Чим займається відділ логістики: служба логістики та її функції

Діяльність сучасних підприємств здійснюється в умовах безперервних дзвінків з боку зовнішнього світу. Жорстка конкурентна боротьба на ринку виробництва та надання послуг вимагає використання найбільш прогресивних методів роботи. Методи, процедури та підходи, що дозволяють швидко реагувати на нові фактори середовища, в останні роки стали відносити до засобів логістики. Про те, що таке логістика, які її основні види та особливості використання, чим займається відділ логістики на підприємстві, ми і поговоримо нижче.

Що означає логістика

Перші згадки цього терміну ставляться до Стародавньої Греції, де посади логістів ставилися до вищого адміністративного керівництва міст, а сам термін визначався мистецтвом проведення математичних розрахунків. У часи Римської імперії діяльність логістів пов’язувалася з розподілом продовольства. У двадцятому столітті найбільший розвиток ця сфера діяльності отримала у часи війни 1941-1945 років, коли завдяки прогресивних форм матеріально-технічного забезпечення військ були організовані своєчасні поставки продуктів, амуніції, зброї і техніки. Крім того, вперше був використаний метод контейнерних перевезень.

Наш час

Логістика активно розвивалася в другій половині 20-го століття, коли різке погіршення економіки у транснаціональних масштабах вимагає розробки нових підходів до її стабілізації. Закономірно, що логістика як координуючий комплекс підходів до матеріально-технічного забезпечення, виробництва, розподілу, транспортування, інфраструктури та комунікацій привернула увагу світових експертів.

Особливістю традиційних підприємств протягом десятиліть залишався принцип “автономізації”, при якому кожен елемент виробничої системи (служби, корпусу, цеху, дільниці) характеризувався певною відокремленістю у своїй роботі. Це призводило до зниження ефективності управління і вимагало додаткових зусиль і ресурсів на композицію їх діяльності, що приводить до спільної мети. Залежно від типу виробництва, обсягів і масштабів виробничої структури, втрати могли виражатися в значних цифрах.

Новизна логістичного підходу полягала в інтеграції різних підсистем промислових підприємств в загальну систему з наскрізним управлінням. При цьому знижувалися ризики традиційного дискретного управління. Загальна мета забезпечувалася наскрізним контролем на основі таких принципів.

Які бувають логістики

Область застосування стала визначати різні логістики:

• Закупівельну – контроль потоків в процесі забезпечення підприємства матеріальними ресурсами.
• Запасів – управління на всьому протязі ланцюжка постачання.
• Складування – управління рухом матеріальних ресурсів на території складського господарства.
• Розподільчу – забезпечення ефективного розподілу готової продукції або комплектуючих, які закуповує підприємство.
• Транспортну – управління переміщенням матеріальних предметів у виробництві (готової продукції, комплектуючих і ін) з однієї частини виробництва (цеху, дільниці) в інший за оптимальним маршрутом.
• Виробничу – управління процесами, які стосуються виготовлення або ремонту продукції.
• Інформаційну – контроль даних, супутніх матеріального потоку, забезпечення логістичної обробки інформації.
• Фінансову – управління грошовою масою, яка бере участь в організації логістичної системи.

Пізніше зростаюча складність управління різними потоками зажадала створення окремих структур для раціонального розподілу логістичних функцій. Так з’являється новий структурний підрозділ – відділ логістики.

Чим займається відділ логістики в організації

Для систематизації логістичних процесів у щоденній діяльності на багатьох підприємствах створюються самостійні служби – логістичні відділи. Вони можуть підпорядковуватися керівнику підприємства, так і проводити свою політику щодо процедур аутсорсингу, забезпечуючи певну незалежність і прозорість процесів. Служба повинна виконувати функцію наскрізного інтегрованого управління матеріальними потоками. Метою такої реорганізації підприємств є оптимізація витрат на етапах закупівлі, виробництва, розподілу та вдосконалення якості обслуговування замовників.

Основні завдання служби логістики

Щоб зрозуміти, чим займається відділ логістики, необхідно розглянути коло необхідних завдань, які стоять перед відділом.

Можна виділити такі ключові позиції:

• Формування, розвиток і постійне удосконалення логістичної системи.
• Розробка стратегії діяльності підприємства на основі логістичних принципів.
• Зовнішня і внутрішня інтеграції підприємства з метою підвищення ефективності потокових структур.
• Оперативне управління матеріальними та іншими потоками.
• Постійний реінжиніринг процесів.

