Планування закупівель — це що таке? План закупівель у бюджетному плануванні

0

Планування закупівлі товарів – один з найважливіших етапів діяльності будь-якого сучасного установи, підприємства. Він призначений для формування підготовчої документації при необхідності придбання продукту, замовлення робіт, послуг. Найбільш актуальна сфера для муніципалів, держкомпаній. Розроблено кілька методів планування, розглянутих в рамках спеціалізованих освітніх курсів. Безумовно, теоретичні викладки застосовні на практиці, область їх застосування виключно широка. Багато в чому це обумовлено і вимог чинного законодавства до обґрунтування придбань муніципалів, держструктур.

Початок без помилок – запорука успіху

В даний час практикується планування закупівель за ФЗ 44. Цим документом на федеральному рівні задекларовано, наскільки важлива процедура складання плану. Вимоги до складання проекту придбань вперше з’явилося в 2013 р., і з тих пір простіше для реалізації окремими установами ситуація точно не стала. Правові нормативи, актуальні для наших днів, вимагають планувати придбання в суворій відповідності з законами, ретельно документуючи кожен крок, будь-яку операцію.

Організація закупівель, складання плану – завдання, які при незмінності закону в наш час вирішуються з застосуванням сучасних методик. Це дозволяє при підвищеній економічної ефективності результату дотримуватися встановлених норм. Система планування закупівель – запорука позитивного результату всього заходу. Потреби важливо аналізувати, враховуючи обсяги виділених на підприємство коштів. Звичайно, оптимальний варіант – це виділення финмасс в тих кількостях, які потрібні конкретній установі для реалізації всіх запланованих угод, але бюджетні обмеження рідко дозволяють втілити всі 100%.

Зробити все правильно

Між іншим, актуальність і складність питання планування планів закупівлі, складання проектів видно вже з того великої кількості спеціалізованих видань, що випускаються останнім часом, розкриваючи різні тонкі аспекти, нюанси питання. Багато зумовлено складною економічною ситуацією в державі, на підставі чого посилюються вимоги закону, так само як і контроль за їх дотриманням. Є і позитивна сторона: вдається ефективно попередити зловживання, корупційну складову, неефективну розтрату бюджетних нагромаджень.

Планування закупівель на рік – найбільш часто зустрічається варіант. Не буде зайвим складання планів і на тривалий проміжок часу (п’ятирічка), але вони формуються лише в загальних рисах. Бувають короткострокові плани (наприклад, на місяць), але такі відображають лише поточні потреби підприємства. Річний план – це не просто список необхідного для придбання, але ще й документ, що демонструє перспективи установи, його стратегію розвитку, вдосконалення робочого процесу. Нерідко до плану додається пояснювальна записка, що обгрунтовує необхідність кожного з перерахованих пунктів. Це дозволяє попередити підозри в зловживанні і довести потребу у виділенні коштів.

Основні завдання: розбираючи приклади закупівлі

Планування, здійснення закупівель можуть виявитися зоною відповідальності, якої підприємство нехтує. У такій ситуації якість надання послуги, виробленого в результаті робочої діяльності установи продукту буде достатньо низьким, а терміни – затягнутими. Якщо не вдалося пропрацювати правильно ціну контракту, спланувати придбання, є вірогідність неефективного витрачання коштів, що може розцінюватися, як правопорушення з усіма відповідними наслідками.

Планування муніципальних закупівель дозволяє попередити непередбачену скасування операції. Ініціатором блоку угоди можуть виступити контролююча інстанція, підрядник або сама установа, раптово виявила помилку і внаслідок цього вимушене в терміновому порядку припинити співпрацю за домовленістю. Це призводить до тимчасових втрат, фінансових. Замовник, неправильно оформив закупівельний процес, може зіткнутися зі штрафними санкціями. Зокрема, з діючих законів випливає, що посадова особа, безвідповідально, некоректно подобравшее метод закупівлі, змушене відповідати: покарання досягає 50 000 рублів.

Одне за іншим

На сучасних підприємствах планування закупівель здійснюється за допомогою систематизованого підходу до питання з використанням ефективних електронних, обчислювальних засобів, програмних комплексів. Це дозволяє мінімізувати ймовірність людської помилки. Послідовність операцій являє собою формування плану, його узгодження з вищими інстанціями, виконання задуманого. Вже на етапі підготовки необхідно обґрунтувати всі заплановані операції, перевірити відповідність поставлених перед установою цілям, а також унормувати закупівлю. Останнє передбачає контроль якості придбаного продукту, замовленої послуги щодо діючих вимог, очікуваних споживчих якостей. На етапі плану аналізують необхідну кількість продукту і граничну ціну, за якою його можна купувати.

Управління плануванням закупівель включає організацію громадського обговорення заходу. Особливо актуально це для ряду угод, для яких у законах обумовлена гласність. Є такі заходи, реалізовувати які, не провівши попередньо громадське дослідження з оцінкою підсумків, просто не можна. В даний час для організації такого кроку активно використовуються сучасні засоби та способи комунікації, технічні рішення, інформаційні технології.

Папірцям немає кінця!

