Що таке кваліфікований електронний підпис

Платежі через інтернет давно стали звичною справою, а от обмін документами, особливо між фізичними особами, як і раніше відбувається в паперовому вигляді. Кваліфікований електронний підпис покликана вирішити цю проблему і полегшити документообмін. Юридичні особи вже давно працюють з ЕЦП, індивідуальні підприємці за допомогою неї передають деякі дані (наприклад, ПДВ при оренді державних приміщень), фізичні ж особи можуть використовувати підпис для отримання доступу на сайті «Держпослуги». Як отримати посилену кваліфікований електронний підпис і які переваги вона дає?

Що це таке?

Кваліфікований електронний підпис — це реквізити, які підтверджують істинність електронного документа, відсутність у ньому спотворень з моменту фактичної установки підпису. Також вона дозволяє встановити приналежність документа. Такі реквізити можуть бути отримані тільки в результаті криптографічного перетворення коду, інформації.

Сертифікатом електронного підпису називають документ, що підтверджує право володіння відкритим ключем електронного підпису. Сертифікат можна отримати тільки в УЦ (підтверджуючий центр) або в офісі їх уповноважених представників.

Власником сертифіката є фізична особа, що отримала на своє ім’я сертифікат електронного підпису. Кожному власнику сертифіката надається у користування два ключі: відкритий і закритий. Перевірка електронного підпису здійснюється за допомогою відкритого ключа. Він, у свою чергу, пов’язаний із закритим ключем, за допомогою якого здійснюється генерація електронного підпису та підписування документа.

Класифікація

Проста електронний підпис, як випливає з назви, — найпростіший варіант ЕЦП. В ній також використовуються паролі, коди чи інші засоби, які підтверджують формування підпису власником.

Посилена некваліфікована електронний підпис може бути отримана тільки з використанням криптографічного перетворення інформації. Тут не обійтися без закритого ключа підпису. Через таку електронну підпис можливо не тільки визначення особи, яка підписала документ, але і виявлення змін, внесених після підписання.

Посилена кваліфікований електронний підпис має всі ознаки некваліфікованої. Єдина відмінність — у тому, що для її перевірки та створення використовуються більш серйозні засоби криптозахисту, вони повинні бути сертифіковані ФСБ Росії. Крім цього є відмінність: кваліфікований сертифікат електронного підпису може бути виданий тільки в засвідчувальному центрі, пройшов акредитацію. Список акредитованих УЦ можна переглянути на сайті Держпослуг.

Рівнозначність

Федеральний закон №63 визнає документ, підписаний будь-електронним підписом, як простий так і посиленою, рівним паперового документа, підписаного вручну. Однак є одна особливість: між особами, які вчиняють електронний документообмін, повинно бути попередньо підписано угоду.

Кваліфікована підпис також є аналогом підпису, зробленого власноруч, проте вона може замінювати собою та печатка організації. Юридична сила документів, підписаних кваліфікованої ЕЦП, визнається контролюючими органами. Вони можуть використовуватися в суді.

Область застосування

В першу чергу це, звичайно, електронний документообіг. Електронні підписи допоможуть налагодити зовнішній і внутрішній обмін документами у всіх випадках, коли необхідна власноручний підпис.

Внутрішній документообіг використовує некваліфіковані та кваліфіковані електронні підписи для візування і затвердження договорів і інших документів, що регулюють внутрішні процеси організації. Наприклад, якщо директор допомогою електронного підпису підписує договір і він передається у виконання.

Головний фактор

При зовнішній документообіг наявність кваліфікованої електронного підпису є дуже важливою умовою, так як саме вона — гарант юридичної сили. В інших випадках електронний документ контролюючими органами не визнається як оригінал, а це значить, що він не має ніякої юридичної сили і не може використовуватися в судових розглядах. До того ж підписаний посиленою кваліфікованої цифровим підписом документ можна зберегти в цифровому архіві, при цьому його легітимність буде збережена.

ЕЦП може бути використана для звітності до контролюючих органах. Багато хто вже оцінили, наскільки швидко і зручно проводиться здача звітності в електронному вигляді. Більш того, кожна організація може вибрати найбільш зручний для себе спосіб, будь то продукти 1С, окреме програмне забезпечення або сайти ФСС і ФНС. Кваліфікований сертифікат ключа електронного підпису є основою будь-яких таких дій, він повинен бути випущений уповноваженим чи акредитованим центром. А ось спосіб надсилання вирішального значення не має.

