Навіщо потрібна електронний підпис для ІП?

Електронні підписи досить міцно увійшли в життя тих, хто так чи інакше пов’язаний з веденням бізнесу або документообігом. Однак чим відрізняється ЕЦП для індивідуального підприємця від ЕЦП для фізичної або юридичної особи?
Що потрібно для отримання ЕЦП і чи є можливість отримати її безкоштовно?

Призначення

Електронний підпис надає документам юридичну силу, так як засвідчує їх достовірність і узгодженість з головою компанії або підприємства. ЕП може знадобитися для підтвердження авторства, наприклад при здачі проекту в електронному вигляді, для підтвердження незмінності та цілісності інформації (з моменту факту засвідчення). У разі, якщо лист або документ повинні бути відправлено конфіденційно, теж можна скористатися електронним підписом.

Паперові документи у всіх цих ситуаціях необхідно завірити особистим підписом та печаткою, а для засвідчення цифрових документів буде достатньо тільки посиленою кваліфікованої електронного підпису.

У чому відмінності?

Навіщо потрібна електронний підпис? Випуск її завжди проводиться для певного фізичної особи, ЕЦП надає юридичну силу всіх дій, які вчинені за допомогою неї. Якщо це юридична особа, підпис необхідно “прив’язати” до конкретної організації, тільки в такому разі електронні документи можливо буде підписати від імені юросіб.

Так як індивідуальний підприємець працює на себе, то ніякої “прив’язки” до організації не потрібно, а якщо ЕЦП необхідна для співробітників, що працюють на ІП, то на них можна отримати тільки підписи для фізичних осіб. За фактом же ЕП для індивідуального підприємця відрізняється тільки тим пакетом документів, який необхідно подавати для випуску. Перед тим як це зробити, необхідно визначитися з тим, навіщо потрібна електронний цифровий підпис для ІП конкретно у вашому випадку, тобто яку задачу їй належить виконувати.

Завдання

Так у рішенні яких завдань може допомогти електронний підпис? ЕП можна розділити за завданнями, які вони виконують.

Кваліфікована підпис служить для здачі податкової та іншої звітності через інтернет, для підпису електронних документів та взаємодії з порталом “Держпослуги” та іншими державними системами (понад сімдесят майданчиків). Також кваліфікована підпис дозволяє прийняти участь у торгах по 223-ФЗ (більше двадцяти майданчиків), у торгах банкрутів (близько тридцяти майданчиків), у комерційних торгах (сорок майданчиків). За допомогою цієї електронного підпису для ІП з’являється можливість взаємодії з ЄДАІС.

Другий тип підпису призначений виключно для торгів. За допомогою неї можна буде проходити акредитацію на ЕТП, подавати скарги, надсилати заявки на участь в електронних аукціонах. З допомогою такого підпису можна підписувати контракти, а повний список можливостей слід уточнити безпосередньо при замовленні ЕП.

Отримання

Навіщо потрібна електронний підпис для ІП і як її отримати? Щоб індивідуальний підприємець міг отримати ЕЦП, необхідно надати пакет документів:

• оригінал паспорта та ксерокопію в одному примірнику (першу сторінку і сторінку реєстрації);
• ксерокопію Свідоцтва про постановку на облік в податковій службі;
• ксерокопію Свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи як ІП (один примірник);
• оригінал виписки з ЕГРІП, з моменту її отримання має пройти не більше тридцяти днів (також можна надати копію, завірену нотаріусом);
• заяву на виготовлення і реєстрацію сертифікату ЕЦП;
• заяву, в якій індивідуальний підприємець дає згоду на обробку персональних даних;
• заява на приєднання до Регламенту УЦ (засвідчувального центру).

При одержанні електронного цифрового підпису краще мати при собі печатку. На перевірку документів потрібен час, однак якщо в них немає помилок, то ЕЦП буде випущена протягом одного-двох днів. Якщо помилки присутні, то часу на обробку може піти більше, однак у разі їх оперативного виправлення індивідуальним підприємцем також можливий випуск протягом одного дня.

Банківська система

Все частіше ЕП потрібно для роботи з банківською системою. Здавалося б, навіщо потрібна електронний підпис для “Ощадбанку” або для інших банків, якщо можна все завірити підписом? Все просто. ЕП надає юридичної сили електронним документам, підписаним з її допомогою, тому з’являється можливість надсилати всю документацію в режимі онлайн. До того ж просту підпис можна підробити, а електронну – ні, вона набагато надійніше свого ручного аналога, що мінімізує ризик шахрайства.

