Потрібен для ТОВ касовий апарат? Штраф за відсутність касового апарату. Як зареєструвати касовий апарат для ТОВ
Грамотна організація розрахунків з клієнтами — один з ключових моментів діяльності компанії. Законодавство вимагає, щоб при прийомі готівки застосовувалися контрольно-касові машини. Це загальне правило, з якого існує ряд винятків. Особливо актуальна ця тема сьогодні. Адже буквально нещодавно правила застосування ККТ зазнали істотні зміни.
Закон про касі та його реформа
Основним нормативним актом, що регламентує застосування ККТ, є закон № 54-ФЗ «ПРО застосування контрольно-касової техніки». З початку липня 2017 року він був повністю реформований. Для обов’язкового застосування введена техніка нового зразка. Також дозволено використовувати і старі апарати, які можуть бути модернізовані.
Нові апарати (онлайн-каси) оснащені замість ЕКЛЗ фіскальними накопичувачами (ФН). А «онлайн» їх називають тому, що вони не тільки записують дані про всіх пробитих чеках, але і відсилають їх через інтернет у податкову службу. ФНС оперативно отримує інформацію про роботу компанії з касою, що повинно спростити процес перевірки. Саме для цього державними органами й затівалася касова реформа.
Є плюс і для бізнесменів — це зниження звітного навантаження та кількості візитів інспекторів. Точніше, їх взагалі можна уникнути, якщо все робити за правилами. А перевіряти фахівці ФНС обіцяють лише ті компанії, які допускають порушення у роботі з касою.
Застосування ККМ нового зразка дає перевагу і для покупця. За новими правилами, він може попросити продавця направити електронний чек йому на e-mail. Такий фіскальний документ навряд чи загубиться чи прийде в непридатність. Крім того, можна прямо в магазині відсканувати паперовий чек мобільним пристроєм за допомогою спеціального додатка і перевірити його справжність. Якщо ж в чеку будуть знайдені порушення, покупець зможе повідомити про це в ФНС.
Від чого залежить необхідність застосування каси?
Зміни в законі про ККТ розширили коло суб’єктів, які у своїй діяльності зобов’язані застосовувати каси. Однак можливість працювати без них зберігається і сьогодні. Види діяльності, звільнені від застосування ККТ, перераховані в пункті 2 статті 2 згаданого вище закону. Ось найбільш популярні з них:
- продаж газет і журналів;
- торгівля на ярмарках, виставках, ринках;
- забезпечення харчуванням школярів;
- реалізація в кіосках морозива, безалкогольних напоїв;
- продаж з автоцистерн розливного квасу, молока;
- сезонна торгівля вразвал овочами і фруктами;
- ремонт взуття, виготовлення ключів;
- продаж виробів народних промислів.
Таким чином, якщо організація, наприклад, займається сезонної продажем квасу або арбузов, то для цих операцій каса їй не знадобиться. Але це не означає, що заняття іншими видами діяльності в обов’язковому порядку передбачає застосування ККТ. Отже, коли для ТОВ касовий апарат необхідний? Це залежить від наступних обставин:
- хто є клієнтами компанії — фізичні або юридичні особи;
- що вона реалізує товари чи послуги;
- який режим оподаткування використовує.
А тепер про все по порядку.
Для кого компанія веде діяльність?
Клієнтами ТОВ можуть бути особи двох категорій:
З контрагентами з другої групи розрахунки готівкою проводяться вкрай рідко. По-перше, в наш цифровий вік це просто незручно. По-друге, ці операції обмежені сумою 100 тис. рублів — такий ліміт встановлений Центральним банком РФ. Більш великі грошові кошти між двома організаціями, а також між компанією та ІП, повинні рухатися строго через банківські рахунки. А це безготівковий розрахунок, і касовий апарат при ньому не застосовується. Отже, якщо ТОВ не працює з населенням, то і ККМ йому не потрібна.
І зовсім інша справа, якщо покупцями товарів або послуг компанії є громадяни. Або ж вона працює як з фізичними, і з юридичними особами. У більшості випадків при цьому для ТОВ касовий апарат необхідний, оскільки розрахунки здійснюються в тому числі готівкою. Але це правило поки що поширюється не на всіх.
За що компанія отримує гроші?
ТОВ може продавати товари населенню, тобто займатися торгівлею, а може надавати послуги. В останньому випадку дозволено працювати без каси, але при виконанні наступних умов:
- послуги надаються громадянам суворо — жодних юридичних осіб та ВП;
- замість касового чека покупцеві видається бланк суворої звітності (БСО).
