Універсальний передавальний документ (УПД): правила заповнення, застосування

В кінці 2013 року ФНС РФ, за погодженням з Мінфіном, випустила лист, в якому пропонувалося ввести УПД – універсальний передавальний документ. Як пояснювала податкова служба, використовувати його можна було вже з початку 2013-го. Вводився універсальний передавальний документ замість товарної накладної та рахунку-фактури. У ФЗ № 402 організаціям і підприємцям надано право самостійно розробляти первинні папери, які необхідні при роботі і використання яких буде найбільш зручним. Розглянемо, що собою представляє універсальний передавальний документ. Зразок паперу буде також представлений в статті.

Загальні відомості

ФНС пропонував у своєму листі поєднати рахунок-фактуру та бухгалтерський документ. Це нововведення стосується всіх господарюючих суб’єктів, у тому числі тих, хто працює за спрощеною системою оподаткування. Таким чином, підприємства можуть не тільки одержувати від контрагентів УПД. Універсальний передавальний документ компанії мають право виписувати самі. В даному випадку головною вимогою є дотримання всіх обов’язкових реквізитів, перелічених у п. 2, статті 9 ФЗ № 402.

Функції

Форма універсального передавального документа створена на основі рахунку-фактури. При цьому він переїхав у нову папір повністю і відділяється жирною рискою. Після цього вказуються відомості про дату відвантаження і приймання продукції, відповідальних особах. Це ті реквізити, які зазвичай присутні в таких паперах, як ОС-1, ТОРГ-12, М-15 і так далі. Застосування універсального передавального документа може здійснюватися двома способами. Це обумовлено тим, що в ньому присутні дані рахунок-фактури і первинної бухгалтерської папери.

Так, універсальний передавальний документ можна використовувати для підтвердження тільки переходу права власності або додатково для обчислення ПДВ. В залежності від цього будуть вказуватися ті або інші коди. У спеціальній графі у верхній частині зліва вказується статус універсального передавального документа. Це може бути код 2 або код 1. В останньому випадку папір виступає як рахунок-фактуру та акт, у другому – тільки як передавальний документ. При вказівці коду 1 допускається окреме оформлення рахунку-фактури. Власник майна самостійно вирішує, яку функцію виконуватиме універсальний передавальний документ.

Коли можна застосовувати папір підприємству на УСН?

Підприємці і компанії, що використовують спрощений спецрежим, не є платниками ПДВ. Це встановлено ст. 346.11 НК у п. 2 та п. 3. У цьому зв’язку УПД на послуги, товари, роботи виписувати при звичайних господарських операціях недоцільно. Це обумовлено тим, що у своїй діяльності “спрощенці”, як правило, використовують акт або накладну – один папір, що підтверджує факт переходу права власності та реалізацію. Форма таких документів не така об’ємна і є більш звичною в роботі. При бажанні, звісно, можна використати і нововведення.

Якщо підприємство вирішує використовувати універсальний передавальний документ, бланк повинен містити код 2. У деяких випадках підприємці і компанії йдуть назустріч цінних клієнтам і нараховують ПДВ при продажу. У цьому випадку контрагенти отримують продукцію з вхідним податком. У такій ситуації доцільніше використовувати універсальний передавальний документ. Коли можна застосовувати папір іншим особам? Використовувати її можуть посередники на ССО, які реалізують від свого імені продукцію/роботи з ПДВ. Це обумовлено тим, що такі агенти зобов’язані виписувати рахунки-фактури і накладні для покупців. У таких випадках у верхньому кутку ліворуч ставиться код 1.

Універсальний передавальний документ: заповнення

Таким чином, нова папір може поєднувати функції рахунка-фактури та акта про відвантаження. Але щоб це було реалізовано на практиці, необхідно правильно заповнити документ. В рахунках-фактурах присутні свої реквізити, а в актах – свої. І ці відомості відрізняються один від одного. Розглянемо ситуацію. Універсальний передавальний документ виконує одночасно 2 функції і має, відповідно, код 1.

В цьому випадку повинні бути присутніми відомості в рядках 1-7, графах 1-11. В п. 5 ст. 169 НК, а також в урядовій Постанові № 1137 встановлені правила, згідно з якими вносяться відомості в універсальний передавальний документ. Підписи головного бухгалтера і керівника або осіб, уповноважених ними, повинні бути в обов’язковому порядку. В іншому випадку папір не буде мати сили. Якщо в документі стоїть код 2, то в ньому слід вказати всі показники, які обов’язкові для будь-якої “первинки”. Ці реквізити перераховуються до ст. 9, п. 2 ФЗ № 402.