Навіщо потрібна електронна підпис юридичній особі? Саме для організацій використання ЕП у банківських переказах та операціях найбільш актуально, так як рівень безпеки підвищується. Надалі список можливостей буде розширюватися. Клієнт може отримати підтвердження операції і або роздруківку використання своєї ЕП, лист на електронну пошту.

Портал “Держпослуги”

Навіщо потрібна електронний підпис на “Госуслугах”? Це один з найпоширеніших питань, які стосуються використання ЕП. На цьому державному порталі дійсно без підпису недоступні практично всі функції, залишається тільки можливість запису на прийом в будь-який державний орган. Для роботи з системою знадобиться посилена кваліфікована ЕП. Перевірити, наскільки підходить ваша підпис для отримання послуг, можна у відповідному розділі порталу.

Для фізосіб

Так як індивідуальні підприємці часто наймають працівників, для них стає актуальним питання про те, навіщо потрібна електронна підпис фізичній особі. Як вже говорилося вище, підпис саме такого типу доведеться оформляти ІП для свого працівника.

Крім контролю пенсійних накопичень, заяв на отримання паспорта і закордонного паспорта, подання податкових декларацій та інших документів на порталі “Держпослуги”, за допомогою ЕП фізична особа може отримувати й інші послуги на порталі. У людини з’являється можливість подавати заяву на вступ до внз країни. Таким чином, можна не витрачати час і гроші на поїздку до вищого навчального закладу.

Навіщо потрібна електронний цифровий підпис (ЕЦП)? При її наявності людина отримує можливість повноцінної віддаленої роботи. Також за допомогою ЕП можна укласти трудовий договір, договір виконаних робіт, однак це повинно бути узгоджено з роботодавцем.

Торги і патенти

Багато індивідуальні підприємці і фізичні особи вже оцінили вигоду від участі в електронних торгах з реалізації власності збанкрутілих компаній. Без електронного підпису практично ніякі дії на таких торгових майданчиках неможливі. Також на цих майданчиках періодично проводяться різні конкурси на виконання технічних або творчих робіт, що часто привертає фрілансерів.

За допомогою електронного підпису можна без паперової тяганини і стояння в чергах запатентувати свою корисну модель чи винахід. Це можна зробити на сайті ФИПС (Федерального інституту промислової власності). Процедура отримання патенту нескладна, на сайті є всі інструкції. Приємним бонусом, крім економії часу, що є знижка в 15% на держмито.

Реєстрація

При наявності електронного підпису можна також подати заявку на реєстрацію фізичної особи як індивідуального підприємця або юридичної особи. Федеральна податкова служба надає цю послугу на своєму інтернет-порталі у розділі подання документації на держреєстрацію. В цьому розділі є інструкція по процедурі реєстрації. Якщо завірити документи електронним підписом, їх можна вислати через Інтернет.

Безплатне отримання

Багатьох цікавить, чи можливо безкоштовно отримати електронний підпис? Насправді так, аналог цифровий підпис можна безкоштовно отримати за допомогою програмного забезпечення. Практично на кожному комп’ютері є яка-небудь програма, будь то Outlook Express, Lotus Notes або Microsoft OutLook, однак далеко не всі користувачі знають, що в останніх версіях цих програм є вбудована функція постачання цифровим підписом надісланого листа. Щоб отримати таку можливість, необхідна установка на комп’ютер спеціального сертифіката. Після установки користувач повинен передати його при особистій зустрічі або надіслати на пошту того, з ким буде вестися документообіг. У разі, якщо цей сертифікат є в обох сторін, вони можуть не сумніватися в достовірності прийнятих документів.
Ця функція дозволяє економити індивідуальним підприємцям і фізичним особам.

Ще один варіант отримати електронний підпис безкоштовно – це використовувати програму “Кріптоарм”. З її допомогою можна згенерувати сертифікований ключ в режимі онлайн. Після цього з’являється можливість в готовому вигляді завантажити електронний підпис на комп’ютер. Можна і завантажити саму програму, встановити і працювати в офлайні. Така створена самостійно цифровий підпис не стоїть на обліку в Засвідчувальному центрі. Її можна використовувати протягом дванадцяти місяців, після чого буде потрібно перевипуск.

Безкоштовна електронна підпис, оформлена за допомогою програми “Кріптоарм” підходить тільки для внутрішнього документообігу між визначеним колом осіб, проте нею не можна користуватися для подання різних документів в державні органи, для участі в торгах. Також такий підпис не можна застосувати для отримання доступу до можливостей на інформаційному порталі “Держпослуги”. Недоступні і інші можливості електронного підпису, виданої центром. Як вже говорилося вище, з її допомогою можна тільки здійснювати документообіг зі своїми партнерами за попередньою домовленістю.