Такі бланки виготовляються друкарським способом — роздрукувати їх на принтері не можна. Зазвичай їх купують у спеціалізованих магазинах або замовляють у друкарнях.
Однак закон 54-ФЗ «ПРО застосування контрольно-касової техніки» у його новій редакції змінив і це правило. З 1 липня 2018 року бланки повинні виготовлятися із застосуванням спеціальних апаратів, званих БСО ККТ. Так що ТОВ, яке займається наданням послуг населенню, з вказаної дати повинен буде обзавестися або спеціальної ККМ для друку БСО, або придбати звичайний касовий апарат і видавати покупцям чеки. Але до 1 липня наступного року компанії, що реалізують послуги населенню, можуть застосовувати старі БСО і працювати без каси.
Якщо ж організація продає товари, то видавати БСО вона права не має. Виходить, у цьому випадку для ТОВ касовий апарат потрібен в обов’язковому порядку? В основному так, але і тут є винятки.
Вплив режиму оподаткування
Для ТОВ сьогодні доступні на вибір кілька систем оподаткування: основна (ОСН), спрощена (ССО) і «вмененка» (ЕНВД). Є ще сплата сільськогосподарського податку (ЕСХН), але вона є досить специфічною і зустрічається рідко. Суть цих систем і проблеми вибору залишимо за рамками статті. Зараз нас цікавить лише їх ставлення до кас при реалізації товарів.
При дотриманні ряду умов роздрібна торгівля підпадає під «вмененку». А якщо ТОВ на ЕНВД, чи потрібен касовий апарат у цьому випадку? Хороша новина в тому, що зазначений спецрежим дозволяє приймати готівкові кошти без ККМ. Замість цього продавець повинен видати покупцеві документ, який містить необхідні реквізити, наприклад, товарний чек. А значить, у багатьох випадках навіть магазини можуть працювати без каси.
Погана новина в тому, що можливість торгувати на ЕНВД без ККМ збережеться лише до 1 липня 2018 року. Після цього платники «вмененки» будуть зобов’язані використовувати касові апарати — така вимога закону 54-ФЗ. Що стосується ТОВ на УСН або ПІДСТАВ, які реалізують товари, то для них ніяких преференцій не передбачено. А значить, вони зобов’язані застосовувати контрольно-касову техніку.
Про роботу інтернет-магазинів
Зміни в законі про ККТ стали великим сюрпризом для багатьох інтернет-магазинів. До їх вступу в силу каса була не потрібна, якщо магазин не приймав від покупців готівку. Для прийому оплати і видачі товару такі магазини часто співпрацюють зі службами доставки та пунктами самовивозу. Якщо ж покупець оплачує своє замовлення онлайн, така операція не вважалась готівковим розрахунком.
Проте тепер все інакше. За новими правилами оплата банківською картою, а також електронними платіжними засобами (WebMoney, “Яндекс. Гроші” та іншими), прирівняна до готівковим розрахунком. І тепер інтернет-магазин повинен сформувати касовий чек всякий раз, коли покупець оплачує своє замовлення через Інтернет.
Таким чином, якщо у ТОВ є інтернет-магазин, то воно повинно працювати через касу. Це також стосується компаній, які приймають оплату за свої послуги онлайн. Єдиний виняток — якщо покупка оплачується безпосередньо з банківського рахунку покупця на банківський рахунок компанії (інтернет-магазину). Наприклад, через онлайн-банк або мобільний додаток. Цікаво, що оплата за платіжним дорученням, коли клієнт приходить з квитанцією в банк, вважається готівковим розрахунком.
Коли ТОВ точно може працювати без ККМ?
Отже, виходить, що в більшості випадків касовий апарат для ТОВ з 2017 року став необхідністю. Або ж стане такою з середини наступного року. Ситуацій, коли компанія може не застосовувати ККТ, не так вже й багато:
- здійснення видів діяльності, перелічених у пункті 2 статті 2 закону 54-ФЗ;
- робота суворо організаціями та ВП;
- реалізація громадянам за умови оплати з їх банківського рахунку на рахунок компанії;
- до 1 липня 2018 року:
Як вибрати касу?
В інших випадках ТОВ зобов’язані мати касовий апарат. Таким чином, для більшості бізнесменів рано чи пізно доведеться турбуватися установкою ККМ.
На сайті ФНС є реєстр ККТ, яка відповідає оновленим законодавством і допущена до застосування. У ньому досить багато техніки, до того ж він постійно актуалізується. Який касовий апарат потрібен для ТОВ з представленого різноманіття? При виборі є деякі нюанси.