Для створення ефективної служби управління необхідним завданням є підвищення продуктивності праці організаційної структури відділу. Для досягнення цих цілей і розуміння, чим займається відділ логістики, можна використовувати такі кроки:

• Визначити стратегічні цілі служби.
• Розробити детальний механізм придбання та використання ресурсів.
• Провести аналіз ринку і визначити його показники.
• Вибрати механізм комунікацій.
• Визначити процедури прийняття рішень керівником відділу.
• Поліпшити ступінь організаційної адаптації.

Логістичні процеси

За своєю спрямованістю процеси підрозділяються на зовнішні і внутрішні.

Внутрішня логістика займається питаннями управління виробництвом і його забезпеченням різними видами ресурсів. Картування виробничих операцій, впровадження системи загального контролю за обладнанням (ТРМ) і швидкого переналагодження устаткування (SMED), підвищення організаційного рівня цехів і дільниць (5S), використання потокового виробництва – це далеко не повний перелік методів виробничої логістики. Раціональний розподіл ресурсами базується на поширених системах Kanban, MRP та MRP-II, “ОТП”, основним завданням яких є планування і послідуючий контроль над виробничими ресурсами. Вивчення даних підходів дасть можливість початкуючому дослідникові детально розібратися в тому, чим займається відділ логістики.

Зовнішня логістика об’єднує різні функції з точки зору зберігання, розподілу та доставки замовлень споживача.

Структура відділу логістики

Коло вирішуваних виробничих завдань визначає, доцільно розбити відділ на кілька робочих груп або скомпонувати на основі проектної структури.

Тоді відповідь на питання про те, чим займається відділ логістики, буде міститися в тих конкретних функціях, які виконуються в рамках різних проектів.

Приблизний функціонал для різних груп наведено нижче.

Відділ закупівель матеріалів і запасних частин:

• Управління закупівлями.
• Складські операції.

Відділ виробничої логістики:

• Планування виробництва на основі оперативних, поточних та перспективних планів.
• Координація технологічних процесів.
• Впровадження прогресивних методів виробничої логістики.

Відділ управління запасами:

• Аудит і контроль запасів.
• Складання звітів поточної діяльності і прогнозування асортименту продукції.
• Розробка та застосування прогресивних методів управління запасами.

Відділ контролю та розподілу готових замовлень:

• Рекламна діяльність.
• Оформлення замовлень на готові вироби або послуги.
• Розробка оптимальних схем поставок замовникам.
• Сервісна служба.

В обов’язки відділу логістики також будуть входити поліпшення технологічних етапів обробки матеріальних потоків, комплексна механізація (автоматизація) процесів і ін

Організаційна структура служби

Посадова ієрархія в службі залежить від завдань, вирішенням яких займається відділ логістики, і показників самого підприємства (масштабів виробництва, специфіки діяльності). Приблизний штат співробітників може виглядати так:

• Начальник відділу – може поєднувати свої функції з начальником транспортного відділу. Основні обов’язки – контроль за виконанням загальної стратегії служби.
• Заступники начальника, керівники системних підрозділів (відділу закупівель, управління запасами та інших). Здійснюють контроль за виконанням тактичних і оперативних завдань.
• Основний штат фахівців – технологи, диспетчерський апарат, логісти з транспортування, розподілу, сервісного обслуговування, економісти та ін
• Додаткові працівники – наладчики, техніки, прибиральники.

Складське господарство

Розглянемо для прикладу, чим займається відділ складської логістики.

Основні завдання, які повинні вирішувати фахівці даного відділу, такі:

Посадова інструкція

Ефективне управління матеріальними потоками підприємства можливе при використанні всіх резервів управлінського персоналу. З цією метою розробляється посадова інструкція відділу логістики. В ній зазначаються функції, можливості, коло обов’язків і відповідальність керівників та службовців різного рангу. Інструкція відділу логістики, як правило, включає в себе відповіді на такі питання:

• Що фахівець повинен знати.
• Що зобов’язаний виконувати.
• На що має право.
• За що відповідає.

Інструкція відділу логістики буде складена за прийнятою формою для подібного роду документів.

Висновок

Створення нової управлінської структури є досить складною і трудомісткою завданням. Синхронізація отриманої служби з вже наявними, опрацювання обов’язків відділу логістики з метою відсутності дублювання управлінських функцій і поступовий вихід на ефективний рівень роботи займуть тривалий час. Однак в умовах постійних коливань міжнародного економічного курсу подібні зміни стають вкрай актуальними для будь-яких підприємств і організацій.