Можна підписувати документи чорною ручкою: вимоги, особливості та рекомендації

186

Як часто кожен стикається з проблемою пошуку необхідної документації. Увійшовши в кругообіг бюрократичних лабіринтів, часом виявляється дуже важко з них вийти. Адже так багато незрозумілих правил, які потрібно було знати раніше. Мабуть, багатьом знайомі ситуації, коли заради отримання однією єдиною папірці необхідно добути ще десять. І ось, пересічний громадянин, не підозрюючи про те, що його чекає, починає бігати з віконця в віконце, із інстанції в інстанцію.

А до безлічі офіційних перешкод, додаються ще й неофіційні, такі як: нешанобливе ставлення, колосальні черги, необґрунтовані претензії до почерку, місця друку, кольором пасти ручки. Якщо з іншими претензіями ще можна посперечатися, відстоюючи свої права, то ось якою ручкою можна складати і підписувати документ? Це питання потребує більш детального і поглибленого аналізу. Хоч тема і може здатися незначною, але все ж рано чи пізно кожен стикається з ситуацією, де матиме значення яку ставити підпис на документах, колір ручки важливий при цьому чи ні.

Отже, розглянемо, які ж ручки актуальні для використання в діловодстві, а які ні, якими мають бути їх колір, структура. Також буде вказана товщина графічно наноситься чорнило та інше. Перше, що необхідно знати, – це якими ручками і чорнилом підписувати документ, щоб не виникало претензій.

Чорний

Більшість обивателів воліють чорний в повсякденному побуті. З точки зору статусу, цей колір є більш респектабельним і презентабельним. Вважається, що особам начальницьким краще ставити підписи саме чорним чорнилом. Тому що психологами доведено, що навіть на підсвідомому рівні цей колір залишає враження надійності і стабільності. Також він свідчить про тверді наміри. Тому людям, які займають керівні пости, рекомендується користуватися чорнилом лише чорного кольору. Наочним прикладом такої показової різниці у відносинах може бути звичайна школа. Всі чудово пам’ятають, що всі вчителі заповнювали чорною ручкою.

При цьому учням дозволялася використовувати в зошитах виключно сині чорнила. Відомий випадок, коли в учня закінчилася синя паста, і він продовжив ведення зошита чорною ручкою, яка опинилася під рукою. Після перевірки вчитель залишив у зошиті коментар: «Чорною ручкою будеш писати, коли станеш професором!». І після цього учень раз і на все життя усвідомив, як важливий вибір кольору чорнила, виходячи з життєвих ситуацій різних характерів.

Можлива підробка підпису

Все ж залишається невирішеним питання про те, чи можна підписувати документи чорною ручкою. Хоча в епоху електронних технологій людина дедалі більше приходить до використання друкованих символів, але все-таки якісь рукописні документи залишаються актуальними і на сьогоднішній день.

Адже якщо друкований текст можна підробити, просто перепечатав його, то скопіювати почерк людини набагато складніше. Тому і сьогодні користуються актуальністю такі рукописні символічні значення як дата, підпис, підтвердження «Копія вірна» і так далі. Хоча можна і рукописний текст підробити за допомогою програм на зразок Photoshop або ж просто вправним поводженням з друкарською технікою, такою як принтери та сканери. Але все ж далеко не кожного проведеш навіть такими прийомами. Так як уважний співробітник помітить різницю між справжніми чорнилом і копією.

Чи можна? Варіанти вирішення даного питання

Можна підписувати документи ручкою чорного кольору? На сьогоднішній день не існує єдиного для всіх розпорядження про це. Подібні питання, часто вирішуються на місцях. Тобто кожна організація, будь то приватна структура або ж державна установа, самі для себе встановлюють правила користування чорнилом. В одних закладах буде дозволятися підписування документів чорною або синьою ручкою, в інших вибір буде зупинений на одному певному кольорі. У деяких буде чітке розмежування і роз’яснення, кому і якою ручкою можна користуватися, а кому не можна.

