Лист-пропозиція про співпрацю: зразок, приклад

Пропозиція про співпрацю вважається документом, в якому одна організація робить пропозицію сторонньої компанії про можливу спільну роботу на вигідних умовах. Головна мета такої пропозиції – зацікавити майбутнього партнера і змусити його обрати саме цю організацію. Розглянемо докладніше, як складаються такі пропозиції, в чому їх головні особливості.

Хто і кому пише

Лист-пропозиція про співпрацю становить уповноважений на це працівник, який займається розвитком бізнесу або подібним напрямком. Текст такого листа обов’язково повинен бути узгоджений з керівником організації. Подібні пропозиції може становити і сам керівник компанії.

Лист складається на ім’я директора компанії, з якої в подальшому планується співпраця. Також адресатом може виступати заступник директора або будь-яка особа, яка займається подібними питаннями і має повноваження приймати рішення про можливі сотрудничествах. Але всі ділові пропозиції про співпрацю в результаті розглядаються керівництвом організації.

Загальні правила

Найголовніше, що потрібно пам’ятати, – пропозиція є своєрідним гачком, який повинен зачепити потенційного партнера. Текст листа повинен бути змістовним, цікавим і грамотним. Ідеальним результатом прочитання подібного листа буде запит комерційної пропозиції або прайсу на товари і послуги.

Незважаючи на те, що пропозиція про співпрацю (зразок його буде подано далі) вважається офіційним документом, який-то стандартної форми немає. Складається лист у вільній формі або ж за шаблоном, який розроблений в конкретній організації, виходячи з поставлених завдань і можливостей підприємства.

Складаючи пропозиції, потрібно слідувати елементарним правилам російської мови, діловодства та ділової етики.

Перш ніж писати лист, слід дізнатися реквізити того співробітника, з ким передбачається спілкування.

Отже, пропозиція буде складатися з:

Заголовка (даний етап не є обов’язковим, адже погано складений заголовок може відбити бажання читати решту лист).

Звернення (починати цей етап краще зі слів «шановний/а»).

Самої пропозиції.

Підписи адресата.

Основна частина

Як написати пропозицію про співпрацю так, щоб опонент не розглядав інші запрошення? Основна частина листа повинна містити суть всього пропозиції. Тут недоречні пишномовні вислови і розмиті фрази, довгі і заплутані пропозиції, а також спеціальна термінологія. Суть листа – чітка, ясна і лаконічна. Акцент ставиться на особливі риси та вигідну пропозицію.

В основній частині про компанії-відправника потрібно згадати, але це має бути тільки рік, з якого вона працює та основні види діяльності. На даному етапі інша інформація буде зайвою.

Також можна вказати діючих партнерів або клієнтів організації, які неодмінно відгукуються тільки позитивно про діяльність компанії.

У висновку листа можна дати посилання на офіційний сайт, де міститься більш докладна інформація про організації, а також інші додаткові відомості, не зазначені в реченні.

Інтонація листа повинна бути більше спонукальна, ніж оповідна. Але тут головне – не перегинати палицю, скласти текст коректно, без нав’язування послуг та співробітництва.

У тому випадку, якщо текст виходить довгим, але вся інформація важлива для прочитання, його слід розділити на абзаци і виділити важливі пункти. Так сприйняття буде повним, а великий текст буде сприйматися простіше.

Головну думку листи або важливий посил потрібно розташувати або на початку, або в кінці. Весь секрет у тому, що дані частині більше відкладаються у підсвідомості читача.

Як показує практика, той, хто отримує лист-пропозиція про співпрацю (зразок далі), готовий витрачати на його прочитання не більше 60 секунд, цей факт теж треба розраховувати при складанні листа.

Обов’язкова інформація

Складаючи пропозицію, неодмінно потрібно пам’ятати про обов’язкової інформації, що міститься в ньому. Це:

• назва організації, яка відправляє лист;
• фактична адреса і телефон для зв’язку з контактною особою;
• прізвище, ім’я, по батькові уповноваженої особи та її посаду;
• основна суть звернення.

