Факт господарського життя – це що таке?

Факт господарського життя – це така складова частина процесу організації господарювання, яка дозволяє фірмі підтвердити кошти в наявності або змінювати їх. Крім того, факти пов’язані з джерелами коштів компанії, джерелами джерел. У деяких випадках зв’язок є з усіма трьома аспектами, іноді з двома або тільки одним. Практика реєстрації фактів господарського життя дозволяє тримати діяльність фірми під контролем.

Бухгалтерія і факти

Бухгалтер, відповідальний за факти господарського життя, повинен точно орієнтуватися в особливостях питання. Так, правильне ведення бухгалтерії передбачає поділ на три великі категорії. Це наступні типи фактів господарського життя:

• постійні, констатувальні деякий явище, іменовані станом;
• пов’язані з подіями, іменовані діями;
• пов’язані з деякими діями, іменовані подіями.

Приклади: стан – це факт наявності матеріалу, дія – це придбання, продаж матеріалу, подія – це повідомлення про що відбулася крадіжці матеріалу. Приклади спрощені, але відображають суть поділу на групи.

Значення, зміст та облік

Кожен з перерахованих фактів тоді стає значущим для бухгалтерського обліку, коли має місце правильність оформлення факту господарського життя паперовою документацією за зразками, введеним всередині підприємства. Принцип досить жорсткий – є факт, коли є документація, що підтверджує факт; ні – тоді й самого факту немає як такого. Це призводить до того, що в організації факти господарського життя як такої не враховуються, замість нього проводиться облік даних, відомих з офіційної документації.

Бухгалтерія взагалі являє собою велику теоретичну конструкцію, і її зміст залежить не тільки від цієї компанії, але і від завдань, поставлених на майбутнє. Тому відображення фактів господарського життя в бухгалтерському обліку потоком дозволяє скласти правильне уявлення про процес господарювання та спрогнозувати перспективи організації. З ведеться бухгалтерією обліку слід, у відповідності з якими нормами потрібно організувати робочий процес компанії. При цьому відповідальні за оформлення факту господарського життя працівники так ведуть облікову систему, щоб дотримувалися правила, принципи реєстрації.

Ведемо облік правильно

Правильне відображення факту господарського життя – це таке, коли інформація зафіксована і підтверджено офіційною документацією. Є певний мінімальний обсяг інформації, що підлягає реєстрації за встановленими правилами. Він випливає з нормативних документів, прийнятих на федеральному, регіональному рівні та на рівні самої компанії. Необхідно враховувати також приписи адміністративного складу організації.

Подібний підхід до контролю фактів господарського життя дозволяє розділяти управлінський ініціативний бухгалтерський облік, обов’язковий фінансовий. При цьому факти, що не потребують відображення, реєструватися не повинні.

Умови та правила

За замовчуванням вважається, що відповідальний за правильність оформлення факту господарського життя всю інформацію в систему обліку вносить вірно. Ця умова вважається категорично важливим, з нього слід відповідність діючим юридичним нормативам. В той же час не можна бути впевненим на 100 %, що інформація точно, адекватно показує процес господарювання організації, оскільки можливі певні помилки, включаючи спровоковані людським фактором.

Облік фактів господарського життя – це логіка дій, вироблених в суворій відповідності з документацією, поданої бухгалтеру відповідальними особами. Папери бувають помилковими, навмисно сфальсифікованими, що призведе до некоректного обліку.

Потрібно пам’ятати!

За замовчуванням неприпустимо, щоб майно у володінні компанії застосовувалося безгосподарно. Також неприпустимі крадіжки, розкрадання. Це правило вважається нормативним, на практиці ситуація вкрай рідко йде настільки райдужно. Інші припускають, що при точному дотриманні умов господарювання та чесності роботи бухгалтерський облік зовсім став би зайвим заходом. У цих умовах він ведеться таким чином, щоб враховувати можливі неприємні моменти, в тому числі облік фактів господарського життя «подій».

Управлінський склад має приймати рішення, важливі для компанії, орієнтуючись на стан справ всередині фірми. Зробити про нього висновки можна з обліку фактів господарського життя. І все ж рішення може виявитися нерозумним, неефективним, недоцільним у сформованій обстановці. Усвідомлення такої ситуації допомагає тримати під контролем функціонування компанії і вчасно приймати коригувальні обстановку рішення. Про їх необхідності можна робити висновки, орієнтуючись на інформацію, що подається бухгалтерією.