Припустимо, зверхники особи можуть користуватися тільки чорними квітами, підлеглі синіми. Або ж усі співробітники зможуть писати чорним кольором, а ось для відвідувачів буде обов’язковим лише синій. Можуть бути й інші варіанти. Наприклад, для всіх обов’язковим буде використання чорної ручки, а можливо і таке, що не буде ніяких обмежень. Для того, щоб не потрапити в незручну ситуацію, потрібно поцікавитися у працівників або у інших відвідувачів актуальними питаннями щодо заповнення документів і внутрішніх правил організації, тобто можна підписувати документи чорною ручкою, який термін подачі і розгляду їх, скільки примірників необхідно скласти для повноцінної роботи.

Електронні та паперові документи

Хоч документи в електронному вигляді і заповнюють життєвий простір все більше і більше, але все ж матеріальний володіє більшою юридичною силою. Тому що його важче підробити, як про це вже говорилося раніше.

У всі часи важливою проблемою було зберігання документів, особливо якщо вони були виготовлені з паперу. У середньому, термін придатності паперової продукції становить близько одного століття. Далі його руйнують тління, вологість, вивітрювання. І це є великою проблемою. Тому що, наприклад, багато нащадки не можуть довести спадкове право з-за того, що документи просто зіпсувалися.

Вибір паперу для документів

Так що при виборі паперу і чорнила необхідно дивитися на якість. Бажано, не скупитися. Особливо, якщо ваші документи будуть призначені для тривалого використання. Папір повинна володіти достатньою щільністю. Також вона бути зроблена з якісної целюлози.

Вибір чорнила. Можна підписувати документи чорною ручкою?

До чорнилу, звичайно ж, пред’являються свої окремі вимоги. Вони повинні бути надійними в зберіганні відведеної їм інформації. Необхідно простежити, щоб чорнило не боялися сонячного світла. Так як при тривалому ультрафіолетовому опроміненні відбувається вигоряння колірних пігментів. В результаті чого нанесені дані можуть потьмяніти так, що їх неможливо буде прочитати.

Також при виборі слід дивитися на ставлення їх до води. Якщо ж фарба моментально розпливається і псується при попаданні рідини на поверхню паперу, то такий ручкою краще не користуватися для важливих записів. І найголовніше – деякі чорнило можуть втратити свій колір просто від часу. Це, як правило, дешеві ручки. Їх не варто використовувати, коли мова йде про інформацію, яку потрібно зберігати роками, а часом навіть і століттями. Ну і не можна не торкнутися питання про колір, про те, чи можна підписувати документи чорною ручкою? Звичайно ж, так. І не просто можна, а й потрібно. Так як в терміні тривалості саме чорні пігменти перевершують всі інші.

Надійні ручки і чорнило – запорука збереження інформації на документах

Чи можна підписувати кадрові документи чорною ручкою? Висвітлюючи це питання, все ж таки слід згадати про ще одному аспекті використання чорнила.

Важливо пам’ятати ще одну причину, чому варто вибирати надійні. Це постійні використання документів для ксерокопіювання і кольорового копіювання. Якщо на документ будуть нанесені неякісні чорнило, то від постійних опромінень вони будуть втрачати колір. Це, звичайно ж, погано відіб’ється на їхній якості.

Невеликий висновок

Важливо завжди дбайливо ставитися до документів, до їх заповнення та зберігання. Адже вони є важливим аспектом в житті. При зверненні з документами необхідно завжди бути акуратним і уважним. Приходячи в організацію для роботи, потрібно дізнатися, як правильно заповнювати папери, можна підписувати документи чорною ручкою, скільки примірників має бути, в якому порядку їх подавати. Тільки володіючи цією інформацією, можна не відчувати себе ніяково при зіткненні з бюрократичними організаціями.

Comments are closed.