Важливий момент

При внесенні даних в універсальний передавальний документ з кодом 2 можна внести відомості і в інші, крім обов’язкових, рядки. Присутність інформації в них не буде вважатися помилкою. Навпаки, таким чином, буде повніше розкрито зміст господарської операції. Однак фахівці рекомендують з особливою увагою поставитися до таких випадках до граф 7 та 8. В них вказують податкову ставку ПДВ і суму відрахування. Якщо в цих рядках будуть присутні відомості, то підприємство на ССО можуть порахувати як платника зазначеного податку. Але закону такого обов’язку у суб’єкта немає. Щоб уникнути плутанини слід залишати ці рядки порожніми. Виняток становлять випадки, згадані вище, коли підприємство виконує прохання контрагента чи є посередником.

Обов’язкові реквізити

Щоб було зрозуміло, що і куди вписувати, цю інформацію доцільно уявити у виді таблиці.

Можливі труднощі

В бланк розглянутого документа, крім реквізитів, які є звичними для працівника, присутні і такі, які можуть викликати ряд запитань. Податкова служба в Додатку 3 до свого листа пояснює, яка інформація повинна бути в незнайомих рядках. Крім цього, ФНП роз’яснює, на що необхідно звертати увагу при заповненні вже відомих граф. Наприклад, питання можуть виникнути при оформленні рядків 3 “Відправник вантажу і його адреса” і 4 “Одержувач вантажу і його адреса”. Крім найменування та місця розташування зазначених суб’єктів, допускається доповнити відомості даними про ІПН і КПП.

Код товару/роботи

Він проставляється в графі Б. Цей реквізит не вважається обов’язковим. В даному випадку головне, щоб предмет операції був зрозумілий по рядку 1. Якщо ж підприємець вирішує заповнити цю рядок, то при продажу товару можна внести артикул виробів. Якщо ж мова про роботи, то вказується код КВЕД. Якщо інформація про послугу, то вписується вид з ОКУН. Ці дані згодом можуть допомогти при підрахунку доходів, якщо підприємство поєднує кілька спецрежимів або користується зниженими тарифами на страхові відрахування.

Рядок 10

В цій графі зазначається найменування посади особи, яка є відповідальною за здачу робіт або відвантаження товару. Тут також повинна стояти його підпис та Ф. В. О. При оформленні папери з кодом 1 в обов’язковому порядку вона завіряється керівником, бухгалтером або їх уповноваженими. Якщо роботу або товар здає один з них, то стор. 10 достатньо вписати тільки посаду і Ф. В. О. Повторно підпис ставити не обов’язково.

Дата здачі/відвантаження

Вона вказується в рядку 11. Згідно із загальним правилом, дата здачі/відвантаження збігається з числом, яке було оформлено відвантажувальний документ. В установленому порядку “первинка” складається у день здійснення операції. Але бувають випадки, коли документ оформляється в одну дату, а безпосередньо сама відвантаження з тих чи інших причин сталася в іншу. У цих ситуаціях, зрозуміло, числа будуть відрізнятися. В універсальному документі передбачена графа 11, в якій вказують реальну дату операції. Навіть якщо числа збігаються, рекомендується заповнити стор 11. Це запобіжить неузгоджене внесення змін до папір.

Інші дані про передачу/відвантаження

Ця інформація вказується в рядку 12. Тут можна навести посилання на відомості, супутні передачі/відвантаження. Наприклад, це можуть бути дані про сертифікати, паспорти, кількості і типах будь-яких інших документів, які виступають як невід’ємний додаток до УПД. Якщо передаються роботи, то окремо може приводитися звіт з докладним описом. Найчастіше працівники податкової інстанції вимагають у таких випадках детальної інформації.

Відповідальний за оформлення

У рядку 13 повинна бути вказана посада тієї особи, яка відповідає за правильність документування операції з боку підприємства. Тут же ставиться його прізвище та ініціали. В обов’язковому порядку він повинен розписатися, якщо його підпис стоїть вище у рядку відповідального за відвантаження або засвідчення рахунку-фактури.

