Аутсорсинг друку. Як заощадити на друці при активному паперовому документообігу

Віктор Кузьмін
1 minute

Навіть найбагатша компанія, що володіє найбільш рентабельним продуктом, замислюється про розумної економії. Тільки в цьому випадку у неї буде більше коштів і можливостей для підтримки власного бізнесу на плаву і подальшого розвитку.

Не секрет, що чим крупніше підприємство, тим більше його витрати. Причому другорядні статті бюджету, до яких відноситься і друк документів, укупі займають його левову частку. А з урахуванням нинішнього курсу долара роздруковані файли можуть бути по-справжньому «золотими».

Скільки грошей іде на друк документів?

Згідно зі статистикою, опублікованою Hewelett-Packard, кожне підприємство, яке можна віднести до середнього і великого бізнесу, приблизно 6% від свого прибутку витрачає на паперові витрати. Деяким ця цифра, наведена в процентному співвідношенні, може здатися маленької, але це зовсім не так.

Якщо середній місячний дохід компанії становить 10 млн рублів, то на друк документації йде приблизно 600 тис. рублів! Таку цифру дуже складно назвати маленькою або незначною.

Розумно оптимізувати витрати на друк допоможе нова і поки ще не дуже популярна послуга – аутсорсинг друку.

Що таке аутсорсинг друку і як він працює

Ця послуга допоможе заощадити гроші тільки середнім, великим і дуже великим підприємствам з великим внутрішнім і зовнішнім документообротом. Іноді аутсорсинг друку називають «покопийное обслуговування».

Прорахувати точну цифру вартості друку буває іноді не просто складно, а просто неймовірно. Так трапляється тому, що закупівлі здійснюються різними відділами:

  • Канцелярію (папір) набуває офіс-менеджер, секретар, будь-який інший співробітник АГВ.
  • IT-відділ несе відповідальність за своєчасну купівлю і ремонт друкарської техніки.
  • Про картриджах для заправки принтера, як і будь-якому іншому видатковому матеріалі, піклується відділ закупівель.

В різних містах і регіонах десятки, сотні і навіть тисячі працівників изо дня в день дублюють роботу один одного. Офісна техніка час від часу вимагає не тільки налаштування або заправки, але і ремонту. Витрати зростають, коли кошти компанії використовуються нераціонально: в принтері закінчується фарба і договір виглядає блідим, листи «пробної» друку, коли потрібно перевірити працездатність друкарського обладнання і т. д.

Аутсорсинг друку – це не що інше, як комплексне обслуговування друкуючої техніки. Вся його вигода в тому, що замовник оплачує тільки зроблені копії документів.

Як ведеться облік друку і зняти лічильник копій з принтера?

На всіх нових моделях друкарської техніки передбачений лічильник вироблених копій. Зняти показання з цього лічильника можна вручну, а можна і в автоматичному режимі.

Ручний спосіб, що передбачає звичайну роздруківку сторінки конфігурації, не самий зручний, але самий вірний. Популярне використання різного софту, який допомагає моніторити принтери (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor тощо).

Всі перераховані програми відображають кількість чорнила, що містяться у картриджах, наявність надрукованих листів, приблизний термін до заміни картриджа і т. д.

Суттєвий мінус, який є у автоматичного способу, – це обов’язкова інтеграція з інтернетом. Далеко не кожне державне або приватне установа буде ризикувати витоком внутрішніх даних.

Очевидні переваги використання

Незалежно від обраного способу, аутсорсинг друку можна назвати більш ефективним засобом обліку процесу друку документів. Крім того, він дозволяє співпрацювати з іншим постачальником друкованих послуг та оптимізувати робочий час IT-відділу, який займається не тільки регулярним обслуговуванням принтера, але і його заправкою, налагодженням і ремонтом.

При цьому можна повністю забути про кількісну ефективності картриджів, їх технічні характеристики, повторної заправки.

Такий формат обслуговування передбачає оплату за фактом виконаної роботи, тобто виплачуються гроші за якісно надруковані документи. Як і інші угоди, договір аутсорсингу передбачає чіткі терміни надання послуг, їх вартість і час оплати.