Точність як запорука успіху

Одна з найбільш важливих завдань бухгалтерії пов’язана з коректним оформленням фактів господарського життя. Якщо відбувається розбіжність реальної обстановки та інформації, представленої в бухгалтерській системі, потрібно знайти причини того, що сталося і терміново виправити становище. У той же час потрібно враховувати, що бухгалтерія часто веде облік фактів господарського життя, орієнтуючись на планові показники, у той час як на виробництві відбувається реальний процес, відставання від плану або випередження його. Це означає, що облік має відповідати реальності, але без фанатизму.

Приймати рішення по управлінню компанією представляється розумним з урахуванням даних, що містяться у базах бухгалтерії. Практика показує: чим більше керівництво компаній спирається на бухгалтерський облік, тим ефективніше стає робота бухгалтерів. У той же час компанії, в яких управлінські рішення приймають, не звертаючи увагу на оформлення фактів господарської життя і не враховуючи надходять з бухгалтерії дані, фактично містять відділ, даремно витрачає ресурси організації. При цьому як непорушне правило потрібно встановити: дані, що подаються бухгалтерією, потрібно перевіряти.

Контроль над усім

Чим краще реалізується принцип контролю над усіма відділами, над усіма даними всередині компанії, тим краще працює організація. Стосовно фактів господарського життя це виглядає наступним чином: необхідно чітко відслідковувати коректність, правдивість всієї інформації, що надходить, її перевіряти і своєчасно виявляти помилки і підробки. Тільки в цьому випадку організація зможе успішно працювати, розвиватися швидко.

Якщо вдається реалізувати на практиці перераховані особливості обліку фактів госп. життя організації, тоді можна не сумніватися, бухгалтерія, а через неї керівники організації в будь-який момент будуть мати повний доступ як до засобів для господарювання, так і даних про те, звідки і як вони сформувалися. Кожен бухгалтер організації повинен мати загальне уявлення про факти господарського життя організації. Спеціалізація окремого співробітника дозволить йому більш точно охоплювати довірену область, так як аналіз проводиться з урахуванням загального положення в компанії. Додатково облік коректніше, якщо провідний фахівець орієнтується в математиці, економіці, правових дисциплінах. Глибокі знання в цих областях дозволяють розуміти факти господарського життя, робити прогнози і проводити аналіз.

Джерела і категорії джерел

Бухгалтерський облік передбачає до деякої міри вивчення цінностей і їх джерел, але набагато більшу увагу приділяє категоріям. Як відомо, бувають:

• пасивні (джерела);
• активні (кошти).

Для бухобліку в задану секунду госпдіяльність організації – це така нерухома картина, миттєва, що включає в себе велику кількість фактів господарського життя. Конкретному користувачеві вся ця картина зазвичай бачиться тільки фактами, пов’язаними між собою.

Приклад: в касі фірми є 1 000 рублів. Для бухгалтерського обліку, для користувача, що проводить аналіз системи, має значення факт того, що гроші є. Цей факт підтверджується відповідною папером. З нього випливає, що один із співробітників відповідальним за кошти перед компанією.

У той же час відображення в бухгалтерському обліку даних не про факт, а безпосередньо факту зробило б систему неактуальною, неадекватною, не відповідає дійсності. Численні експерименти з бухгалтерським обліком дозволили прийти до висновку, що саме прийнятий нині варіант оформлення та обліку роботи компанії дозволяє отримувати найбільш коректне уявлення про стан справ у компанії і про майбутнє організації.

Реально чи ні?

Якщо облік фактів господарського життя організований досвідченим професійним бухгалтером, тоді фіксація проводиться не для галочки, але з конкретними цілями. Бухгалтерія враховує, що дані про факти активні щодо фактів, і облік не повинен просто відтворювати реальність всередині компанії. Замість цього бухгалтери повинні відбирати такі моменти, які пов’язані з важливою інформацією, і передавати дані про них керуючому складу.

Своєчасно?

Точність, своєчасність бухгалтерського обліку в цілому та надання інформації зокрема залежать від того, із якими цілями проводиться контроль ситуації. Не слід (та й неможливо) в подробицях описувати кожен без винятку факт господарського життя, так як це створить надлишок непотрібної інформації в базах даних, що не дозволить оперативно отримувати доступ до дійсно важливої інформації. Потрібно пам’ятати, що неможливо фіксувати в бухобліку факт господарського життя рівно в той момент, коли він виник. Часовий проміжок, що відрізняє моменти появи, реєстрації називають лагом.

Чим більш точні дані потрібно отримати про деякий факт господарського життя, тим більший лаг дозволений. Оперативні дані, в свою чергу, мало відповідають реальному стану справ.

Факти: стан

До цієї категорії відноситься інформація, що відображає стан об’єкта. Констатація зазвичай виявляється при інвентаризації. Так, в ході такої перевірки можна встановити, що компанія володіє будівлею, оціненим в п’ять мільйонів, на нього оформлені всі папери, з яких випливає, що фірма – єдиний власник.

