Де і як отримати ключ електронного підпису: покрокова інструкція та рекомендації

Багато з тих, хто постійно взаємодіє з електронним документообігом, напевно стикалися з таким поняттям, як електронний підпис. Проте для більшості людей цей термін залишається незнайомим, але ті, хто встиг спробувати цей інструмент, не розчарувалися. Якщо говорити простою мовою, електронний підпис – це аналог підпису від руки. Найчастіше такий спосіб використовують при роботі з електронними документами, в незалежності від сфери діяльності. Давайте докладніше розглянемо, що це таке, для чого застосовується і як отримати ключ електронного підпису.

Для чого потрібна електронний підпис

У людей, які ще не встигли познайомитися з даними інструментом, виникають логічні запитання про те, для чого взагалі потрібна ЕЦП, коли можна просто роздрукувати документ на принтері, завізувати його і поставити звичну друк?

Так от, є цілий ряд причин, за яких електронний підпис має більшу цінність, ніж реальна. Розглянемо їх докладніше:

1. Електронний документообіг. В умовах сучасної комп’ютеризації пропадає необхідність зберігати документи у паперовому вигляді, так як це робилося раніше. Зараз всі державні організації визнають юридичну силу і зручність електронних документів з кількох причин:

• вони не займають простір;
• надійно зберігаються;
• процес обміну інформацією дуже спрощується та інше.

При міжкорпоративному обороті документами електронний підпис і зовсім не має аналогів, так як повністю вирішує питання поїздок з метою підписання документації в дочірніх фірмах. Доступ з комп’ютера до документів об’єднаних компаній забезпечується за рахунок ЕП, яка є гарантією автентичності, а також полегшує спілкування керівників.

2. Звітність. Документація, підкріплена електронним підписом, має юридичну силу, а значить не потрібно відправляти кур’єра або відвозити документи самостійно, потрібно просто відкрити документ з звітом, закріпити ЕЦП і відправити його адресату електронною поштою. Всі дії віднімуть всього кілька хвилин.

3. Державні послуги. Основна перевага – не треба витрачати час на довгі черги. Фізична особа може просто вписати електронний підпис на універсальну електронну карту (УЕК), на якій вже є всі важливі дані.

4. Онлайн-торги. У цій ситуації ЕЦП гарантує, що у торгах приймає участь справжній чоловік, який несе матеріальне зобов’язання за недотримання умов договору.

5. Арбітражний суд. Електронні документи, підкріплені ЕП, визнаються повноцінними доказами.

6. Передача документації. Особливо корисний такий варіант юридичним особам, тому що дає право:

• Вводити електронну звітність компанії, здійснюючи таким чином, обмін документами між відділами, структурами і іншими містами.
• Складати і підписувати угоди, що мають юридичну силу з партнерами з інших міст і країн.
• Надавати при судових розглядах докази в електронному вигляді, без особистої присутності.
• Відправляти звітність у державні органи, не виходячи з кабінету.
• Отримувати послуги від держави, підтвердивши на них право електронним документом.

Керівники організацій з вбудованою системою електронного документообігу назавжди позбуваються питань по обробці і збереження папок з важливими паперами. Думаєте над тим, як же тепер олучить сертифікат ключа електронного підпису? Відповідь на це та багато інших актуальних вопрося ви знайдете нижче.