Уніфіковані системи документації. ГОСТ Р 6.30-2003. Вимоги до оформлення документів

Практичне застосування інформації є основою уніфікації всіх форм представлення і формалізації вихідних даних для їх фіксації, передачі і точного сприйняття адресатом.

Коли інформація представлена документом, вона конкретна, знаходиться в області загальноприйнятих і уніфікованих норм, положень законодавства та вимог соціального або виробничого процесу. Це завжди точні формулювання і певна форма вираження сенсу для досягнення чітко поставленої мети.

Створення та зміст документа

Уніфіковані системи документації не грають ніякої ролі, настільки звично створювати документи кожен день з власної ініціативи і знань або заповнювати такі за певними правилами.

Життя саме по собі — вир інформації, але в кожен момент часу людині властиво щось як-то для чого-то складати і чітко фіксувати. За неписаним звичаєм уніфіковані системи документації формуються у свідомості кожної людини ще в школі, якщо не раніше. Але на початковому етапі свого розвитку людина не надає істотного значення, яке вони заслуговують.

Документ може бути двох принципово різних видів:

• бланк;
• структура і зміст.

Формально, бланкові документи – це звичайні форми, у які записується строго певна інформація. З документами такого роду постійно доводиться мати справу (дитячий садок, школа, поліклініка, робота, паспортний стіл, …).

Реальні документи враховують сформовані вимоги до їх оформлення. В іншому випадку вони будуть неправильно зрозумілі адресатом і потрібний результат не буде отриманий.

Кожен документ повинен бути оформлений за формою, мати чітку структуру і очікуване зміст, виражене у певному стилі.

Формально можна віднести до документів твори мистецтва, статті, дипломи, дисертації, книги та інші письмово-графічні роботи, але це значно більше розмитий за структурою і змістом результат перетворення інформації в строгу форму для сприйняття певним колом споживачів (адресатів).