Перший з них стосується терміну, протягом якого буде працювати фіскальний накопичувач. Після його закінчення ФН потрібно замінити. Таких строку два — 13 і 36 місяців, і вибір залежить не від бажання, а від вимог закону. Для ТОВ на УСН, ЕНВД і ЕСХН, а також тих, хто займається реалізацією послуг, накопичувачі призначені строком на 36 місяців. В актуальній версії реєстру ККТ у графі про найменуванні моделі ФН у таких апаратів значиться «ФН-1 виконання 2».
Ще є спеціальні каси для інтернет-торгівлі — вони не підтримують функцію друку. Справа в тому, що при віддаленій оплаті направляється покупцеві чек в електронному вигляді, а друкувати його магазин не зобов’язаний. За рахунок більш простої конструкції вартість таких ККМ трохи нижче.
Підключення апарату
Встановлення касового апарату для ТОВ здійснюється в кілька етапів.
І трохи про витрати на касовий апарат для ТОВ з 2017 року. Найпростіші моделі ККТ коштують від 20 тис. рублів, хоча є й дорожчі. Також знадобиться заплатити реєстраційний збір у ФНП — це 3 тис. рублів. Ще на стільки ж «потягне» договір з ОФД терміном на рік. Близько 2 тис. рублів доведеться віддати за оформлення ЕЦП. Загальна: мінімальні витрати на впровадження ККТ складають 28 тис. рублів. І це без урахування вартості інтернету.
Але це лише в теорії, насправді витрат зазвичай більше. Адже потрібно ще вирішити технічні питання підключення каси, пов’язати її програмне забезпечення з обліковою системою. А для цього може знадобитися допомога фахівців. До того ж не варто забувати, що фіскальний накопичувач доведеться періодично міняти. Це робиться один раз в рік або 3 роки, залежно від його типу. А цей ще 7-8 тис. рублів.
Як зареєструвати касовий апарат для ТОВ?
За новими правилами реєструвати ККМ можна віддалено, тобто, відвідувати інспекцію не доведеться. Процес самостійної реєстрації полягає в наступному:
- увійти в особистий кабінет на сайті податкової служби або оператора ОФД, якщо він надає таку можливість;
- заповнити заяву на реєстрацію, вказавши в ньому:
- адресу, де буде встановлений касовий апарат;
- найменування місця, наприклад, магазин «Веселка»;
- модель і заводський номер ККМ і фіскального накопичувача;
- режим, в якому буде працювати каса (буде запропоновано декілька на вибір);
- дані ОФД — найменування та ІПН;
- підписати заяву ЕЦП і відправити в ФНС;
- дочекатися відповіді, в якому буде міститися реєстраційний номер апарата;
- роздрукувати звіт про реєстрацію на касовому апараті, як зазначено в інструкції виробника (знадобиться присвоєний ФНС номер);
- передати параметри звіту на сайт податкової служби через кабінет платника податків;
- дочекатися від ФНС картки реєстрації каси, яка повинна бути підписана ЕЦП податкового органу.
Після проходження цих кроків каса ТОВ буде вважатися зареєстрованою.
Що буде, якщо працювати без каси?
Якщо компанія повинна встановити касовий апарат, але знехтувала цим, на неї можуть бути накладені санкції за частиною 2 статті 14.5 КоАП РФ. Штраф за відсутність касового апарату ТОВ складе 75-100% сум розрахунків, які були здійснені «мимо каси», при цьому його мінімальний розмір — 30 тис. рублів. Якщо компанія буде спіймана за тим же порушенням ще раз, і сума розрахунків перевищить 1 млн рублів, то її діяльність може бути припинена на 90 діб.
Крім того, разом з введенням нової техніки з’явився штраф за використання старих ККТ. Компанія поплатиться за свою необачність сумою 5-10 тис. рублів. Хоча теоретично може відбутися і попередженням. Те ж саме загрожує за порушення порядку і терміну реєстрації (перереєстрації) апарату або правил його застосування. Якщо ж покупцеві не буде виданий чек, це може стати приводом для штрафу в розмірі 10 тис. рублів.
Так що краще не нехтувати вимогами закону, адже в кінцевому рахунку це може обійтися набагато дорожче. І навіть якщо ваша організація поки не зобов’язана застосовувати ККТ, не варто тягнути до останнього дня. Підготуйтеся до змін заздалегідь і працюйте спокійно!