Найменування упорядника

Воно вказується в графі 14. Тут вписується назва особи, яка склала документ. Це може бути організація, що здійснює ведення бухобліку у продавця згідно з договором. Рядок 14 допускається не заповнювати за умови, що в полі “М. П.” стоїть печатка із зазначенням найменування підприємства-упорядника.

Ймовірні складнощі у покупця

Деякі графи універсального документа можуть викликати питання у контрагента. Так, у рядку 15 він повинен вказати найменування посади особи, яке отримало вантаж або взяло роботи/послуги, його прізвище, ініціали. Тут же ставиться його підпис. У рядку 16 проставляється реальна дата приймання/отримання. Цей реквізит не вважається обов’язковим. Тим не менш ФНС рекомендує завжди його вказувати. Дата, яка вписується у графу 16, не повинна бути раніше, ніж число складання УПД (стор 1) і числа стор 11. У рядку 17 “Інші дані про приймання/отриманні” можна вказати, що покупець не має претензій. Якщо ж вони виникли, то слід привести посилання на документ, яким вони були оформлені. У графу 18 вносять відомості про особу, відповідальну за правильне оформлення операції/угоди. Вказується назва його посади, ставиться підпис. Однак остання може не знадобитися, якщо це обличчя фігурує у рядку 15 як відповідає за приймання. У графі 19 повинні бути відомості про підприємство-покупця, що складає документ. Як і для продавця, це може бути організація, що веде бухоблік. Даний рядок не заповнюється при наявності печатки в полі “М. П.”, якщо на відбитку видно необхідні відомості.

Відображення в обліку

Як вище згадувалося, в універсальному документі може бути кілька різних дат. У цій ситуації найголовніше нічого не переплутати. Розглянемо ситуацію. Наприклад, підприємство-продавець складає УПД. У відповідності з ним в обліку буде відображена бухгалтерська прибуток. За загальним порядком це необхідно зробити на дату відвантаження. Її вказують в рядку 11. Якщо ж ця графа не заповнена, то дохід визнається за рядком 1 – на дату складання документа.

Нюанс

Якщо універсальний документ має статус 1, то необхідно визначити дату, на яку рахунок-фактура буде вважатися виставленої. Якщо виписувати в звичайному режимі цей папір на прохання контрагента, то декларація з ПДВ подається за підсумками того кварталу, коли вона пред’явлена. Якщо підприємство виступає в якості посередника, то на дату фактури УПД необхідно зареєструвати у відповідному журналі обліку. Число, на яке пред’являється папір, буде вважатися день відвантаження (графа 11). Якщо ж він не вказаний, то слід орієнтуватися на рядку 1. Винятком є випадки, коли результати робіт приймаються та передаються у різні дні. У цих ситуаціях актуальною буде дата, вказана на стор 16. Розглянемо ситуацію з боку покупця. У відповідності з отриманим документом підприємство відображає в бухобліку витрати. Це робиться на дату придбання, яка вказана на стор 16. Цього ж дня буде вважатися числом отримання рахунку-фактури. Дане правило діє у випадку, якщо документ має статус 1 і в ньому присутні всі реквізити, обов’язкові для таких випадків. При відображенні витрат у податковому обліку при УСН важливо не тільки сам факт оформлення покупки, але і оплати за неї. До витрат також можуть пред’являтися і інші вимоги. Наприклад, щоб відобразити витрати по основному засобу, його потрібно ввести в експлуатацію.

Висновок

Необхідно сказати, що УПД не є обов’язковим документом. Лист ФНС носить рекомендаційний характер. Підприємство саме вибирає, які документи йому зручніше складати – звичні або скористатися новою формою. В даному випадку доцільно дивитися по ситуації. При внесенні інформації в УПД слід враховувати ряд особливостей. Зокрема, при заповненні необхідно виконувати вимоги ст. 9, п. 1 ФЗ 402 і ст. 169 НК. Слід пам’ятати, що реквізити рахунку-фактури і “первинки” не ідентичні. Приміром, у першій при реалізації вказується країна походження продукції (винятком є вітчизняні товари). При цьому для первинної документації така вимога не встановлена. Разом з цим, деякі реквізити можуть бути відсутні в рахунку-фактурі, а для “первинки” будуть обов’язковими. Особливу увагу слід звернути на дати. У документі їх кілька і не завжди вони співпадають. Всі ці нюанси необхідно врахувати при оформленні.