Отримання державних послуг

Всі громадяни Російської Федерації можуть отримати електронний підпис, щоб використовувати її для отримання державних послуг, однак кваліфікований сертифікат перевірки електронного підпису в такому випадку не обов’язковий: достатньо буде простої, некваліфікованої ЕЦП, вона цілком підходить для потреб фізичної особи. За допомогою неї будь-який громадянин може підписати електронна заява, яка миє бути відправлено до органу виконавчої влади за можливості такого документообігу.

Як отримати кваліфіковану електронний підпис для фізичної особи? Найпростіше обзавестися універсальною електронною картою, яка випускається з 1 січня 2013 року і має вбудовану посилену кваліфіковану ЕП. Така карта є унікальним ідентифікаційним засобом громадянина, за допомогою неї можлива оплата замовлення та отримання різних державних послуг через інтернет. За своїм концептом карта покликана замінити безліч документів, наприклад пенсійне свідоцтво і медичний поліс, об’єднати їх з електронним гаманцем, проїзним квитком і електронним підписом.

Використання ЕП

Посилена кваліфікований електронний підпис підходить як для внутрішнього, так і для міжкорпоративного документообігу. Її можна отримати в Засвідчувальному центрі, акредитованому Мінкомзв’язку РФ. Вона захищає документ від змін, що підтверджує його цілісність і авторство.

Посилена кваліфікована ЕП може допомогти у вирішенні широкого спектру завдань. Наприклад, вона використовується для подачі звітності в податкові органи та для обміну електронними документами. Цей варіант сертифіката володіє найбільшою кількістю можливих функцій, однак це не означає, що кожній організації зручніше користуватися саме ним. По-перше, від кількості функцій безпосередньо залежить ціна сертифіката. По-друге, при виборі менш функціонального сертифіката необхідно переконатися, що наявні можливості повністю задовольняють потреби організації.

Також зустрічаються ситуації, коли тип застосовуваного сертифіката визначається стороною, що приймає документ. Приміром, є оператори документообігу, що приймають сертифікати тільки їх засвідчувального центру, тому при виборі сертифіката також необхідно переконатися у відсутності обмежень на його використання в певній інформаційній системі.

Переваги електронного документообміну

Так як тепер у всіх організацій і компаній є можливість організувати обмін електронними документами, що мають юридичну силу, варто обговорити переваги цього процесу.

Насамперед, це швидкість доставки документів. Незалежно від адреси контрагента термін доставки документів буде в десятки разів менше, ніж звичних паперових. Використання електронних документів також скорочує витрати, пов’язані з підготовкою і передачею паперових примірників.

Є і більш серйозні економічні вигоди, адже електронний документообіг передбачає істотне прискорення бізнес-процесів. Найпростіший приклад цього — швидке укладення та активування угод, за рахунок чого досягається більший оборот грошових коштів. Тобто, налагодивши електронний документообіг, компанія зможе підвищити прибуток в одиницю часу.

Автоматизація

Також використання кваліфікованого ключа електронного підпису дозволяє скоротити час на обробку, відправку документів і практично автоматизувати цей процес. В міжкорпоративному обміні, згідно з законодавством, можуть брати участь потребують юридичної сили листи, договори, товарні накладні, рахунки, акти виконаних робіт, акти надання послуг, рахунки-фактури, акти звірки взаєморозрахунків, товаротранспортні накладні.

За рахунок швидкості і надійності електронного документообміну компанії можуть не турбуватися про простий і своєчасної подачі звітності в податкові органи. Це також дозволяє економити частину грошових коштів.

Важливі фактори

Міжкорпоративний документообіг в електронному вигляді має сенс тільки в тому випадку, якщо кожен документ володіє юридичною силою і може використовуватися у суді чи інших інстанціях. Щоб надати юридичну значущість електронного документа, необхідно вирішити деякі завдання. По-перше, процес підписання та надсилання електронного документа контрагентам, по-друге, прийом і перевірку кваліфікованої електронного підпису на документах, отриманих від контрагентів. По-третє, потрібно організувати зберігання і обробку вже підписаних документів, архівне сховище і навігацію. По-четверте, важливо забезпечити збереження легітимності для документів, що знаходяться на архівному зберіганні.

Просте рішення

Для вирішення перших двох завдань можна скористатися сервісами міжкорпоративного обміну, які управляються операторами електронного документообігу. Вибираючи такий сервіс, потрібно врахувати деякі фактори, такі як наявність у оператора відповідних ліцензій, можливість інтегрувати сервіс обміну в корпоративну інформаційну систему і тарифікацію передачі документів.

Дві інші завдання можна вирішити з допомогою системи електронного документообігу, в якому вже є весь необхідний функціонал. Якщо початкове формування документів відбувається в обліковій системі, в неї можна інтегрувати систему електронного документообігу.

При відсутності такої системи ці завдання можуть бути частково покладено на оператора сервісу обміну.

Comments are closed.