Компанія, що уклала подібний контракт, повністю позбавляє себе від багатьох дрібних турбот: купівлі паперу, устаткування та інших витратних матеріалів, не турбується про ремонт техніки, економить на електроенергії і друку документів для особистих потреб співробітників.

Яка печатка не буде оплачена?

Дійсно, договором передбачається тільки якісно зроблена роздруківка. На якісно надрукованому аркуші не повинно бути:

  • різних точок на папері;
  • смуг та відбиток;
  • різних сторонніх шумів;
  • зминання паперу і її механічного пошкодження;
  • спотворень зображення;
  • часток тонера.

Якими способами оплачується послуга?

У вартість однієї копії документу, яку оплачує замовник, вже вкладені всі витрати за матеріали, технічне обслуговування та ремонт обладнання.

Контрагент може запропонувати кілька можливих способів оплати його послуг:

  • Найчастіше підприємства укладають традиційні угоди, в яких фігурує вартість кожної копії.
  • Великим підприємствам з великим документообігом цікавий договір єдиної ціни. Іншими словами: для безлімітного використання обладнання компанія щомісяця сплачує єдиний тариф.
  • Клієнтам, які чітко знають свої невеликі потреби, краще скористатися договором з фіксованою ціною. В даному випадку в обов’язковий щомісячний платіж входить ліміт сторінок за спеціальною ціною, а якщо підприємство друкує більше зазначеного нормативу – друкований документообіг, який був зроблений понад норми, купується за звичайною ціною.

    • Підводні камені і приховані мінуси

    Незважаючи на численні переваги послуги, є у неї і багато прихованих мінусів:

  • З-за високої вартості послугу доцільно використовувати тільки великим організаціям. Ціна обумовлена виключно оригінальними картриджами і ЗИПами для своєї техніки.
  • Кожен виробник виробляє обслуговування виключно своєї продукції, а перехід на принтери іншої марки може вилитися в копієчку. Враховуючи нинішню ситуацію на світовому валютному ринку, залежність від іноземного виробника складно назвати безпечною. Ні одна офісна техніка та її безкоштовне обслуговування не стоять подібних ризиків.
  • При установці обладнання наполягайте на лазерному. Справа в тому, що на ньому набагато простіше і зручніше вести чіткий облік надрукованих копій.
  • Деякі моделі принтерів не передбачають лічильників друку.
  • Жоден виробник не враховує друк на інших форматах крім А4. Якщо організації потрібно надрукувати документ у форматі А3, то він буде зарахований як 2 аркуша А4.
  • Перехід на аутсорсинг офісної друку – це довга процедура. Практика показує, що узгодження всіх пунктів договору може затягнутися на термін до двох місяців, при цьому в організації виникнуть великі труднощі з перекладом філій в регіонах. Експерти відзначають, що в середньому процес впровадження послуги може затягнутися на тривалий час (від 3 до 6 місяців). Керівники філій в регіонах можуть вступити в протиріччя з нововведенням. Причин може бути багато, але найпоширеніша серед них – це особиста зацікавленість у роботі з конкретним постачальником. Таким посадовим особам централізація друку може в страшних снах тільки снитися, і це може стати серйозною проблемою. Перш ніж приймати таке серйозне рішення про перехід на аутсорсинг офісної друку, добре подумайте і проаналізуйте ситуацію з документообігом у фірмі.

    • Спробуйте розрахувати витрати на офісний друк на місяць, квартал і рік. Цифра повинна бути точною! При цьому враховуйте всі приховані витрати (витрати електроенергії, кількість витраченого робочого часу на обслуговування принтерів, роздруківка співробітниками особистих файлів і т. д.). Вивчіть сьогоднішні пропозиції з аутсорсингу офісного друку. Ніколи не вибирайте вендора, керуючись виключно низькою ціною. Таке співробітництво загрожує головним болем. Важливий досвід і репутація, кількість успішних проектів.