Кожен факт складається з декількох шарів. У нашому прикладі перший шар передбачає констатацію наявності будівлі. Ніякої оцінки не проводиться, головне завдання – виявлення матеріального об’єкта. Щоб зрозуміти, скільки об’єкт варто, доведеться опуститися на другий шар. Він присвячений грошового виразу, при цьому оцінка може проводитися залишкова, поточна, на момент покупки або пов’язана з відновленням. Наступний шар – третій, відображає власника. На четвертому представлені дані про правові відносини між власником об’єкта та зберігачем, якого може представляти адміністрація організації або деякі інші особи.

На п’ятому декларують відносини користувача, управлінців об’єкта. Шостий відображає інформативність. Зростання цього показника, що вимірюється бітами, відображає відмінність фактичного залишку від облікової. Нарешті, сьомий відображає дату покупки, тривалість експлуатаційного періоду. Він властивий станом, якщо потрібно обчислити оборотність привернув увагу керівного складу об’єкту. Для цього шару досить типова ситуація, коли запаси товарів у системі присутні в кількості днів.

Факти: дія

Найпростіший приклад такої категорії фактів можна описати наступним чином: з первинної документації слід, що привезено, оприбутковано 100 кг по 30 рублів, припустимо, борошна. Загальна сума угоди склала три тисячі. Додатково привезли ще центнер цукру, кожен кілограм якого коштував 26 рублів, тобто сумарно це коштувало 2 600. Загальна вартість товару, який надійшов – 5 600 рублів. Цей факт належить до категорії дію.

На першому шарі – кількість кілограм, тип продукції, що надійшла на склад. Другий оцінює неоплачені товари, а якщо вони оплачені, тоді контролює зменшення обсягу грошей у розпорядженні організації з одночасним збільшенням матеріальних запасів.

Структура, шари: що далі?

На третьому можна знайти дані про майно, яким володіє компанія. Таке не збільшується, якщо за позиції заплатили до вступу, в момент, коли їх привезли. Оплата ще не відбулася, значить, збільшення відбувається на 5 600 руб. Виникають правові відносини. Їх відображенню присвячений четвертий шар факти-дії. Розглядаються ті відносини, які виникають між покупцем, постачальник. Покупець, наприклад, нарощує борг, так як бере на себе зобов’язання по оплаті, з часом буде повинен направити постачальнику 5 600 рублів.

На п’ятому шарі відображають ієрархію правовідносин працівників, адміністрації організації. На підставі цієї системи бухгалтер може зрозуміти, хто і за що несе матеріальну відповідальність. Конкретна відповідальна особа отримує більший обсяг матеріалів, які потрібно зберігати і за які доведеться звітувати. Сума одночасно додається до адміністративної відповідальності перед власниками. Аналогічно зростає право вимоги власника перед керівниками фірми.

Шостий рівень – аналітика, що відображає співвідношення очікуваного, фактичного надходження. Наприклад, очікуване – надходження товарів на суму лише 2 800, тоді інформативність – 5 600 до 2 800.

На сьомому шарі можна зрозуміти, що відбувається при аналізі часових проміжків. Так, якщо кожен день зі складу у виробництво відпускається продукція на 560 рублів, тоді наявних запасів вистачить на десять робочих днів.

Факти: подія

Припустимо, в ході пожежі сталося знищення складу, оціненого в п’ять мільйонів. На першому шарі враховують, що майно зменшилося, але не оцінюють втрати. Другий присвячений фінансовій оцінці події та підтверджується документами. На третьому можна зрозуміти, що майно стало менше, закінчилися права на п’ятимільйонний об’єкт. Четвертий шар покликаний відобразити: матеріально-відповідальні особи перед управлінцями несуть відповідальність, меншу, ніж раніше, на п’ять мільйонів. Аналогічно скорочується відповідальність перед власником у керівників організації. Втім, це працює тільки тоді, коли у вищестоящої посади немає претензій до відповідальних нижче рангом.

При виникненні претензій прийнято зберігати майнові відносини, оскільки замість майна виступає дебіторська заборгованість. Винна особа може визнати борг і сплатити його, що призведе до збереження майнових прав колишньої мірою, але зміниться структура, місце дебіту займуть гроші. При знищенні в пожежі застрахованого об’єкта страховик стає дебітором.

На п’ятому шарі оцінюють матеріальну відповідальність, фіксують її зменшення в разі наявності або відсутності претензій. Якщо об’єкт застрахували або знайшли винуватого, тоді п’ятий шар аналогічний четвертого. Шостий шар для описуваного прийому інформативний, якщо, звичайно, будівля згоріла не з ініціативи власника або управлінців. Сьомого шару в такій ієрархії немає в принципі.