До пропозиції можуть додаватися додаткові документи або посилання на законодавчі акти та норми, що мають безпосереднє відношення до пропозиції про співпрацю.

Оформлення

Оформити лист можна кількома способами:

Написати пропозицію від руки.

Надрукувати пропозицію на комп’ютері.

Перший варіант, звичайно, дещо застарілий, але в деяких випадках виявляється найбільш ефективним, адже бувають керівники, які не сприймають нових технологій і воліють спілкуватися і працювати «по-старому».

Другий варіант більш звичний і зручний. По-перше, в електронній формі напевно є заготівля офіційного бланку організації з відповідними реквізитами, а по-друге, якщо пропозиції складаються постійно, то можливо наявність готового шаблону листа, де потрібно тільки підставити адресата і, можливо, змінити деяку інформацію, коректну в конкретному випадку.

Речення може складатися у будь-якій кількості примірників, але спочатку воно обов’язково містить звернення, а в кінці – підпис відправника.

Дату треба ставити тільки в тих ситуаціях, коли пропозиція містить акції або спеціальні умови, активні певну кількість часу.

Реєструвати пропозицію про співпрацю у журналі вихідної кореспонденції не потрібно.

Як «змусити» співпрацювати

Звичайно, «змусити» – не означає чинити фізичний вплив на особу, що приймає рішення про співпрацю. Приклад пропозиції про співпрацю, який був представлений раніше, показує, що лист має спонукати опонента прийняти позитивне рішення.

Щоб спонукати до цього, однією організації достатньо лише спонукальною мови, що закликає до співпраці, а іншому підприємству необхідно буде запропонувати знижку або невелику винагороду за прийняття пропозиції.

Перш ніж писати листа, потрібно добре вивчити свого опонента: на що він може погодитися, а що для нього неприйнятно. Адже одним словом або фразою можна моментально зіпсувати уявлення про цілої компанії.

Потрібна вдячність

Ще один важливий момент пропозиції про співпрацю – подяку. В кінці подібних листів в обов’язковому порядку повинна стояти подяку за приділений час і прочитаний лист.

Це говорить як про серйозність організації, так і про елементарної ввічливості за забране час у опонента.

Подібні листи не будуть містити подяки за замовчуванням, так як це індивідуальний підхід кожної організації до свого потенційного партнера або клієнта.

Відправлення

Отже, яким способом краще всього відправити лист-пропозиція про співпрацю (зразок представлений раніше)?

Зробити це можна по-різному, кожна організація обирає для себе більш прийнятний і зручний варіант. Розглянемо найпоширеніші:

Електронна пошта. Цей спосіб по праву вважається самим простим, оперативним і доступним. Але лист опонентові може легко загубитися, потрапивши в небажану кореспонденцію адресата. Подібний спосіб можна використовувати тільки в тому випадку, якщо у відправника і адресата налагоджений контакт. Ну, або відправляти лист «на авось», раптом пощастить і вона не опиниться в папці «Спам».

Пошта. Даний спосіб вважається найбільш надійним, так як лист у будь-якому разі дійде до адресата. Але він і самий витратний за часом, адже всім відомо, як повільно працює пошта Росії. Звичайно, якщо розсилка носить масовий характер, то такий спосіб явно не підійде, краще використовувати перший варіант.

Факс. Трохи застарілий, але все-таки використовуваний метод надсилання пропозицій. Підходить також для конкретної пропозиції певної компанії.

Будь-який метод сучасного виду зв’язку (месенджери, соцмережі тощо). Подібний спосіб доречний лише в тому випадку, коли сторони добре знайомі один з одним і письмова пропозиція є лише формальністю для подальшого продовження співпраці.

Отже, тепер ви знаєте що таке лист-пропозицію про співпрацю, як його скласти і відправити.