшість замовників оформляють заявку на кваліфіковану підпис, що цілком зрозуміло, оскільки за електронним підписом ведуть полювання аферисти різних категорій, як і за іншими ключами, які забезпечують доступ до персональних даних і операцій, пов’язаних з фінансами.

    Крок 2. Засвідчувальний центр

    Не знаєте, де отримати ключ електронного підпису? В засвідчувальному центрі, це установа, що займається виготовленням та видачею електронних цифрових підписів. Зараз на території Росії працює більше сотні подібних центрів.

    Крок 3. Оформлення заяви

    Після вибору виду підпису і засвідчує організації, саме час, щоб подати заявку. Не знаєте, як отримати ключ електронного підпису? Оформити заявку можна різними способами: особисто в представництві компанії або заповнивши її на сайті. При відправці заявки онлайн, документи відправляються в УЦ поштою або кур’єром при особистому візиті передаються разом із заявкою.

    Онлайн-заявка дозволить зберегти особистий час, до того ж вона містить мінімальну кількість інформації: ініціали, номер телефону для зв’язку та електронну адресу. Після відправлення протягом години на телефон надійде дзвінок від працівника засвідчувального центру, для уточнення введених даних. Під час розмови він зможе відповісти на всі ваші запитання і проконсультує про види електронно-цифрового підпису.

    Крок 4. Оплата

    Не знаєте, як отримати ключ електронного підпису? Спочатку потрібно оплатити рахунок, робиться це до отримання ЕЦП. Одразу після підтвердження замовлення та узгодження нюансів з клієнтом, на його ім’я виставляється рахунок. Вартість цифрового підпису розрізняється, залежить від обраної організації, області проживання та різновиди підпису. Вартість включає:

    • Формування сертифіката ключа підпису.
    • Програмне забезпечення, яке потрібне для формування підпису та відправлення документації.
    • Технічна підтримка.

    Вартість цифрового підпису починається від 1500 рублів, середня коливається від 5 до 7 тисяч рублів. При замовленні великої кількості підписів, наприклад, на всю організацію, мінімальна вартість може бути нижче.

    Крок 5. Підготовка документації

    Не знаєте, як отримати ключ електронного підпису для ІП? Перелік документів для різної категорії громадян істотно розрізняється: фізична особа, юридична особа або індивідуальний підприємець, отже, будемо розбирати пакет документів, необхідних для отримання ЕЦП окремо для кожної групи.

    Юридичні особи

    • Оригінал паспорта генерального директора.
    • Ксерокопія 2 і 3 сторінки в 1 примірнику.
    • Свідоцтво ОГРН.
    • Документи про заснування організації (Статут або установча угода).
    • ІПН.
    • СНІЛС.
    • Заяву на виготовлення ЕЦП.
    • Виписка з єдиного державного реєстру юридичних осіб (на бланку обов’язково має бути печатка ФНС, а також підпис, прізвище й посада співробітника відомства).

    Індивідуальні підприємці

    Для того щоб отримати ключ електронного підпису для податкової, ПІДПРИЄМЕЦЬ повинен надати наступний набір документів:

    • Оригінал паспорта.
    • Копія 2 і 3 листа в паспорті – 1 примірник.
    • Ксерокопія документа про державну реєстрацію фізичної особи як ІП – 1 примірник.
    • СНІЛС.
    • Ксерокопія документа про постановці на облік у податковій організації – 1 примірник.
    • Виписка з ЕГРІП, завірена нотаріусом (термін видачі не повинен перевищувати 30 днів).
    • Заяву на виготовлення ЕЦП.
    • Заявка на приєднання до Регламенту Засвідчувального центру.
    • Згода на обробку особистої інформації заявника.

    При наявності довіреності та паспорта, цифровий підпис індивідуального підприємця може забрати його довірена особа.

    Фізичні особи

    Як отримати ключ електронного підпису для податкової фізичній особі? В першу чергу йдуть підготувати наступні документи:

    • Паспорт громадянина.
    • ІПН.
    • СНІЛС.
    • Заяву на виготовлення електронного підпису.

    Крок 6. Отримання цифрового підпису: фінальний етап

    І, нарешті, підходимо до останнього питання: де отримати ключ електронного підпису для держпослуг і інших сервісів? Зробити це можна в спеціальних пунктах видачі, розташованих по всій території Росії. Докладні відомості про засвідчують центрах розташована на офіційному сайті організації, в спеціальному розділі. В основному термін отримання цифрового підпису не перевищує трьох днів.

    Можливо зволікання з боку заявника, з причини несвоєчасної оплати рахунку або допущених помилок у документації.

    Важливо! приділіть велику увагу виписки з єдиного державного реєстру юридичних і фізичних осіб, так як процес підготовки документа займає 5 робочих днів!

    Тепер ви знаєте, де і як отримати ключ електронного підпису. Процес оформлення досить простий, і при правильній підготовці він займе зовсім небагато часу.