Планування державних і муніципальних закупівель передбачає формування плану-графіка, закупівельного плану. Другий тип документації введений з 2016-го. Перший практикувався і раніше, форма його залишається незмінною вже кілька років. Графік формується на рік. Закупівельний план складається на середній термін і включає в себе всі найменування продукції, необхідної установі і купується у постачальника. У нормі такий документ охоплює трирічний часовий проміжок, так як саме на цей період формується бюджет.

Планування закупівель бюджетників – особливо непросте питання. Необхідно орієнтуватися на ФЗ, прийнятий у 2011 під номером 223. Їм декларовано можливості складання гнучкого плану, що охоплює дванадцятимісячний проміжок. Деякі закупівлі обґрунтовувати не потрібно. Це стосується переліку, підпадає під нормативи другий частини п’ятнадцятої статті згаданого раніше 44-го ФЗ. У бюджетників є право коригувати плани у відповідності з необхідністю. Немає обмеження по термінах, причин.

Все за планом

Закупівлі в бюджетному плануванні в форматі графіка припускають як фундаменту використовувати документацію, розроблену на трирічний проміжок і описує основні потреби установи. Далеко не всяке юрособа з першого разу може успішно сформувати такий закупівельний план, який можна втілювати в реальність, тому законом обумовлені можливості внесення корективів у ті документи, що вже опубліковані через спеціалізовану інформаційну систему.

Найчастіше зміни необхідно вносити по мірі виявлення потреб у товарах, які виявити раніше не вийшло. Через електронний бюджет планування закупівель являє собою доволі гнучкий процес, можна додавати нові пункти, особливо якщо фінансові можливості для їх втілення обумовлені економією на торгах, що вже пройшли на момент коригування. Внести зміни можна, коли це стимулюється підсумками громадського обговорення, якщо таке було організовано як задоволення вимоги законів.

Закупівельна логістика

Щоб планування закупівель (електронний бюджет, ведений допомогою сучасних програмних продуктів, надає істотну допомогу фахівцям) було максимально ефективним, організовувати вести заходу, враховуючи вимоги логістики. При складанні плану потрібно орієнтуватися в потребах підприємства, витратах, пов’язаних з робочими процесами, складських приміщеннях, доступних для використання. Грають роль і кількість матеріалу, необхідне для виробничого процесу, терміни, в яких воно має бути поставлене. Щоб домогтися успіху, потрібно враховувати ресурси постачальників, можливості організувати власне виробництво деяких витратних матеріалів, що застосовуються для виготовлення кінцевого продукту, надання послуги.

Формування з урахуванням всього зазначеного плану закупівель в бюджетному плануванні стосовно державним, приватним компаніям дозволяє налагодити робочий процес без простоїв і фінансових втрат, зумовлених надлишками придбання, псуванням витратного сировини. Щоб виявити, як багато матеріалів треба (а саме цей показник є базовим для обчислення більшості інших), необхідно освоїти кілька типових методів обчислень. Для застосування їх до конкретної компанії попередньо потрібно зібрати максимально повну інформаційну базу про застосування схожого сировини в промисловості раніше.

Скільки потрібно?

Один з методів планування закупівель – оцінка обсягів продукції, яку необхідно зробити, на підставі потреби клієнта в ній. Знаючи, наскільки значущим в даний момент попит на товар, можна обґрунтовано розрахувати, як багато сировини знадобиться. Для спрощення обчислень формують списки з продуктами, матеріалами, враховують час, необхідний на поставку різних позицій, тривалість зберігання. Якщо якийсь витратний матеріал можна виготовити своїми силами, потрібно заздалегідь розрахувати, як великі на це тимчасові витрати.

Знаючи часові проміжки, оцінюють брутто-потреба позицій, отриманих від постачальника, що виготовляються власними силами. На її підставі визначають чисту потреба, аналізуючи вже існуючі запаси, зроблені замовлення та заплановані виробничі обсяги. Серед замовлень можуть бути ті, що зроблені раніше для попередньої серії товару. При плануванні нового виробничого циклу їх враховувати не потрібно.

Коливання попиту

Цей спосіб планування закупівель актуальне, коли інтерес споживача можна описати хвильовим графіком з повторюваними елементами. Щоб домогтися згладжування, необхідно оцінити, як велике фактичне споживання продукту за вже минулий часовий проміжок, виявити співвідношення з заздалегідь для нього розрахованими показниками. На новий період прогноз являє собою обчислений для колишнього тимчасового проміжку показник, до якого додається коригуюча величина – кількість товару, помножена на коефіцієнт значущості.

Альтернативний варіант

Ще один методу планування закупівель – детермінований. До такого вдаються, коли відомо, за який термін потрібно виконати надійшов замовлення, як багато матеріалу для нього потрібно, на який термін видаткове сировину буде поставлено.

Іноді найбільш застосуємо на практиці стохастичний підхід. Базою для проведення розрахунків виступають методи статистики, математики. Застосовуючи спеціалізовані формули, можна оцінити, яка потреба в продукті очікується, і на підставі цього спланувати закупівлю витратного матеріалу.

Вдаючись до накопиченому досвіду персоналу, можна реалізувати евристичний підхід до планування закупівель.

Всьому свій час

Планування державних закупівель, приватних передбачає наявність максимально повної інформаційної бази щодо виробничого процесу і результату його застосування. Необхідно надати аналітикам доступ до точних відомостей про рух витратних матеріалів, комплектуючих, запчастин. Повинні бути дані про всіх етапах від моменту дослідження ринку закупівель до надходження придбаного на склад.

Щоб логістична закупівельна система добре працювала, потрібно знати, що за матеріали використовуються у виробничому процесі. Формування плану закупівель передбачає узгоджену взаємодію різних осіб, працевлаштованих на підприємстві. Планування державних закупівель (а в рівній мірі – в приватних компаніях) змушує налагодити взаємні зв’язки між різними відділами, підрозділами, філіями юрособи. Тільки ретельно організоване взаємодія дозволяє гарантувати правильність розрахунків, аналізу, вибір на користь оптимального методу формування закупівлі. Спільна робота дозволяє визначитися на користь найкращої цінової політики, укласти вигідний договір з постачальником, відстежити кількість вступника, наявного, витраченого сировини. Логістика включає контроль за термінами поставок, розміщенням сировини в межах складських територій.

Нічого зайвого

За допомогою організації логістики закупівель можна добитися мінімального наявності запасів на складі при безперебійної поставки витратного сировини на виробничий процес. Щоб планування було ефективним, потрібно точно сформулювати, які саме позиції потрібні і в якому обсязі, в який часовий проміжок точно вони повинні бути у розпорядженні цехів, як великі можливості відомих постачальників. Логісти оцінюють поточні можливості складу, опрацьовують шляхи організації виробничого процесу витратного сировини допомогою власних потужностей.

Закуповуємо з розумом

У чому планування закупівель тісно пов’язане з вибором конкретного формату співпраці з постачальниками. Останнім часом найбільш поширений варіант – оформлення тендеру. Він в рівній мірі застосовний і до державним підприємствам, установам і при пошуку постачальника приватником. Поняття тендеру прийшло в економіку досить давно. Організація торгів – сфера відповідальності замовника, оглашающего конкурсні умови на поставку продукту, надання послуг. У рамках аукціону бажаючі можуть вступити в конкуренцію за право укладення договору з замовником на заздалегідь оголошених умовах. Правила, яким буде підпорядковане співробітництво, необхідно сформулювати, опублікувати заздалегідь. Для цього заповнюється повний пакет конкурсної документації із зазначенням строків всіх етапів взаємної роботи. Перераховуються найменування продуктів, послуг, ціни, влаштовують замовника.

Класичний тендер являє собою процедуру з участю великої кількості конкурентів. Виграти право укладення договору непросто, зате сам по собі процес економічно ефективний, справедливий. Організація покладена на керівників підприємства, який виступає в ролі замовника. На фірмі збирають комісію з закупівель, склад якої затверджується начальницьким складом. Ці фахівці готують пакет документів, що оформляють все необхідне для виставлення умов на загальний огляд. Необхідно пам’ятати про діючих нормативних правових актах, що регламентують тендери, аукціони.

Уважно й детально

Всі заявки, що прийшли в обмежені конкурсом часові рамки, повинні бути проаналізовані учасниками закупівельної комісії. Щодо кожного з варіантів формулюється загальне рішення: приймати пропозицію, призначати потенційне особа підрядником або відхилити варіант. Визначаючись на користь конкретного результату, потрібно звіритися з умовами конкурсу, проаналізувати особливості всіх пропозицій, що надійшли. Ідеальний результат процедури укладення домовленості з мінімальною можливою ціною при дотриманні всіх вимог і умов замовника. Неупередженість, відкритість, прозорість – основні переваги такої процедури.

При формулюванні вимог до виконавців потрібно керуватися не тільки власними інтересами, але і середніми пропозиціями на ринку. Якщо замовник виставляє завідомо невигідні умови, навряд чи знайдуться бажаючі підписатися на подібну співпрацю, за підсумками тендера не з’явиться жодної заявки. Щоб не опинитися в такій неприємній ситуації, що веде до зриву строків поставок, потрібно формулювати адекватні пропозиції. Один із шляхів, до яких вдаються останнім часом все частіше – встановлення умов, максимально можливі для замовника. Кожен потенційний підрядник пропонує свої варіанти, що відповідають за ціною більш доступні, і вже на підставі аналізу всіх заявок, які надійшли, можна обрати найбільш вдалий шлях співпраці.

Як проводимо?

Плануючи закупівлі у формі тендеру, необхідно спочатку проаналізувати цінові пропозиції ринку, скласти зведену базу котирувань, порівнюючи різних постачальників, після чого приступати безпосередньо до організації конкурсу. У супровідній документації вказують вимоги до ціни договору, строків його виконання, кваліфікаційного рівня і якості продукту. Кожен з учасників за підсумками тендеру отримує індивідуальний номер, перший призначений переможцю. Якщо такий відмовляється від укладення угоди, пріоритетом буде володіти другий за списком і так далі. В процесі проведення тендеру заборонено контакт учасників комісії і представників зацікавлених потенційних підрядників.

Comments are closed.